Wie Du Sourcing Effizienz UND Effektivität erreichst – Umsetzung einfach erklärt [mit Best-Practice]

Sourcing Effizienz und Effektivität sind zwar alltägliche Begriffe und werden oft synonym gebraucht. Sie bezeichnen tatsächlich aber unterschiedliche Konzepte. Weißt Du, was zu tun ist, wenn Dein Chef fordert, Du sollst effizienter arbeiten? Die einen interpretieren das so, dass sie mehr arbeiten müssen. Die anderen denken, dass sie bessere Ergebnisse erbringen sollen und grübeln, was dann wohl “bessere Ergebnisse” heißen mag: Mehr Kandidaten? Bessere Kandidaten? Schneller? Um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, erklären wir hier im Blogpost den Unterschied von Effizienz und Effektivität anhand von praktischen Beispielen und geben Tipps für effektives und effizientes Sourcing.

Was ist Sourcing Effizienz und was Sourcing Effektivität?

In der Praxis werden die beiden Begriffe oft verwechselt, ungenau oder synonym verwendet. Die Unterschiede sind jedoch gewaltig, wie die Definitionen zeigen, besonders aber in der Vorgehensweise und letztlich dann in der Ergebnis-Definition.

Definition Sourcing Effektivität

Der Duden definiert Effektivität als “die Fähigkeit, erwünschte Ergebnisse zu erzielen”. Effektivität bezieht sich darauf, ob das erreichte Ergebnis dem zuvor gewünschten und festgelegten Ziel entspricht. Handeln Sie effektiv, tun Sie etwas, was Sie Ihrem erklärten Ziel näherbringt. Evaluiert der Projektleiter die Effektivität Ihrer Arbeit, geht es darum WAS sie getan haben und ob das Ergebnis die Erwartungen erfüllt.

Voraussetzung für Sourcing Effektivität: Klare Zieldefinition

Um zu bestimmen, ob eine Aktivität zielführend ist, muss natürlich zuallererst das Ziel feststehen und klar definiert sein. Nur wenn das Ziel bekannt ist, kann man Maßnahmen und Lösungswege entwickeln, um dieses Ziel zu erreichen.

Definition Effizienz

Der Duden definiert Effizienz als “die Fähigkeit, mit möglichst geringem Aufwand erwünschte Ergebnisse zu erzielen”. Effizienz bezieht sich also darauf, wie gut Ressourcen (wie Zeit, Geld, Materialien) verwendet werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es geht darum, Aufgaben schnell und ohne Verschwendung zu erledigen. Es geht um Wirtschaftlichkeit, und um ein möglichst gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Handeln Sie effizient, handeln Sie auf die richtige Art und Weise. Evaluiert der Projektleiter die Effizienz Ihrer Arbeit, geht es darum, WIE sie gehandelt haben, um das Ziel zu erreichen.

Voraussetzung für Sourcing Effizienz: Prozessoptimierung und Systematik

Um zu entscheiden, ob die Art und Weise zur Erreichung eines Ziels effizient, also ressourcenschonend ist, braucht es zwingend mindestens eine objektive Vergleichsgröße. Es bietet sich also an, verschiedene Lösungswege und Methoden zu erproben, um sich der effizientesten Arbeitsweise so weit wie möglich anzunähern und Best Practices zu etablieren. Wer die Effizienz steigern möchte, muss also daran arbeiten, praktikable Prozesse zu etablieren und diese Tag für Tag immer weiter zu optimieren.

 

Gibt es eine Faustregel, was effizient oder effektiv ist?

Man kann also als Faustregel sagen:

Effizienz beschreibt das “WIE” und Effektivität das “WAS: Im schlechten Fall kann dann eine Aufgabe effizient und nicht effektiv bearbeitet werden, wenn die Maßnahmen und das Handeln auf das falsche Ziel hinwirken.

