Diese 7 Erfolgstipps von Personalberatern sollten Sourcer beherzigen

Barbara Braehmer
4. September 2017
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Sourcer können von guten Personalberatern sehr viel lernen. Schließlich gehen sie ebenso auf die Pirsch nach Kandidaten wie der Personalberater es durch die Direktansprache per Telefon macht. Zwar sind Sourcer „nur“ online unterwegs. Doch beide haben das gleiche Ziel: Passiven Kandidaten zu identifizieren und durch direkte Kontaktaufnahme zu gewinnen. Wir haben Ihnen 7 Erfolgstipps von Personalberatern zusammengefasst, die Ihnen als Sourcer helfen werden.

Kunden erwarten von Personalberatern mehr als nur „schnell, viele“ Bewerber!

Vor fast 20 Jahren bin ich von der Linie in die Personalberatung gewechselt. Ganz ehrlich: Das hatte ich mir einfacher vorgestellt, denn man sagte mir: Du mußt als gute Ex-Personalleiterin „nur Vertrieb“ lernen, dann klappt das schon mit den Kunden. Das ist aber überhaupt nicht so. Der Prozess in der Personalberatung ist nur oberflächlich gleich. Denn das Thema Vertrieb zieht sich weit mehr durch alle Aufgaben, als man sich das von außen vorstellt. Auch die Vorauswahl als „Stellvertreter“ des Kunden zu führen ist anders, inklusive der Art, wie man Kandidaten vorschlägt.

Was Sourcer von Personalberatern lernen können:

Als es am Anfang so gar nicht klappten wollte, die Kunden die ersten Kandidaten ablehnten oder Kandidaten absprangen, gab mir ein Senior Partner einen Ratschlag. Er sagte:

„Wir handeln mit einer Ware,
– die uns nicht gehört,
– die einen eigenen Kopf hat
– und keine Qualitätskonsistenz hat“

Ich war damals als Junior-Personalberaterin sehr empört. Wie kann man nur so über Menschen sprechen, dachte ich. Aber schnell merkte ich: Der Kunde erwartet vom Personalberater nicht nur einen sachlichen und richtigen Vorschlag der „passenden“ Kandidaten.

Sondern er erwartet, die kluge Begleitung des Prozesses. Und was eine „kluge“ Begleitung ist, die von einem Personalberater erwartet wird, unterscheidet sich erheblich von dem eines Linien-Recruiters:
Das Ziel im Sourcing sind PASSIVE KANDIDATEN.

Und das wird sehr häufig beim Sourcing und im Eifer des Suchens und Findens vergessen.

Was Sourcer von Personalberatern lernen können:

Und wenn der Online-Recruiter schon anders als der Recruiter 1.0 der realen Welt arbeitet, dann arbeitet jeder Sourcer nochmals ganz anders. Denn jeder Sourcer ist letztlich eine Art Online-Headhunter, nur mit einem anderen Prozess, Tools und Medium als bei der Telefon im Direct Search. Also gibt es doch einige Tipps und Erfahrungen, die ein Sourcer sich von guten Personalberatern abschauen kann.

Hier kommen die 7 wichtigsten Erfolgstipps von Personalberatern, die Sourcer beherzigen sollten:

1.) Gute Personalberater sind gute Recruiter UND gute Vertriebler

Von Personalberatern wird viel mehr als nur das Recruiting erwartet. In der Regel erhalten sie die Aufträge, wenn Inhouse beim Kunden die eigenen Maßnahmen nicht mehr (richtig) gegriffen haben. Also spielt natürlicherweise ganz viel Hoffnung bei der Beauftragung der externen Recruiting-Unterstützung mit: Hoffnung, dass das Problem (besser als intern) gelöst wird, Hoffnung, dass extern bessere Kandidaten gefunden und gewonnen werden, aber auch Hoffnung, dass alles schneller geht. Leider möchte kein Kunde vom Personalberater hören: „Ja, dass wir das schaffen, hoffen wir auch“.

Ein Auftrag muss der Personalberater zuerst akquirieren. Etwas zu verkaufen, was man erkannbar nicht schaffen wird, finden alle unlauter. Doch auch guten Inhouse-Recruiter passiert es, dass sie Stelle von Fachbereichen erhalten, von denen sie zu Anfang nicht genau wissen, ob und wie man sie besetzen kann. Das ist bei guten Personalberatern anders: Sie wissen, dass sie sich auf ihr (oder das ihres Teams) professionelles Können verlassen können und sie geloben alles zu tun, die den „Kandidaten-Markt“ systematisch zu sondieren. Und sie tun es auch – schließlich hat ja jeder einen Telefonanschluss …und man hat gelernt, dass hier der Fleiß auch die Erfolgschancen steigert.

