Für alle, die gute IT-Talente einstellen wollen, ist auf dem heutigen hart umkämpften Talentmarkt nicht nur die Suche nach Kandidaten die wahrscheinlich wertvollste Rekrutierungskompetenz. Sondern ohne eine positive Antwort und ein Gespräch wird kein Recruiter* oder Fachbereich herausfinden können, wie gut dieses mühevoll gefundene IT-Talent ist.  Und ob es passt. Jeder weiß heute: Da Unternehmen nur noch für wenige IT-Stellen eine Chance auf gute IT-Bewerber haben, reicht es nicht mehr nur proaktiv, möglichst viele irgendwie passenden Kandidaten anzusprechen. Heute kommt es auf Ihre gute Active Sourcing Strategie an. In diesem Blogpost lernen Sie 10 Profi-Sourcing-Strategien kennen, die es Ihnen ermöglichen, einfach die besten Talente zu finden.

Den Megafehler vermeiden: IT-Talente nicht über einen Kamm scheren

Wahrscheinlich werden Sie sich jetzt fragen: Das ist doch Haarspalterei – Technik ist Technik, Software ist Software. Ich gebe zu, die meisten aus der Informatik bzw. “Computer Science” ticken auch so und kategorisieren uns Kaufleute unter “die aus dem Business-Bereich”. So nennen “die uns aus der IT”. Daran merkt man auch – dass wir beide Gruppen dazu neigen, unsere unterschiedlichen Weltansichten zu generalisieren. So sind Missverständnisse und Probleme vorprogrammiert.

Wir sind aufgefordert, dass wir diesen “Generalisierungsfehler” möglichst vermeiden, in dem wir weder Simplifizieren noch uns zu sehr auf unser Personaler-Micro-Management bzw. unsere Tages-Routine verlassen. Denn was ich ständige beobachte, ist, dass Sourcer* dazu neigen, IT-Talente genauso über die gleiche Suchprozesse zu suchen und zu bewerten, wie sie das bei Controllern, Sales-People oder bei Ingenieuren machen.

Und genau das ist der Megafehler: Der Fachbereich der IT ist wie ein Parallel-Universum mit vielen Schnittstellen und Schnittmengen mit unsere Business-Welt. Hier kommt es auf die Aufgaben an wie z.B. ein Consultant für ein HR-Software mehr über uns in HR und unsere Prozesse weiß, als der Entwickler dieser HR-Software.

Warum nicht alle Sourcing-Strategien überall wirken: Disclaimer

Ich habe nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Sourcing-Strategien von IT-Talenten erstellt. Dazu möchte ich vorweg sagen, das jede Organisation genauso wie jeder Sourcer* anders ist. Was aber besonders wichtig ist, dass es auch wenn wir einen allgemeinen IT-Fachkräftemangel haben, dieser nicht jedes Unternehmen und jede Job Role gleichermaßen trifft.

Deshalb möchte in an dieser Stelle meine nachfolgenden Empfehlungen als eine Aufzählung der Möglichkeiten verstanden wissen, die helfen kann Ihren Prozess – bei Problemen – zu verbessern. Bitte prüfen Sie die Probleme und meine Vorschläge, ob diese für Sie passen.

Jedoch getreu unserer Mottos: Reduce-to-the-max und “never change a winning-team” – wenn Sie wissen, dass etwas klappt, versuchen Sie es bitte nicht zu verschlimmbessern. Prüfen Sie die Vorschläge kritisch auf die Durchsetzbarkeit in Ihrer Umgebung auf Ihre Jobs.

Hier kommen die 10 Sourcing-Strategien

Vor diesem Hintergrund haben wir die 10 wichtigsten Best Practices zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Talente auf jedem von Ihnen gewählten Medium zu identifizieren und anzusprechen und die Suche nach Kandidaten zu etwas zu machen, in dem Sie sich auszeichnen.

1. Unterscheiden Sie im Prozesse zwischen der Suche (Sourcing) und dem Recruiting (Interview und On-Boarding)

Wenn Sie ein leistungsstarkes Sourcing-Team  mit erfolgreichen Stellenbesetzung durch das Sourcing und Recruiting von IT-Talenten wollen, sollten Sie die Verantwortlichkeiten von Anfang an klären. Es ist besser, sich im Klaren zu sein, welche Aufgaben Sie als Sourcer* übernehmen und wo bzw. wie Kandidaten an den Recruiter* übergeben. Wenn Sie beides Prozesse abdecken, dann empfehle ich Ihnen dringend, beide Prozesse zu trennen.
Typischerweise:

Sourcer*: Finden, gewinnen und vorqualifizieren der neue (noch passiven) IT-Talente (als auch das vorab überprüfen von deren Interesse = Screening).

