Die Informationen aus dem Briefing Gespräch bzw. Kick-Off Meeting mit dem Hiring Manager sind für die meisten Recruiting und Sourcing Projekte die entscheidende Grundlage. Informationen, die hier nicht ausgetauscht werden, können schnell zur falschen Suchstrategie führen. Eventuell gefährden sie sogar die Stellenbesetzung. Kurz: Ein effektives Briefing ist keine leichte Aufgabe. Denn wenn dieses nicht richtig gehandhabt wird, kann es zu großer Verwirrung und Zeitverschwendung führen. Deshalb möchten wir mit diesem Blogartikel ein paar Hilfestellungen geben, wie Sie ein effektives Briefing Gespräch durchführen können.

Die essentielle Briefing Gespräch Grundlage: Die Zusammenfassung der Job Informationen

Das Zusammentragen aller wichtiger Informationen zum Job und die Absprache des Ablaufs des Recruiting bzw. Sourcing Prozesses trägt wesentlich zu einem effizienten und effektiven Projektablauf bei. Auch wenn man durch diese Absprachen nicht alle Schwierigkeiten ausschließen kann, können besonders Ablauf- und Prozessstörungen gering gehalten werden.

Es lohnt sich somit, nach dem besten Weg zu suchen, um eine Stellenbeschreibung oder ein Anforderungsprofil zu entwickeln. Gerade auch wenn Sie überlegen oder planen, das Recruiting oder Sourcing extern zu vergeben. Umgekehrt ist es besonders für einen externen Sourcer besonders notwendig, alle Informationen für die Suche zu erhalten, da er meist keine direkt vergleichbaren Insights hat und damit eine höhere Gefahr für Fehler besteht.

Tipp 1: Die Vorbereitung

Es ist wichtig, zunächst die Situation zur vakanten Stelle zu klären, bevor Sie sich mit dem Hiring Manager treffen. Gehen Sie besser nicht davon aus, dass alle benötigten Informationen gleich klar sind und schnell beantwortet werden können. Deshalb sollten Sie alle Informationen vorab vorbereiten: ein detailliertes Unternehmensprofil und Wettbewerbsdaten, eine Vorstellung zum Job bzw. Beruf einschließlich der Personalmarktsituation, wer ähnliche Stellen in der Region derzeit sucht und besetzen möchte.

Wenn Sie unvorbereitet zur Besprechung gehen, verschwenden Sie wertvolle Zeit mit Informationen, die einfach im Voraus vorbereitet werden können. Wenn Sie über Vorkenntnisse verfügen, können Sie leichter relevante Fragen stellen und sich auf das Wesentliche  konzentrieren. So ist es logisch, dass  Sie mit einem Verständnis für das zu suchende Profil in das Briefing Gespräch gehen, Sie sehr viel professioneller agieren.

Tipp 2: Machen Sie sich die jeweiligen Erwartungen im Briefing Gespräch bewußt

Um sicherzustellen, dass der Sourcing Prozess effektiv ist, ist ein Realitäts-Check erforderlich. Erfolgreiche Projekte basieren auf realistischen Projektspezifikationen. Wenn das Briefing Gespräch bereits erkennen läßt, dass der Hiring Manager einen “perfekten Kandidaten” ohne Kompromisse wünscht, dann ist die Stelle faktisch nicht nur nicht besetzbar, sonder auch nicht sourcebar.

Auch wenn einzelne Konditionen wie Gehalt oder ein anderer Aspekt der Stelle wahrscheinlich die passenden Kandidaten abschreckt, ist wichtig, diese unrealistischen Vorstellungen des Hiring Managers zu diskutieren. Sollte der Ansprechpartner dennoch auf diese Aspekte bestehen, ist es sehr viel professioneller diese Warnung im Briefing Gespräch festzuhalten, um dann, wenn die Suche zu scheitern droht, auf diese Information zu verweisen.

Tipp 3: Erstellen Sie einen vorausschauenden Plan für das Briefing Gespräch

Das erste Treffen ist auch der beste Zeitpunkt, um einen klaren Aktionsplan zu entwickeln. Neben einer klaren Beschreibung des zukünftigen Mitarbeitern, ist auch eine Absprache einer Zeitschiene sehr wichtig. Dieser detaillierte und realistische Zeitplan sollte ausreichend Zeit für jede Phase des Sourcing Prozesses enthalten. Besonders ist im Sourcing wichtig, den Hiring Manager auf die Situation einzuschwören, dass passive Talente sich anders als Bewerber verhalten werden und sie nicht wie Bewerber warten.

