Checkliste: So erstellen Sie ein erstklassiges Active Sourcing-Team – und auf das müssen Sie achten [Teil 1]

So läuft es meistens: Das Active Sourcing-Team entwickelt sich organisch. Sourcer* werden eingestellt und / oder Recruiter* werden beauftragt, proaktiv Kandidaten* anzusprechen. Das große Problem ist, dass dabei ungeschickterweise oft passive Kandidaten* wie Bewerber* behandelt werden. Das Ergebnis ist oft nicht direkt sichtbar, aber katastrophal: Die Unternehmen verlieren die passiven Kandidaten* wegen der schlechten Sourcing Candidate Journey. In dieser Blogpost-Serie erfahren Sie, was Sie tun können, damit Sie mit Ihrem Active Sourcing Team erfolgreich systematisch finden und die besten Kandidaten* durch eine positive Candidate Journey gewinnen. Gleichzeitig geben wir durch Praxis-Tipps und Use-Cases Ratschläge, wie Sie Ihre Sourcing Organisation weiterentwickeln.

Gefährliches Simplifizieren: Warum jedes zweite Active Sourcing-Team scheitert 

Viele denken Sourcer* hätten viel mit Zauberern gemeinsam: Unersättliche Neugier, unkonventionelles Denken und Erfahrung in der Durchführung endloser Experimente, und Kreativität in der Lösungsfindung, den algorithmischen Sourcing-Tools, die besten Kandidaten* zu entlocken. Dieser Mythos hält sich hartnäckig, weil die meisten Sourcer* und Recruiter* kaum mit der tatsächlichen Funktionsweise der Sourcing-Tools  zu beschäftigen: Leider glauben viele den Marketing-Versprechungen der Anbieter, gehen davon aus, dass sie die Tools nicht verstehen (müssen) oder sie machen den größten Digitalisierungsfehler: Sie simplifizieren die Problematik.

Das Grundproblem an dieser Denkweise ist:

Sourcing Tools sind sind so gut wie ihre User* und die Anwendung in einem “Sourcing Prozess”: Wenn dieser zufällig ist und sie zufällig suchen, ist das wie eine Lotterie: Sie werden auch nur zufällig finden. Einfaches Credo: Mehr Zielorientierung durch Sourcing Exzellenz.

Ein erfolgreiches Sourcing-Team auf Autopilot gibt es nicht

Weil: Sourcing-Tools sind absolut logisch – deshalb fördern sie die Intuition nicht (Intuition ist zufällig). Da aber irgendetwas an den Stellenprofilen, dem Personalmarkt oder der aktuelle technischen Situation sich ständig ändert, merkt ein “kreativ und intuitiv” suchender Sourcer* das nicht. Kurz: Abweichungen kann man nur mit Logik feststellen und dann mit Logik reagieren.

Das Bauchgefühl unterstützt das nicht. Das heißt technisch logische Tools kann man wie ein Auto oder ein Flugzeug auf ein Ziel wie z.B. die besten Kandidaten* steuern! Das ist wie bei einer “Rechts-vor-Links”-Kreuzung: Wer nach dem Motto im Blindflug “Kommt-nie-einer” durchfährt, weil hier seit längerem nichts passiert ist, muss sich nicht wundern, dass man nur beinahe (oder gleich gar nicht) die passenden Kandidaten* findet.

Digital Mindset und Fokus sind die wichtigsten Zutaten

Das Finden der besten Kandidaten* geht deshalb allerdings nicht mehr nur mit ein paar beliebiger Keywords oder veralteter Regeln der Booleschen Befehle. Ein großartiger Sourcer* und ein ganzes exzellentes  Sourcing-Team muss also festlegen:

1. was genau die “besten Kandidaten* sind (Candidate Persona und Zielgruppe) und
2. wie genau sie dieses finden möchten (Sourcing Organisation und Sourcing Prozess)

Das heißt: Wer sich dem Ziel, sich einen großen Talentpool in einem angespannten Arbeitsmarkt zu erschließt nähern möchte, der muss den Zufall aus allen Prozessen inklusive der Organisation seines Active Sourcing-Teams nehmen.

Wie sieht die heutige Ist-Situation in HR bezüglich Sourcing-Teams aus?

Im Laufe der Jahre hat sich das Active Sourcing in Online-Medien zu einem immer beliebteren Ansatz auch für Unternehmen und nicht nur für Recruiting- Service-Unternehmen und Personalberatungen entwickelt., die nach Spitzenkandidaten in einer Vielzahl von technischen, Spezial- und Führungsbereichen suchen.