Recruiter*: Von der Personalauswahl (mit personaldiagnostischen Anforderungen), wenn ein Kandidat als interessiert oder vorqualifiziert gilt bis zu dem Moment, in dem er eingestellt wird bzw. den Job gestartet hat (On-Boarding).

Warum? Weil wer zu früh, also bereits im Sourcing Prozess beginnt, personaldiagnostische Anforderungen zu stellen, wird sowohl an der Technik wie an den IT-Talente scheitern.

Die Lösung: Unterscheiden Sie im Prozess und Nutzen Sie die Chance im Sourcing vorzuqualifizieren.

2. Planen Sie Ihre Personalbeschaffungsstrategie bzw. den Ablauf sowohl des Sourcings als auch des Recruitings.

Viele jammern “Sourcing ist so ineffizient, aufwendig und zeitintensiv”. Jedoch ist meine Praxis-Erfahrung: Die meisten suchen und finden eher zufällig und zwar nach dem Prinzip Hoffnung – während sie die dann zufällig gefundenen IT-Talente schon eher in ihre durchdachteren Personalauswahlprozesse übernehmen. Sie bleiben in ihrer Effizienz damit ca. 70% unter ihren Möglichkeiten. Und überlassen letztlich das Finden dem Zufall, weil sie hoffen die Suchmaschinen machen das alles.

Jedoch hat dieses “Sourcing by Accident” zwei große Hürden:

1. Die erste Hürde: Es gibt kein One-fits-all Sourcing Tool (auch, wenn sich das viele erhoffen). Was bedeutet: Wer sich nur auf ein Tool oder eine Plattform verläßt, dem entgehen hochqualifizierte IT-Talente. Denn die – wie auch im realen Leben: Tools sind nur so gut wie der User, der sie wirklich klug einsetzt.
2. Das führt zur zweiten Hürde: Die meisten Sourcing Tools haben sehr coole und versteckte Sourcing Möglichkeiten. Warum sind sie “versteckt”? Weil die meisten Trainings für Sourcing-Anfänger sind und Fortgeschrittene ihre Tricks nicht teilen. Anfänger sind mit der Vielzahl der Möglichkeiten an Hacks, Tricks und Tipps überfordert. Also ist die Lösung, der praxisnahe Einsatz der Tools und das Knowledge, wie Sie sich an diese sich ständig verändernden digitalen Tools aktiv anpassen und sie für Ihre Ziel effizient nutzen.

Warum? Weil Menschen dazu neigen, die Hoffnung als Motivation alles überlagern zu lassen, und damit Chancen verpassen.

Die Lösung: Fakt ist, dass vielleicht die Oberfläche eines Sourcing Tools wie der XING TalentManager oder der LinkedIn Recruiter gleich bleiben, aber dahinter verändern sich die Algorithmen ständig. Und wer Prozesse hat, die auf diese Veränderungen vorbereitet sind, kann diese Hürden sehr einfach überwinden, Zeit und Mühe sparen – und tatsächlich die besten IT-Talente finden.

3. Verstehen Sie die Stellenanforderungen

Bevor Sie eine neue Suche starten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Stellenanforderungen bis ins kleinste Detail verstehen. Das ist der Anfang einer effizienten Kandidatensuche. Wenn möglich, unterhalten Sie sich kurz mit dem zuständigen Hiring Manager bzw. Fachbereich, um sicherzustellen, dass Sie auf derselben Seite sind. Nehmen Sie sich die Zeit, die Anforderungen der Stelle zu analysieren, und erstellen Sie dann zuerst zwei Kandidatenprofile – eine Version für Ihre Interviews, die personaldiagnostische Grundlagen enthält  und eine Sourcing-Version der Stellenbeschreibung, die alles zusammenfasst und abstrahiert und so ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir nennen diese Version der Stellenbeschreibung den Candidate Prospect.

Dieser Candidate Prospect (Sourcing-Version der Stellenbeschreibung) sollte die wichtigsten Skills, Fähigkeiten und Eigenschaften definieren, die Ihre perfekte Einstellung ausmachen. Ziel ist hier auch die Qualität und damit der Maßstab bezogen auf diese Skills und Fähigkeiten bzw. Eigenschaften zu definieren.

