Reminder in der Sourcing Kommunikation – Höfliche Erinnerung oder Spam?

Anna Dollhaeubl
23. August 2018
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Eine Erinnerung (auch Reminder oder auch Follow-Up genannt) knüpft an eine vergangene Erstansprache an und erinnert den potentiellen Kandidaten daran, dass er vor kurzem eine Nachricht erhalten hat. Nicht alle Sourcer sind sich einig, ob das Verschicken eines solchen Reminders sinnvoll ist bzw. in welcher Form und wie oft es zu einem Erfolg führen wird. Auch auf dem Sourcing Summit in diesem Jahr kam der Reminder in mehreren Sessions zur Sprache. Darauf aufbauend möchte ich in diesem Blogartikel herausstellen, warum es aus unserer Praktikersicht empfehlenswert ist, Reminder zu verschicken und ergänzend dazu auch auf mögliche Nachteile eingehen.

Was ist das Ziel von Remindern?

Viele Sourcer kennen das Problem: Die Kandidaten sind gefunden und eine wertschätzende, auf das Profil zugeschnittene Ansprache wurde formuliert und abgeschickt – dennoch bleibt die Responserate niedrig. Anstatt nun erneut mühsam Talente zu identifizieren, kann der Active Sourcing Prozess effektiver gestaltet werden, indem die bereits kontaktierten Kandidaten ein weiteres Mal angeschrieben und mit einer abschließenden freundlichen Handlungsaufforderung beziehungsweise Bitte zum Antworten erneut animiert werden.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Reminder zu einem deutlichen Anstieg der Responserate führt. Selbst in unseren schwierigen Projekte erhöhte alleine das Versenden des ersten Reminders die Antwortrate von durchschnittlich ungefähr 30 % auf fast 50 %.

Im Folgenden fasse ich Ihnen die 5 wichtigsten Gründe zusammen, warum das Schreiben eines Reminders aus unserer Sicht erfolgsversprechend ist.

5 gute Gründe, warum Sie Reminder schreiben sollten: 

1. Der Information Overload trifft alle!

Wir unterliegen heutzutage einem ständigen Informationsüberfluss. Das Emailpostfach ist dauernd voll und neben Werbung und Newslettern werden XING, Linkedin Inmail oder sogar SMS und WhatsApp Nachrichten nicht selten einfach überlesen. Und jeder kennt das: Man nimmt sich vor zu antworten, aber die tatsächliche Antwort geht dann doch unter. Zudem bekommen besonders die raren Talente wie IT Experten, MINT Spezialisten oder SAP Consultants täglich mehrere Nachrichten über XING und LinkedIn, sodass weitere Kontaktaufnahmen unbeachtet bleiben und leider in der Masse untergehen.

2. Mit einem Wisch ist die Nachricht weg!

Die Mehrheit aller Emailnachrichten werden heute mobil, also auf ihrem Smartphone, gelesen. Nicht selten passiert es, dass die Nachricht schnell und unwiderruflich mit einer Bewegung gelöscht wird. Oft kann dies sogar unbeabsichtigt geschehen, in diesem Fall sogar bevor der potentielle Kandidat sie überhaupt gelesen hat. Auch kann es sein, dass aufgrund eines Exchange Servers, der das mobile Emailpostfach mit dem Postfach auf dem Laptop synchronisiert und damit die Nachricht auch auf allen Geräten unwiederbringlich gelöscht wird. Es gibt somit nicht nur das aktive, sondern auch das passive und unbeabsichtigte „Ignorieren“.

3. Nur wir Sourcer halten uns wirklich häufig in Business Netzwerken auf!

Anders als wir Sourcer halten sich viele Talente immer seltener, immer kürzer und mit immer geringeren Aufmerksamkeitsspannen  in Social Media auf – und damit auch in XING und LinkedIn (hier mehr). Selbst wenn sie die Nachricht lesen und antworten wollen, kann es passieren, dass dies im Alltag untergeht – und also als zu diesem Zeitpunkt als nicht wichtig erachtet oder sogar sofort vergessen wird. Oder wie mir ein Kandidat vor kurzem schrieb: „aus dem sofort antworten wird dann ein später antworten und daraus dann ein morgen antworten…“. seltener, immer kürzer und mit immer geringeren Aufmerksamkeitsspannen  in Social Media auf – und damit auch in XING und LinkedIn (hier mehr). Umgekehrt werden es immer mehr Sourcer, die auch viele Kandidaten ansprechen.