Leider geben sich viele mit der aktuellen Situation zufrieden, obwohl es so viele Möglichkeiten gibt, diese zu verbessern. Glücklicherweise ist die Schaffung eines “Weltklasse-Kandidaten-Beschwörungsteams” kein Zaubertrick. Es kann durch

1. sorgfältige Definition von Prozessen, Rollen, Eigenschaften und Fähigkeiten erreicht werden.
2. Gleichzeitig ist es auch wichtig, die Bereitstellung geeigneter technischer Tools,
3. professioneller Schulungen für das Sourcing-Team und
4. eine passenden Sourcing Organisation;
5. der klugen und pragmatischen Integration in HR und die Talent Acquisition,
6. die Zusammenarbeit mit dem Employer Branding und Personalmarketing sowie
7. der Aufbau einer engen Zusammenarbeit zwischen dem Sourcing-Team und den Fachbereichen zu leisten.
8. Auch durch die Interaktion und Unterstützung mit (externen) Sourcing Experten (um up-to-date zu bleiben) hilft.

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Was macht ein großartiges Sourcing-Team aus? [Checkliste]

Lassen Sie uns zunächst definieren, was ein guter Sourcer* ist und und was nicht. Danach ist es einfacher, festzustellen, was ein gutes Sourcing-Team ist. Folgende Fragen sollten Sie in den Stellenbeschreibungen bzw. der Stelleninhaber* innerhalb ihres Sourcing-Teams positiv beantworten können:

1. Großartige Sourcer* sind effiziente Sourcer*:

Gute Sourcer* sich durch Effizienz aus: Sie sind ständig wie oben beschrieben damit beschäftigt, besser zu werden, den Zufall aus der Suche zu nehmen, indem sie die Tools verstehen und die Zielgruppe genau definieren sowie ihre Prozesse sowie die des Teams verbessern. Dazu gehört auch ein Sourcing Mindset sowie Sourcing Regeltreue (Compliance) bezogen auf die internen und exteren Prozesse sowie der Sourcing-Team Bezug durch eine Sourcing Kultur.

2. Großartige Sourcer* sind keine Junior-Recruiter*:

Deshalb sind gute Sourcer* keine proaktiv, auch mal irgendwann Kandidaten* ansprechende Junior-Recruiter*. Gute Sourcer* sind konsequente Experten sowohl für die Recherche als auch für den Aufbau von Beziehungen zu potenzielle Talenten*, die in der Regel vor der Ansprache noch passiv waren.

Sie sind in der Lage aus einer Vielzahl von Quellen und Netzwerken die besten Kandidaten* zu finden und zu identifizieren und stellen zu diesen den ersten Kontakt mit ihnen her, um sie in die Pipeline für offene Stellen zu bringen.

3. Großartige Sourcer* sind Talent-Relationship-Experten:

Als nächstes ist es so, dass wenn  diese „Prospects“ interessiert sind, übergibt der gute Sourcer* den Interessenten* (also nicht Bewerber) an den Recruiter*, der seine oder ihre ihre Eignung für die offenen Stellen prüft und sie durch den weiteren Einstellungsprozess führt.

Der Vorteil des Fokussierens auf die relevante Zielgruppe ist, dass ein großartiger Sourcer* weniger Kandidaten* finden und ansprechen muss, da er diese nach den Kritieren “vorauswählt”, die für beide beteiligten tatsächlich eine Win-Win-Situation schafft. Hier scheitert die Mehrheit der Sourcer*, die versuchen Prozesse aus Personalmarketing oder Recruiting, das nur auf Bewerber* abzielt auf passive Kandidaten* anzuwenden: Sie sind zu pushy oder zu schwach im “Social Selling” der vakanten Positionen.

4. Großartige Sourcer* sind Daten- und Fakten-getrieben:

Die erste Frage, die sich ein Sourcer und ein Sourcing-Team eines Unternehmens stellen sollte ist,: “wie bleiben wir up-to-date” und haben einen Überblick über unseren Status-Quo.  Wer gut im Sourcing werden will und ein gutes Sourcing-Team aufbauen möchte – der muss über Kennzahlen nachzudenken – ein paar Beispiele sind:

• Wie hoch sind Antwort- und Absage-Raten?
• Wieviel Kandidaten* müssen wir ansprechen, bis wir ein Vorstellungsgespräch mit dem Fachbereich generieren.
• Was ist die Drop-Off-Rate während des Engagement-Prozesses?
• Wie ist die Resonanz auf Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm?
• Wie ist unsere Besetzungsrate (Conversion Rate)?