Und jetzt kommt der Clou – wenn Du beides erfolgreich kombinierst, dann musst Du

– wenig(er) arbeiten und
– erreichst dennoch gesetzte Ziele
– und hast hervorragende Ergebnisse (bezogen auf diese Ziel!)

ERGO:  Wer das schafft, arbeitet effektiv und effizient zugleich.

3 Beispiele aus der Sourcing-Praxis für Sourcing Effizienz und Effektivität: Von Unternehmen, Personalberatungen und Personalvermittlungen

Welche Handlungen in welchem Maß effektiv oder effizient sind, lässt sich nicht immer leicht beantworten. Klar wird der Unterschied in folgenden drei praktischen Beispielen.

BEISPIEL 1: Heiligt der Zweck die Mittel?

Personalvermittler haben oft nur 3 Tage, um eine Stelle bei einem Kunden zu besetzen. Wenn also das erklärte Ziel ist, eine Stelle als “geprüfter Finanzbuchhalter” zu besetzen, kannst dieser sich unverzüglich an den PC begeben und mit einem kostenlosen Account in XING und Linkedin suchen. Er kommt sozusagen auf diese einfache Art höchst effektiv Schritt für Schritt seinem Ziel näher. Effizient ist es hingegen, wenn dieser Personalvermittler stattdessen herausfindet, er im Portal, wo die meisten seiner Talente sind, ein Premium-Tool bucht, dass ihn schneller und besser seine Kandidaten finden und kontaktieren lässt.

Klingt einfach – ist das auch auch so? Nein. Denn was im Sinne des Sourcing Projektes und des Zieles der Stellenbesetzung wirklich effizient ist, hängt davon ab, auf welche Zieldimension sich die Effizienz beziehen soll:

• • Ist die Ressource Zeit knapp, dann machen mehrere Premium-Sourcing Tools Sinn und eine größere Zahl der Ansprache.
  • Soll das Ziel sein, möglichst individuell anzusprechen, muss der Prozess entsprechend anpasst werden.
  • Müssen wir kostenschonend agieren und ist die Ressource Zeit nicht knapp, sind effizientesten Alternativen, um unser Ziel zu erreichen, mit kostenlosen Accounts und der Datenbank des Arbeitsamtes zu arbeiten.
  • Sind sowohl Zeit als auch Kosten begrenzt, ist es die richtige Maßnahme, nicht unsere Methode und unsere Prozesse, sondern vielmehr unsere Zieldefinition anzupassen und Abstriche zu machen: Lautet das Ziel nun nur noch „eine Finanzbuchhalter Stelle besetzen“ kann der Personalvermittler die möglichen Kandidaten einem anderen Kunden, der dieses Profil sucht, vorschlagen und handeln damit nicht nur effektiv, sondern auch höchst effizient.

Gerade im Kontext des Sourcings ist es wichtig, auf welche Zieldimension des magischen Dreiecks im Sourcing Projektmanagement (Kosten/Budget Umfang/Leistung, Zeit/Aufwand) sich unsere Aussage bezieht.

BEISPIEL 2: Sourcing Einführung – effektiv und effizient

Unternehmen A und B haben entschieden sich die Personalberater Budgets bis auf Top-Führungskräfte-Ausnahmefälle komplett einzugefrieren und Active Sourcing einzuführen.

Unternehmen A

startet, indem sie alle möglichen Sourcing Tools buchen, drei neue, bereits erfahrene Mitarbeiter einstellen, die sich direkt in einen Suche-Finde-Ansprache-Marathon stürzen, durch die große Masse der Ansprache werden viele Interviews generiert. Gleichzeitig wollen sie sich nicht alleine auf diese neuen Kollegen verlassen und schalten Stellenanzeigen auf allen Kanälen sowie investieren in eine neuen Employer Branding Auftritt.

Sie denken, sicher ist sicher und schalten parallel Marketingkampagnen mit PaidAds und Printanzeigen, auch werden Radio- und Fernsehspots werden produziert und publiziert. Nach 12 Monaten Jahr stellt sich heraus, dass die Stellen ohne Personalberater besetzt werden konnten. Das bedeutet, Unternehmen A hat sein Ziel und das gewünschte Ergebnis erreicht. Das Handeln war effektiv, aber nicht effizient.