Auch wenn in Active Sourcing Projekten es nicht immer geht oder sinnvoll ist detaillierte Meilenstein in einem Terminkalender festzuhalten, es gibt dennoch Dinge zur Zeitschiene, die man im Briefinggespräch festhalten kann: Die Zahl und Dauer der Phasen der Suche, der Ablauf und die Dauer des Selektionsverfahren (Telefoninterview, Zahl und Dauer des Vorstellungsgespräches, Arbeitsprobe oder personaldiagnostisches Verfahren usw).

Tipp 4: Bereiten Sie Candidate Personas bzw. Kandidaten als Benchmarks vor

Eine der besten Möglichkeiten, eine detaillierte und vollständige Stellenbeschreibung zu erstellen, besteht darin, dem Hiring Manager echte Kandidaten als Beispiele zur Verfügung zu stellen. Durch die vorbereitende Suche ist es auch bereits möglich eine Candidate Persona  (mehr dazu unter Was heißt Candidate Persona auf schlau?) vorzubereiten. Anschließend können sie die Eignung und die Gründe für ihre Entscheidungen erläutern und mit dem Hiring Manager diskutieren.

Dadurch wird die Suche fokussierter und auf die Anforderungen besser abgestimmt. Echte Kandidaten für das Benchmarking des Job Profils können aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. der eigenen Datenbank, einer erweiterten LinkedIn-Suche. Kandidatenbeispiele  dazu, nicht nur den Hiring Manager sondern auch den beteiligten Kollegen wie Business Partner oder Recruiter im Briefing Gespräch zu veranschaulichen, dass Sie die Anforderungen dieser Stelle bereits genau kennen.

Tipp 5: Stellen Sie aufschlussreiche und vorausschauende Fragen

Die Verwendung einer Reihe allgemeiner Fragen bietet nicht genügend Informationen, um einen effektiven Sourcing Prozess zu unterstützen. Jedes Briefing Gespräch mit einem Hiring Manager erfordert eine Reihe relevanter Fragen, die besten auch in der Reihenfolge geplant werden sollten, die sich direkt auf die zu besetzende Stelle beziehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine Stellenbeschreibung erstellt wird, die den spezifischen Anforderungen an das Talent und den Bezug zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens entspricht.

Tipp 6: Lassen Sie sich genug Zeit für das Briefing Gespräch

Da es so entscheidend für die Stellenbesetzung ist, die grundlegende Job Beschreibung richtig zu machen, ist es wichtig, von Anfang an genügend Zeit zu investieren.  Um wirklich das Beste Ergebnis eines Briefing Gesprächs zu erlangen, ist sich auch ausreichend Zeit für Fragen und dann das Zuhören zu geben.

Basis konstruktiven Zuhörens sind offene oder auch zusätzliche, klärende Fragen (hier mehr zu was offene oder geschlossene Fragen sind). Diese ermöglichen den Teilnehmern des Briefing Gesprächs alle Dinge, aber auch das Zwischenmenschliche zu klären – aber schlichtweg auch notwendig, um ein tieferes Verständnis der Job-Anforderungen aufzubauen. Dies alles führt zu einer entspannten Gesprächssituation über die Aufgabenstellung und nicht zu einem starren oder überstürzten Abfrage-Interview.

Tipp 7: Führen Sie auf jeden Fall ein Follow-up für das Briefing Gespräch durch

Wie es auch Media Agenturen nach einem Briefing machen, sollten Sie dem Hiring Manager unmittelbar danach ein “Rebriefing”, also einen vollständigen Bericht über die Diskussion zur Verfügung stellen, einschließlich der Zuständigkeiten und des Zeitplans. Bitten Sie um Ergänzung und Korrektur Ihres “Protokolls” und senden Sie eine abschließende Korrektur dieses Rebriefings als Zeichen Ihres Verständnisses an den Hiring Manager.

Fazit

Das Briefing Gespräch beinhaltet die Möglichkeit, die beste Stellenbeschreibung zu erstellen. Sie ist so die Basis einer effizienten Personalsuche. Ein Mangel an grundlegenden Informationen über die Aufgabe kann dagegen sogar dazu führen, dass nicht nur die Suche schief läuft, sondern dass unter Umständen grundlegende Fehler in der Einstellung getroffen werden. Solche Fehlbesetzungen kann man nur noch sehr kostspielig rückgängig machen.

Deshalb ist es besonders wichtig, sich im Briefing Gespräch immer wieder vor Augen zu führen: Wer fragt, der führt. Mit den richtigen Fragen und Antworten können Sie Ihr Sourcing Projekt solider aufsetzen und eher erfolgreich mit einer Stellenbesetzung beenden. Nur mit den richtigen Stelleninformationen können Sie die passenden Keywords einsetzen und die guten Talente online von den nicht qualifizierten unterscheiden.