Der   ERFOLGSTIPP 1   für alle Sourcer lautet:t:

Sourcing ist keine Allzweckwaffe. Man kann nicht jede beliebige Funktionen rein durch Sourcing besetzen. Auch wenn man viele Recruiting-Maßnahmen gut durch Sourcing begleiten kann. Durch Fleiß alleine beim Telefonieren hat auch kein Personalberater größeres Glück: Man muss das Telefonieren schon auch lernen und richtig machen.

Bevor Sourcer ein Sourcing-Projekt annehmen, sollten sie prüfen, ob dieses überhaupt durch Sourcing besetzbar ist. Wir (das Intercessio Team) machen grundsätzlich vor der Erstellung eines Angebotes für ein Sourcing Mandat einen Stellenbesetzungscheck (hier mehr).

2.) Gute Personalberater achten auf den Unterschied zwischen Bewerbern und passiven Kandidaten

Die Mehrheit der User, die Online-Spuren wie zum Beispiel in Social Media Profile hinterlassen, sind keine aktiven Bewerber. Sie sind auch noch nicht mal Kandidaten und wissen von Ihrem Glück nichts, dass ein Sourcer einen tollen, neuen Job vorschlagen will. Sie sind einfach nur User. Vergleichbar ist auch nicht jeder Telefonbesitzer ein Kandidat – das wissen alle Personalberater und Researcher. So wird erst einmal  – vorausgesetzt es wird professionell gearbeitet – vorsichtig mögliche Ansprechpartner mit ihren Durchwahlen getrennt identifiziert. Und dann erst die Richtigen angesprochen – im gesetzlich korrekten Rahmen, also kurz, ohne Abwerbung mit höflicher, professioneller Zurückhaltung.

Auch wenn sich heute kein Recruiter, den der Fachkräftemangel getroffen hat, zurücklehnen kann: Vielfach wird heute im Sourcing vergessen, dass wenn man eine XING oder LinkedIn-Nachricht schreibt, der Adressat nicht auf diese Nachricht wartet und passiv ist. Und möglicherweise schon viele andere Nachrichten erhalten hat, die ihn kein gutes Bild von Recruitern oder Personalberatern oder Sourcern haben läßt.

Der   ERFOLGSTIPP 2   für alle Sourcer lautet:t:

Viele Nachrichten sind – aus Sicht der Adressaten – nicht wirklich wertschätzend. Es fallen die Sourcing Messages nur zu oft mit der Tür ins Haus: Zum Beispiel wird besonders gern zu Anfang episches Eigenmarketing betrieben „Ich bin der Senior Business Partner und HR Lead Willi Wichtig vom Unternehmen Hidden-Champion 0815 in der Nähe von Haste-nicht-gesehen ….“  Das ist online nicht nötig – Ihr Profil wird ja mit angezeigt. Ihr Adressat weiß, dass Sie Recruiter bzw. Sourcer sind.

Fassen Sie sich kurz. Stellen Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang, so wie es ein Personalberater es macht. Setzen Sie die wichtigste Frage zuerst: „Sind Sie zur Zeit prinzipiell wechselbereit?“.  Und bleiben Sie höflich und nehmen Sie bitte nicht an, nur weil auf dem Social Media Profil steht: „Aktiv auf Jobsuche“, dass die Person das ist. Viele wissen gar nicht, dass das auf ihrem Profil so steht!

3.) Gute Personalberater führen eine saubere Identifikation durch

Das große Problem vieler Sourcer ist, dass Sie bei der Ansprache noch nicht sicher wissen, ob der Kandidat wirklich passen könnte. Sie arbeiten unter Zeitdruck, haben oft kein Tool zur Verfügung, was Ihre Arbeit natürlich anstrengender macht. Selten besteht Zeit, gleichzeitig XING und Linkedin Profile zu prüfen, um herauszufinden, welches die aktuelle Information ist.

Der   ERFOLGSTIPP 3   für alle Sourcer lautet:t:

Gute Personalberater sorgen bei der telefonischen Identifikation zuerst einmal dafür, dass sie die richtige Person ansprechen. Es ist nicht erlaubt, ganze Abteilungen durchzutelefonieren und auch nicht sinnvoll, auf Verdacht anzusprechen. Das macht auch wirklich keinen guten Eindruck und ist nicht professionell. So wird von den Profis vor der Ansprache ein Ranking durchgeführt, wer aus eine Abteilung zuerst angesprochen wird.