4. Candidate Experience auf Augenhöhe: Überprüfung der Ernsthaftigkeit?!

Wie bereits oben erwähnt, bekommen viele Talente täglich dutzende Nachrichten, die Candidate Experience läßt hier sehr zu wünschen übrig, denn die Qualität der Nachrichten ist oft weit von Wertschätzung und Rücksichtnahme. Unser Feedback zeigt, dass gerade Profi-Kandidaten bewußt nicht auf die Erstansprache reagieren. Sondern sie warten mindestens den ersten, wenn nicht sogar den zweiten oder dritten Reminder ab – und prüfen auch den Stil dieser Erinnerung. Dadurch wollen sie die Ernsthaftigkeit der Kontaktaufnahme überprüfen und sichergehen, dass der Sourcer auch wirkliches Interesse an ihrer Person hat und nicht auch noch Reminder im Gießkannenprinzip schickt, da ihm keiner auf die Erstansprache geantwortet hat. In diesem Fall ist es besonders wichtig, gerade nicht einfach das Erstanschreiben zu wiederholen, sondern in jedem Reminder etwas Nettes, Persönliches und Wertschätzendes zusätzlich zu erwähnen, aber sich sonst kurz zu fassen.

5. Auch Sourcing ist Selling: Wichtige Erfahrungen aus dem Vertrieb

Global Sourcer Mark Ludgren von ThoughtWorks zeigte uns auf dem Sourcing Summit Deutschland in diesem Jahr eine Vertriebsstudie. Hier wurde die Effizienz vom Verschicken weiterer Mails nach der ersten Kontaktaufnahme gemessen. Je mehr Mails verschickt wurden, umso höher war die Antwortrate der angeschriebenen bzw. kontaktieren User. Diese Studie unterstützt genau unsere Erfahrungen im Sourcing: Je mehr freundliche und wertschätzende Erinnerungen verschickt werden, umso höher ist auch unsere Responserate beziehungweise, man kann sogar eine schlechte Responserate deutlich messbar steigern.

Gegenargument: Reminder sind auch nur kurzformulierter Spam

Aber es gibt auch Profi-Sourcer, die eine andere Meinung vertreten. Recruiting Coach und erfahrener Sourcer und Recruiter Henrik Zaborowski zum Beispiel vertritt eine kritische Meinung. Er hat die Erfahrung gemacht, dass viele Kandidaten die Ansprache lesen, aber dann nicht antworten, wenn Sie nicht interessiert sind. Seiner Meinung nach führt in diesen Fällen das Verschicken von Erinnerungen dazu, dass die Inbox der wirklichen Talente mit Nachrichten überfrachtet werden. Deshalb argumentiert er, dass potentielle Kandidaten letztlich alle Nachrichten schneller Löschen, wenn dann auch noch Reminder gesendet werden – und besonders dann, wenn auch noch die immer gleichen Standardtexte mehrfach an die gleiche Person als Reminder verschickt wird. Nimmt dies überhand befürchtet er, dass im schlimmsten Fall die Talente die Karriereplattformen verlassen, weil sie sich durch die ständigen Benachrichtigungen genervt fühlen.

Und welche Möglichkeiten gibt es noch?

Sie sehen: Auch für den Reminder gilt, dass es kein allgemein gültiges Erfolgsrezept gibt. Weder für die Anzahl der Erinnerungen, die man verschickt, noch für den Inhalt. Zum Beispiel versendet HR Tech Evangelist und Global Sourcerin Karen Azulai insgesamt vier Reminder, um ihre Kandidaten auf die versendete Erstansprache aufmerksam zu machen. In einer letzten fünften Nachricht verabschiedet sie sich mit der Information, dass sie den Kontaktierten nicht mehr anschreiben wird. Und hat gerade die Erfahrung gemacht, dass diese letzte Verabschiedung die Antworten bringt.

Eine ähnlich Meinung vertritt auch Gründerin und Pricipal Recruiter Stacy Donovan Zapar. In Ergänzung zu einer versendeten Erstansprache schickt sie in einem Intervall von 2-3 Tagen Erinnerungen an ihre Kandidaten. In einer kurzen Nachricht teilt sie ihnen mit, dass sie immer noch interessiert an einen Austausch ist und selbst, wenn die Stelle nicht passt, netzwerken möchte.