Warum? Weil Sie einfach nicht Features der Stellenschreibung finden können. Je höher und präziser Sie die Anforderungen ins Sourcing übernehmen, umso unwahrscheinlicher, dass Sie die passenden IT-Talente finden werden.

Die Lösung: Bleiben Sie down-to-Earth oder anders einfach hyper-realistisch: Suchmaschinen können heute eher nur kurze Strings abarbeiten und damit können Sie in einer Suche sowieso nicht viele Keywords einbringen (mehr dazu finden Sie hier: Was heißt Candidate Persona auf schlau?)

4. Starten Sie Ihre Suche mit Role-Models  wie ehemalige IT-Talente

Wie im Fussball sollten Sie sich den Ball so hinlegen, dass Sie ihn aus der Ecke auch dorthin schießen können, wohin sie in auch schießen wollen. Deshalb macht es Sinn das Auge an das “Erkennen der passenden Kandidaten*” zu gewöhnen. Als sehr praktisch haben sie hier sogenannte Role-Models erwiesen. Beginnen Sie also Ihre Suche mit Ihren Silber- und Bronzemedaillengewinnern – jenen Kandidaten, die es beim ersten Mal nicht geschafft haben oder ehemalige Mitarbeiter und Kollegen zu der zu besetzenden Stelle. Alternativ können Sie natürlich auch IT-Talente ansehen, die beim Wettbewerb arbeiten und deren Profile analysieren.

Warum? Die meisten Stellen unterscheiden sich – und das tun auch Kandidaten. Aber so wie Job Roles Gemeinsamkeiten haben, gibt es auch “IT-Talent-Typen”. Und dann ist es leichter zu sagen, ob eine Person passt oder nicht.

Die Lösung: Wenn Sie alle Role Models zusammenfassen, werden Sie ein Muster erkennen. Und dieses Muster ist Ihre Candidate Persona: der typischen best-passende Kandidat*. (Hier mehr dazu: Was heißt Candidate Persona auf schlau?)

5. Differenzieren Sie zwischen aktiven, semi-aktiven und passiven IT-Talenten

Ich bin immer wieder überrascht über den Fakt, dass viele denken, dass ein passives Talent ein “Noch-Nicht-Bewerber” ist. Wieder eine der Vereinfachung, die nicht der Realität entspricht und schädlich für den Sourcing Erfolg ist. Diese Behauptung wird nicht wahrer, nur weil sie so oft wird. Das entspricht nicht der Realität: 70-90 % der IT-Talente sind weder wechselbereit noch auf Job-Suche. Und sie verhalten sich anders als die Bewerber. Während sich passive Kandidaten oft nur alle halbe Jahre in Social Media anmelden, sind die semi-aktiven IT-Talente sehr unterschiedlicher interessiert. In dieser Gruppe gibt es auch die sogenannten latent-suchenden Kandidaten*.

Diese latent-suchenden IT-Talente sind zwar prinzipiell offen für Angebote. Jedoch zeigen sie das meist nicht so genau. Sie haben eine klare Gemeinsamkeit: Sie stellen eine Minimumzahl an Bedingungen (2-3) an einen neuen Job. Das ist die gute Nachricht. Die schlechte ist: Sie sind deshalb semi-aktiv, weil sie zaudern, überlegen, nachdenken und nicht so genau wissen, was sie wollen. Die Gefahr besteht, dass sie sich im Prozess plötzlich gar nicht mehr melden, weil sie kein Interesse haben oder nicht mehr wissen, ob sie Interesse haben, ist in dieser Gruppe besonders groß.

Warum wird immer wieder behauptet, jeder “Nicht-Bewerber” ein passives Talent ist? Dies ist eine sehr praktische Simplifizierung aus Sicht des Recruitings: Es macht beim Anzeigenschalten wenig Sinn zu hoffen, dass sich nicht wechselbereite durch eine Anzeige umstimmen lassen. Jedoch im Sourcing ist diese Vereinfachung kontraproduktiv, da Sie nicht differenzieren und so Kandidaten sehr wahrscheinlich falsch ansprechen.

Die Lösung: Lernen Sie aktive, semi-aktive und passive IT-Talente online zu unterscheiden. Das ist nicht schwer – und lässt sich durch eine gute Candidate Persona vorwegnehmen. So können Sie diese unterschiedlichen IT-Talent-Typen unterschiedlich ansprechen und damit erfolgreicher gewinnen.