UNTERNEHMEN B

plant zunächst das Projekt „Einführung Active Sourcing“ mit externer Prozessberatung, die  Datenanalysen erstellt. Gemeinsam mit der Beratung analysieren sie datenbasiert, welche Stellen im kommenden Jahr zu besetzen sind und bilden Job Roles. Sie stufen alle geplanten Stellen nach Schweregraden ein, prüfen, welche der Stellen in der Vergangenheit bereits mit Recruiting oder Talent Acquisition Maßnahmen besetzt werden konnten und verglichen das mit den von externen Dienstleistern und Beratungen bisher vermittelten Einstellungen.

Für jede Job Roles wird ein SOURCING SYSTEM erstellt und daraus eine Candidate Persona abgeleitet. So erfahren sie, welche Kanäle für ihre Talente relevant sind und starten mit effizientem Talent Pipelining, das direkt skalierbar ist und immer mehr Zeit, Budget und Aufwand spart. Sie stellen eine erfahrene Kollegin ein und lassen diese durch Coaching begleiten. Alle Arbeiten, Aufwände, Erfolge und Verbesserungen werden dabei dokumentiert, um den Prozess während des Sourcings weiter zu optimieren.

Dies war effizientes Management und Handeln, da die Ressourcen Zeit, Budget, Personal und Technologie gezielt und schonend genutzt werden. Gleichzeitig war das Handeln auch effektiv, denn auch Unternehmen B hat das Ziel der Einsparung der Kosten erreicht.

Es ist wichtig zu beachten, dass effektives Handeln und effizientes Handeln nicht immer voneinander unabhängig, sondern oft miteinander verbunden sind. Eine Aufgabe kann effizient und effektiv erledigt werden, wenn sie das richtige Ziel hat und die Ressourcen auf die richtige Weise genutzt werden.

BEISPIEL 3: Sourcing Effizienz und Effektivität in der Personalberatung / Executive Search

Ein Executive Search Unternehmen wird von einem Software­entwicklungs­unternehmens beauftragt, einen Executive Sales Professionals zu gewinnen. Das Unternehmen wird mit der 1/3, 1/3, 1/3 Regelung beauftragt. Der zuständige Personalberater setzt sich und seinem Team dafür sowohl Ziele bezüglich der Sourcing Effizienz als auch bezüglich der Sourcing Effektivität:

In diesem Fall ist das Effektivitäts­ziel, diese Stelle mit einem Kandidaten zu besetzen, der die Anforderungen des Kunden erfüllt. Eine effektive Lösung würde die Bedürfnisse der Kunden bezogen auf den Kandidaten genau ansprechen und damit das beabsichtigte Ergebnis erzielen: Die stellen wird durch einen passenden Kandidaten besetzt. Der Kunde ist mit dem Ergebnis zufrieden, es profitiert von der Lösung seines Personalproblems.

Das Effizienz-Ziel ist es, die gegebenen Ressourcen optimal zu nutzen, um das Ergebnis zu erreichen. Das bedeutet, es ist effizient, wenn das Executive Search-Team die Erwartungen des Kunden in einem besprochenen und/oder angemessenen Zeit­rahmen und mit minimalen Ressourcen  aka Suchaufwand erfüllen kann.

Dazu nutzt das Team den systematischen Sourcing Prozess eines SOURCING SYSTEMS sowie bestehende Methoden wie Talent Pipelining, um den Sourcing Prozess zu beschleunigen, die Arbeitszeit der Team­mitglieder optimal zu nutzen und das interne Projekt­budget nicht zu überschreiten. Der Kunde profitiert von schnellerer Stellenbesetzung und besseren und motivierteren Talenten. Das Entwickler­unternehmen profitiert, da es nun mehr Kunden betreuen kann.