Mark Ludgren vertritt die Meinung, dass Kandidaten, die nicht antworten, die Mitteilung auch oft gar nicht gelesen haben. Er verschickt die Erstansprachen vor allem über LinkedIn. Bei LinkedIn rutschen InMails immer weiter nach unten, sobald neue hinzukommen. So passiert es leicht, dass die eigene Ansprache unbeachtet bleibt und im Nachrichtenstrom untergeht. Deshalb verschickt er als Reminder den Text der Erstansprache erneut ohne etwas Neues zu formulieren.

Fazit

Für uns ist das Verschicken von einem oder mehreren Remindern fester Bestandteil der Active Sourcing Kommunikation. Auch wenn es andere Meinungen und Vorgehensweisen gibt, die durchaus erfolgreich sein können: Wichtig ist es, dass die erste Ansprache der Kandidaten wertschätzend erfolgt und keine Massenrundmailings verschickt werden. Denn die Erinnerung an eine Standardmail wird den Kandidaten in jedem Falle nicht zum Antworten animieren, sondern eher noch mehr abstossen. Wir empfehlen Ihnen kluge, persönliche Textmodule in der Active Sourcing Kommunikation vorzubereiten und in absolut jeder Nachricht mindestens ein persönliches Detail zu individualisieren (mehr ist natürlich viel erfolgsversprechender).

Happy Sourcing!

Wir haben ein Candidate Persona System zur Sourcing Kommunikation entwickelt, mit dem Sie ihre potentiellen Kandidaten schnell einstufen können. Sie erhalten von uns Textmodule von der Betreffzeile bis hin zu Texten für die Kontaktanfragen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese ganz einfach anpassen können. Mehr dazu  lernen Sie in unserem Active Sourcing Kommunikations Training:

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2018-08-23T10:13:06+00:00

One Comment

  1. Henrik Zaborowski 23. August 2018 at 15:53 - Reply

    Moin Anna,

    sehr schöner und wichtiger Beitrag zu einem „heiklen“ Thema. Wie Du schon richtig schreibst, stehe ich etwas mehr auf der anderen Seite der Argumentation 😉
    Dazu zwei Gedanken:
    1) Ich weiß ehrlich gesagt nicht, was besser ist. Mir widerstreben aber häufige (3-4x) Reminder. Denn ich bekomme auch noch nach Monaten Rückmeldung auf meine eine/erste Anfrage. Das zeigt mir, dass sie nicht komplett vergessen wurde. Aber es kann schon sehr gut sein, dass mit gute „Kandidaten“ durch die Lappen gehen, weil ich nicht genug nachhake. Der Punkt ist aber: Warum reagieren die nicht? Sehr sehr sehr wahrscheinlich, weil sie eh kein Interesse haben!

    2) Die Aussage, dass auch nach 3-4 Remindern immer noch Rückmeldungen kommen und damit die Responsequote steigt, ist für mich ein unnützer Wert! Die Frage ist doch: Wieviele davon haben dann tatsächlich Interesse. Sind also dankbar, dass ich nochmal nachgefragt habe, weil sie dieses tolle Jobangebot sonst übersehen hätten? Und wieviele davon antworten nur, damit ich endlich aufhöre, Reminder zu schicken ;-)? Oder weil sie es dann doch höflicher finden, mal eben zu antworten.

    Einen Wert haben reminder daher nur, wenn ich die Responsequote der interessierten „Kandidaten“ steigern kann. Und da bin ich wie gesagt skeptisch. Denn die, die latent offen sind, die lesen meine (gut geschriebene) Nachricht auch. Die, die kein Wechselinteresse haben, sind am Ende nur noch mehr genervt.

    3) Ein sehr guter Punkt ist der Gedanke der Wertschätzung. Also zu zeigen, „hey, ich meine wirklich dich und es ist mir ernst. Ich möchte mit dir über diesen Job sprechen, weil du perfekt passt“. Da bin ich ganz bei Dir.

    Also, da wird viel Platz für Diskussionen bleiben. Solange ich selbst bei engen Zielgruppen eine Responsequote zwischen 40-45% habe, bleibe ich von der Notwendigkeit von Remindern nicht überzeugt 😉

    Ganz herzlichen Gruß,
    Henrik

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