6. Erstellen und pflegen Sie Ihre  – eigene – Sourcing-Pipeline

Sie wird Ihnen in Zukunft viel Zeit sparen. Füllen Sie diese mit ihren passiven Kandidaten, denjenigen, die noch nicht bereit sind, umzuziehen, und den oben erwähnten Silber- und Bronzemedaillengewinnern. Jetzt kommt allerdings der Haken: Die Daten dürfen Sie nicht ohne die persönliche Erlaubnis einfach in Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) oder Candidate Relationship Management System (CRM) oder einer ähnlichen Datenbank erfassen. Ich weiß, dass das zu oft gemacht wird: Aus dem XING- oder LinkedIn-Profil wird ein Pdf erstellt und das in das System übernommen – und dort leider ohne die Erlaubnis des Beteiligten gespeichert. So können sie nicht legal eine Sourcing-Pipeline erstellen.

Warum? Das bricht gleich mehrere rechtliche Regeln: Die DSGVO, das Persönlichkeitsrecht und die AGB der Anbieter, wenn Sie nicht eine persönliche Zustimmung zur Speicherung der Daten haben.

Die Lösung: Die Lösung liegt in Tools, die die Portale zu Verfügung stellen wie der TalentpoolManager von XING oder der Recruiter von LinkedIn, sogenannte speziellen CRM-Tools bzw. ATS mit speziellen Verlinkungs-Apps wie Workday oder HelloTalent, die die DSGVO einhalten. Oder die Notlösung alternativ eine Excelliste, die keine persönlichen Daten enthält, aber Links zu den Profilen in einer Übersicht zu Job Roles und Skills.

7. Verbessern Sie Ihre Nachrichten und Kontaktaufnahme von IT-Talenten

Der typische Tagesablauf eines Sourcers*: Sie haben hart gearbeitet, um die richtigen Kandidaten* zu finden, haben sich viele Gedanken um Ihr Schreiben an die Kandidaten gemacht – und dann antworten diese nicht. Ohne Feedback oder nur ein “Danke schön, kein Interesse”  können Sie sich auch nicht direkt verbessern.

Ich empfehle Ihnen zwei Dinge:

1. Schreiben Sie Talent-zentrierte Nachrichten und bleiben Sie auf Augenhöhe (Missionieren Sie nicht !).Kurz: Machen sie die Sourcing Kommunikation kandidatenorientierter. Betrachten Sie es als eine Möglichkeit, Ihren potenziellen Kandidaten einen hervorragenden “Kundenservice” zu bieten – und übernehmen Sie hier Ideen der Service Sprache. So können Sie sich ihre Bedürfnisse und Wünsche konzentrieren.
2. Lernen Sie Copywriting – so können Sie Ihre Nachricht so formulieren, dass sie direkt die Ziel des Kandidaten trifft und Sie selbst in den Hintergrund treten. Sie können Kandidaten so überzeugen, weil Sie es wollen und versuchen nicht verzweifelt zu überreden oder gar zu missionieren.

Warum? Menschen denken immer, dass ihre Wahrnehmung die Wahrheit ist und der andere die Welt so sieht, wie man selbst. Das ist nicht so – Menschen nehmen die Realität unterschiedlich war und setzen unterschiedliche Prioritäten.

Die Lösung: Wenn Sie wissen und verstehen, was Ihr Talent möchte, das auch erkennen und durch Copywriting auch Talent-zentriert formulieren können, werden Sie überrascht sein, dass Sie am Ende weniger Kandidaten suchen müssen, da Sie so auch passive Kandidaten gewinnen können.

8. Bauen Sie eine starke Arbeitgebermarke auf

Ihre Arbeitgebermarke könnte den Unterschied ausmachen, ob ein IT-Talent auf Ihre Kontaktaufnahme reagiert oder sie ignoriert. IT-Talente werden wahrscheinlich nicht auf Ihre Kontaktaufnahme reagieren, wenn sie Ihre Arbeitgebermarke negativ wahrnehmen, und eine unbekannte Arbeitgebermarke kann Ihre Bemühungen ebenfalls behindern. Im Gegensatz dazu ist eine starke Arbeitgebermarke ein unglaublich effektives Rekrutierungsinstrument: In Umfragen geben ca. 85 -95 % der Kandidaten* an, dass sie erwägen würden, ihre aktuelle Stelle zu kündigen, wenn ihnen ein Unternehmen mit einem hervorragenden Ruf als Unternehmen eine andere Rolle anbieten würde (Achtung, das sind Umfragen unter aktiven Kandidaten).