Bevor Sie als Sourcer ansprechen, sollten Sie die Digital Body Language Ihrer Shortlist-Kandidaten prüfen und dann ein Ranking durchführen. Und nur die wirklich passenden kontaktieren bzw. von denen Sie auch sehen und wissen, dass sie ihnen ein gutes Angebot machen. Übrigens: Kein guter Personalberater spricht aus einer Business Unit gleichzeitig zwei Personen an, sondern einer nach dem nächsten!

4.) Gute Personalberater bauen „Fall-Back“ Positionen auf

Ja, Kandidaten haben ihren eigenen Kopf und oft sogar entscheiden sie nicht alleine. Der Ehe- oder Lebenspartner, die Familie, die Umstände, ein Verein, die Work-Life-Balance usw. da gibt es viele Eventualitäten, die am Anfang so einfach aussehen. Zu oft verlassen sich Recruiter darauf, dass bereits ein aktiver Bewerber sagt: “ Klar, für meinen Traumjob ziehe ich um“. Und dann kommt es zum Schwur und plötzlich wird der Vertrag nicht mehr unterschrieben. Das ist bei passiven Kandidaten noch viel, viel häufiger. Und da gute Personalberater das wissen und das volle Honorar erst bei Unterschrift erhalten, bauen Sie immer eine „Fall-Back“-Position auf.

Der   ERFOLGSTIPP 4   für alle Sourcer lautet:t:

Kennen Sie das Regenschirm-Problem: Regen ist angesagt und Sie vergessen den Schirm mitzunehmen und dann werden Sie natürlich von einem Platzregen erwischt und naß. Haben Sie allerdings den Regenschirm dabei, dann ärgern Sie sich vielleicht abends, dass sie ihn den ganzen Tag „unötig“ herumgeschleppt haben. Ein bißchen ist das so mit Kandidaten: Wenn Sie sich nicht auf deren individuell Probleme vorbereiten, darüber sprechen, erwischt es Sie kalt. Dies kann sogar das ganze Projekt zum Kippen bringen.

Machen Sie sich  über die Candidate Journey Ihrer Sourcing Kandidaten einen genau Überblick und planen Sie Gegenmaßnahmen bei Problemen besonders für passive Kandidaten. Sie müssen mit Störungen rechnen die bei aktiven Bewerber auftauchen PLUS Lösungen vorbereiten, die auf die besonderen Erwartungen und Wahrnehmungen von passiven Kandidaten Rücksicht nimmt. 

5.) Gute Personalberater coachen ihre Kandidaten durch den Prozess

Die meisten Sourcer haben nicht den ganzen Tag für das Sourcing zur Verfügung, sondern sind Recruiter oder Business Partner oder Personalreferenten , die mehr oder weniger „nebenher“ sourcen. Natürlich ist dadurch schon für das Sourcen keine Zeit. Aber das ändert nichts: Ein Sourcer muss, wie ein Personalberater, den passiven Kandidaten gewinnen. Und dieses gewinnen funktioniert nicht mit einer einmaligen Nachricht. Heute erwarten Menschen im Bewerbungprozess bereits, dass man sich ihnen intensiv widmet. Und gute Personalberater wissen, wie sie ihre Kandidaten sozusagen in der Sänfte zum Kunden tragen.

Der   ERFOLGSTIPP 5  für alle Sourcer lautet:t:

Auch Sourcer sollten auf die Bedürfnisse, Erwartungen und Anforderungen Ihrer Interessenten eingehen und sie beraten und coachen, ob der nächste Schritt, also ein Interview mit dem Fachbereich Sinn macht. Personalberater haben natürlich das Problem, dass wenn Sie Kandidaten zum Kunden schicken, dass diese dort „performen“ müssen, damit sie ihr Honorar bekommen. Deshalb bereiten sie ihre Kandidaten vor – das sollten Sourcer auch tun.

Social Media lädt so sehr ein, mal schnell einen Link zum Fachbereich zu schicken und dort einen Termin für ein Interview zu machen. Wenn Sie bei einer großen Marke als Sourcer arbeiten, ein ausgezeichnetes Employer Branding und einen hervorragenden Talent Acquisition Prozess haben, dann geht so auch nicht so viel schief. Aber in der Regel wäre es gut, den Kandidaten durch den Prozess zu coachen. Denn so weiß man, wie auf ihn das erste Interview wirkte oder kann ihn auf die Vertragsverhandlungen besser vorbereiten.

6.) Gute Personalberater sind ausgezeichnete Drehbuchschreiber

Zu oft sind Sourcer glücklich, wenn Sie schon mal einen Kandidaten gefunden haben. Die Freude ist nachzuvollziehen – aber dennoch sollten sie sich bremsen mit diesem interview-willigen Kandidaten zum Fachbereich zu laufen. Es gibt eine interessante Regel der Personalberater: Selten wird der erste Kandidat eingestellt. Wenn aber der erste der Beste ist, dann haben Sie Ihr Pulver verfeuert. Und wenn Sie obendrein nicht viel Zeit haben, intensiv weiter zu sourcen bzw. zu suchen, dann wird schnell das ganze Sourcing in Frage gestellt.