Hier ein Blogpost mit mehr Infos dazu.

5. Großartige Sourcer* fokussieren sich sowohl auf aktive als auch passive Kandidaten*

Eine weitere Superkraft vieler Sourcer ist das Finden passiver Kandidaten* und damit ein weiterer Scope als der der Recruiter*, die  sich – naturgemäß – auf aktive Kandidaten* aka Bewerber* fokussieren. Es geht also um die Kandidaten*, die noch nicht wissen, dass das Unternehmen diese Sie sucht. Hier ist auch eine enge Zusammenarbeit im Unternehmen mit dem Employer Branding wichtig, weil diese meist nur für Bewerber ausgelegt ist und nicht selten passive Kandidaten* sogar durch eine negative Sourcing Candidate Journey abschreckt.

Hier können Unternehmen sich viel von guten Personalberatungen abschauen: Dort ist die gesamte Organisation in der Regel sowohl auf die passiven als auch aktiven Kandidaten* ausgelegt.

6. Großartige Sourcer* arbeiten konsequent, logisch und systematisch

Ehrgeizige Ziele erfordern konsequentes Fokussieren auf diese Ziele – und digitale Tools helfen dabei. Denn wer diese mit der erforderlichen Logik, Systematik und Prozessorientierung,  sowie Hartnäckigkeit und Ausdauer nutzt, kann auch die letzten “versteckten” Prospekts und relevanten Kandidaten* aufspüren und gewinnen. Bauchgefühl ist bei der Kontaktaufnahme hervorragend – aber bei der Suche kontraproduktiv.

Großartige Sourcer haben dazu eine Kombination aus Neugier und technischen Fähigkeiten sowie eine kooperative analytische Neigung, die in einem Geschäftssinn verwurzelt ist: Sie wissen, wann sie nicht mehr weiter suchen müssen und nutzen ihre Arbeitszeit klug.

7. Großartige Sourcer* sind Teamer – von Grund auf

Wir alle leben in einer VUKA-Welt (hier mehr) und müssen uns ständig an die unerwarteten und erwarteten Änderungen der Digitalisierung anpassen. Nur macht uns das Hamsterrad der Arbeitsroutine, das uns wie ein Korsett auf Spur hält oft unmöglich, dies alles als einzelne Person nachzuhalten. Die Sourcing Tools ändern sind, die Interessen der Kandidaten* genauso und die Fachbereiche verändern die Stellenbeschreibungen während laufender Suche.

Nur wenig aus der Vergangenheit ist in der Zukunft genauso – oft sind es die kleinen Änderungen, die die Zielerreichung verhindern. Ein gutes Sourcing-Team und die Beziehung zu Experten kann dieses Change Monitoring aufrecht erhalten und dafür sorgen, dass man im Transformations-Flow bleibt sowie das Knowledge weitergeben:

Um ein großartiger Sourcer* zu sein, muss man “up-to-date” sein und das geht in einem Sourcing Team viel einfacher.

Zusammenfassung: Weiser Rat

Die Minderheit der Sourcing-Teams sind “nur Sourcer” – die Mehrheit hat im Schnitt nur 5-10 Stunden Zeit für das Suchen und Kontaktieren von Talenten (unsere Erfahrungswerte in 12 Jahren Training, Consulting und Coaching). Die Regel ist dass Sourcer* auf Recruiting-, Personalmarketing- oder andere Aufgaben aus HR übernehmen. Man nennt sie 360 Grad-Sourcer*, wenn der Fokus auf dem Sourcing als zentrale Fachkompetenz liegt (Auch denn, wenn das Sourcing* nicht die meiste Zeit des Tages-Ablaufs der Sourcer” bestimmt.)  Hierbei ist besonders der Sourcing-Team Fokus entscheidend, einzelne Gruppenmitglieder können dabei durchaus wenig bis fast keine Sourcing-Aufgaben übernehmen.
Deshalb ist es wichtig, zuerst einmal mit der (Überprüfung) Aufgabendefinition des einzelnen Sourcing-Teammitglieds anzufangen. So ist es einfacher das Potential bzw. die Abweichungen vom Ziel zu definieren.

HAPPY SOURCING!