Warum? Menschen neigen dazu, dass was sie schon ein mal gehört haben, als vertrauenswürdiger einzustufen. Allerdings ist das Employer Branding meist nur für Bewerber und Noch-Nicht-Bewerber ausgelegt, nicht für passive oder semi-aktive Kandidaten.

Die Lösung: Überprüfen Sie, ob Ihr Employer Branding auch für Ihre semi-aktiven und passiven IT-Talente attraktiv ist und schaffen Sie eine gute Candidate Experience für diese anderen Kandidaten*. Eine einfache Lösung ist, alle Ihre Antworten auf Ihre Sourcing Messages zu fragen.

9. Antworten Sie auf Bewertungen

Bewertungen sind für Ihre potenziellen IT-Talente wichtig – gerade auch für die semi-aktiven und passiven IT-Talente. Über 60 % der Kandidaten* prüfen Unternehmensbewertungen, bevor sie ihr Interesse an einer Stelle zeigen oder tun das in der Anfangsphase des Prozesses. Wenn Ihre IT-Talente Ihre Firma oder Sie googlen – Umfragen und auch unsere Erfahrung bestätigen, dass das meist im Anfangsprozess passiert, tauchen besonders die Bewertungen auf der ersten Seite von Google auf.

Warum? Wir Menschen neigen zum sogenannten “Negativismus” – alles was schlecht ist und problematisch sehen wir zuerst. Und das ist dann natürlich nicht gut in Ihrem Fall, wenn eine schlechte Bewertung direkt als erstes gesehen wird.

Die Lösung: Überprüfen Sie regelmäßig Bewertungsseiten wie Glassdoor und Kununu und antworten Sie auf das Feedback, um die Leute wissen zu lassen, dass Sie ihren Beitrag schätzen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen werden. Dies schafft Wohlwollen bei den IT-Kandidaten und hilft zusätzlich auch Ihren Mitarbeitern, sich engagiert und gehört zu fühlen.

10. Erzählen Sie Ihre Geschichte: Storytelling

Ich schlage vor, dass Sie Ihre Mitarbeiter in das Storytelling einbeziehen und sie zu ermutigen, ihre LinkedIn-Profile zu personalisieren. Starten Sie einen Unternehmensblog starten, sorgen Sie dafür dass Mitarbeiter in der Presse aktiv zu finden sind und auf Konferenzen sprechen. Dies ist nicht nur einige der Möglichkeiten, wie Arbeitgeber das Bewusstsein für ihre Marke schärfen können, sondern es zeigt, dass in diesem Unternehmen Mitarbeiter gefördert wird und es eine positive Unternehmenskultur gibt, die einzelnen die Verwirklichung ermöglicht.

Warum? Menschen sprechen lieber mit Menschen als mit Unternehmen und so werden Ihre Mitarbeiter zu Markenbotschaftern, sondern Unternehmenskultur wird erlebbar.

Die Lösung: Sie können zum Beispiel sich in einem Anschreiben auf die  – authentische – Aussage eines Mitarbeiters* beziehen. Dies beschreibt für den richtigen Adressat* der Botschaft viel mehr den Grund, warum er/sie sich auf ein Gespräch einlassen soll und wie er sich fühlen wird, wenn er für Ihr Unternehmen arbeitet.

Fazit: Es gibt so viele Möglichkeiten der Effizienzsteigerung

Es ist so, dass dies Übersicht nur eine Auswahl ist. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die klügste Vorgehensweise nicht nur eine Strategie, sondern auch einem pragmatischen Plan folgt, der dann mit Disziplin umgesetzt wird. Wir könnten so unsere Produktivität und unsere Effizienz steigern. Es gibt einen allgemeinen, sinnvollen Sourcing Workflow, dem wir immer folgen – je unkomplizierter die Stelle ist, um so weniger detailliert führen wir über unsere einzelnen Schritte Buch.

Umgekehrt hat es sich für uns bewährt, dass wir komplexe Stellen in allen Schritten protokollieren und dann die Protokolle überprüfen. So konnten wir unsere Prozesse verkürzen und Top-Lösungen beim Finden und Gewinnen von Talenten identifizieren. Aber wir konnten so auch verhindern, dass wir Projekte, die einfach nicht durch Sourcing besetzbar waren, also nicht sourcebar, als solche frühzeitig identifizieren konnten. Und alleine unsere Produktivität gesteigert haben, weil wir hier schnell und einfach die richtige Vorgehensweise zur Stellenbesetzung empfehlen konnten. Denn: Active Sourcing ist keine Allzweckwaffe.

HAPPY SOURCING!