Der   ERFOLGSTIPP 6   für alle Sourcer lautet:t:

Von Personalberatern wird nach der Beauftragung ein ausführlicher Eignungsbericht über den Kandidaten erwartet, der beschreibt, warum man den Kandidaten vorschlägt. Gleichzeitig kommt es in der Regel dann zur sogenannten „Präsentation“ der Endkandidaten. Bereits durch dem Eignungsbereich bzw. Report entscheidet der Personalberater, ob der Kandidat mit offenen Armen empfangen wird oder vor fast geschlossener Tür steht. Was aber noch viel wichtiger ist: Die Reihenfolge und Uhrzeiten der Gespräche ist eine der wichtigsten Entscheidungskritierien.

Gute Personalberater überlassen nichts dem Zufall, sie senden nicht einmal die Berichte in beliebiger Reihenfolge an den Kunden, sondern planen sogar das. So sollten auch Sourcer den Fachbereich bei der Entscheidung unterstützen: Kluge Reports von Interviews oder überlegte Lebenslauf-Empfehlungen schreiben, die Termine selbst festlegen und so die Reihenfolge und die Uhrzeit steuern. Schnell mal einen Kandidaten in einer Zwischenlandung durch den Fachbereich interviewen? Das geht regelmäßig schief – von mindestens einer Seite!

7.) Gute Personalberater sind Entertainer aller Ansprechpartner

Haben Sie sich schon mal gefragt, warum so mancher Personalberater großartigen Umsatz macht, aber nur wenige Stellen besetzt? Das liegt daran, dass auch Personalberater eben das sind: Berater. Sie helfen ein Problem zu lösen. Sie müssen dazu das Vertrauen ihres Ansprechpartners haben und halten. Das geht nur , wenn dieser oder diese sich wohlfühlen. Das ist nicht nur der vertriebliche Teil der Personalberateraufgabe. Aber schafft man nicht eine entspannte Atmosphäre in der Kommunikation, ist es nicht möglich wichtige Informationen über Kultur, Planungen zu erhalten. Und auch gegenüber den Kandidaten erfahren Sie nur so, wie es zum Beispiel bezüglich anderer Bewerbungen steht. Und können so auch andere Lösungsvorschläge mit dem Kunden besprechen.

Der   ERFOLGSTIPP 7   für alle Sourcer lautet:t:

Es scheint so einfach und viele stellen sich das so vor: Active Sourcing Kommunikation ist eine Nachricht schreiben. Antwortet derjenige nicht, dann schreibt man einfach den Nächsten an. Heute in der Welt des Informationsüberflusses erwartet so ein Vorgehen zuviel. Wenn gleich die erste Nachricht zufällig auf einen aktiven Kandidaten trifft und dieser „Juhu, Sie haben meinen Traumjob ruft“ hat man großes Glück gehabt. Das Ziel im Sourcing wie auch in der Personalberatung sind passive Kandidaten. Und die muss man gewinnen und sich deren Vertrauen erarbeiten – gemeinsam mit den Fachbereichen.

Keine der von uns in den letzten 12 Monaten besetzte Stelle wurde von einem Kandidaten besetzt, der direkt auf die erste Nachricht reagiert hat ! Es waren durchweg mindestens 1 Reminder nötig, oft sogar mehr. Auch ist es ganz wichtig, die einmal kommunikationsbereiten Kandidaten zu pflegen. Und wenn der Kandidaten dann beim Fachbereich nicht die gleiche positive Kommunikation wie beim Sourcer findet, kann der Prozess hier schief gehen. Also ist es wichtig, auch hier den Fachbereich intensiv zu pflegen und zu begleiten und aktiv einzubeziehen.

Fazit und Zusammenfassung:

Nicht nur Recruiting ist Selling, auch Sourcing ist Selling. Das wird gerne im Leistungsdruck der Digitalisierung vergessen. Online heißt nicht, dass man nur noch effektiv und zielorientiert arbeitet, sondern erfordert die gleiche Wertschätzung, die ich auch in der realen Welt einem Menschen gegenüber zu Tage lege. Und wenn Personalberater ihren Traumkandidaten nicht direkt erreichen, dann rufen sie nochmals an. Das sollten Sourcer auch tun. Und vor allem: Sich eine gute Identifikationsliste erarbeiten und alles meiden, was bei der Kontaktaufnahme ethisch und legal auch nur in Richtung Abwerbung geht. Das macht auch kein Personalberater.

HAPPY SOURCING!

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