Sourcing Chefs sind oft in einer Sandwich Position: Ihre Sourcer bzw. sourcenden Recruiter beziehen die Hiring Managern intensiver ein und stellen mehr Fragen, damit sie besser sourcen können. Aber die Hiring Manager bzw. Fachbereiche sind nicht selten wenig erbaut, mehr “ausgefragt” zu werden und verstehen weder die Änderungen noch den Sinn des Nachfragens. Denn meist wurde zeitgleich intern angekündigt: Wir machen jetzt Active Sourcing  – und HR ist jetzt besser, schneller und professioneller. So treffen oft sogar ganz gegensätzliche Erwartungen aufeinander und bringen die ohnehin schon strauchelnde Personalbeschaffung ins Stocken. In diesem Blogpost wollen wir Tipps geben, welche Handlungsschritte notwendig sind, um eine gute Beziehung zwischen Sourcing Chefs, Sourcing Team und Hiring Manager zu schaffen.

Die Tücken von Erwartungen und der Versuche, sie zu erfüllen – mal aus psychologischer Sicht

Weder Sourcing Chefs noch Sourcer können die Erwartungen von Hiring Managern verhindern – sie sind immer da. Bevor wir uns darüber Gedanken machen, wie wir sie erfüllen, möchte ich einen kurzen psychologischen Exkurs durchführen: Erwartungen sind – psychologisch gesehen – Einstellungen des Menschen, die sich auf mehr oder weniger klare Zielvorstellungen beziehen. Es handelt sich also um Vorstellungen oder genauer gesagt um eine gedankliche Vorwegnahme von Ereignissen, um bestimmte Denk- und Handlungsziele, die in der Zukunft liegen.

Die Erwartungen von Menschen und somit auch von Hiring Managern nehmen Reaktionen auf Handlungen vorweg, die erwartet, gewollt, gewünscht, erhofft oder vermutet werden. Fakt ist, dass die sogenannte Erwartungsspannung bei Menschen mit Angst und Befürchtungen, mit schlechten Erfahrungen oder mit kritischem Gedanken immer sehr viel höher ist, als bei informierten, vertrauenden, zufriedenen und glücklichen Menschen.

Wie können gerade Sourcing Chefs die Hiring Manager Erwartungen besser verstehen und aufnehmen?

Wir dürfen uns nichts vormachen: Da oft bereits HR und Recruiting Manager nicht ganz genau wissen, was Sourcing ist (hier mehr: Die 5 zentralen Dinge, die Sourcing Manager wissen müssen, wenn sie selbst nicht sourcen), gibt sehr viele Vorurteile und Mythen über das, was (professionelles) Active Sourcing ist – auch bei Hiring Managern. Und noch mehr Fehleinschätzungen darüber, welche Chancen man durch Sourcing hat oder nicht hat und wie es durchführen ist. Deshalb müssen sich gerade Sourcing Chefs (Vorgesetzte von Sourcern) fragen: Wieviel wissen unsere Hiring Manager über unseren Sourcing Prozess? Und was kann ich tun, damit ein Ausgleich des Wissens stattfindet?  Denn nur dann, wenn beide das Gleiche meinen, wenn sie von Sourcing sprechen, werden die Erwartung nicht enttäuscht.

Da geht kein Weg vorbei: Sourcing Chefs sind Inhouse-Missionare in Sachen Sourcing

Wir bei Intercessio erleben diese Frage immer wieder neu in unseren Tandem Sourcing Sessions (hier mehr zu unserem Tandem Sourcing Service)- die Hiring Manager ist so oft völlig falsch oder gar nicht informiert, was beim Sourcing passiert. Besonders schwer ist es im IT-Bereich, da dort jeder Ansprechpartner fast per se annimmt, er kann selbst ausgezeichnet online suchen und finden. Eine Ursache kann auch sein: Bisher kannten die meisten Hiring Manager Active Sourcing nur von Dienstleistern. Aber da viele Personalberater sowie auch die Key Accounts der Dienstleister selbst nur sehr selten sourcen können, erzählen sie Hiring Managern entweder nichts über den Prozess (denn sie kennen selbst die Unterschiede nicht) oder teilweise völlig falsche Abläufe. Das größte Problem ist für die Sourcing Chefs intern und die Sourcer selbst auch , dass die daraus folgenden Erwartung nicht zu dem tatsächlichen Sourcing Prozess passen. Hier ist die Aufklärung ein ganz wichtiger Punkt, um erfolgreich und wertschätzend zusammenzuarbeiten.

Wie können nun Sourcing Chefs die Zusammenarbeit mit Hiring Managern verbessern?

Zuerst einmal sollte ihr Ziel sein, die Zusammenarbeit zu fördern, in dem sich der Hiring Manager Zeit nimmt, den neuen Personalbeschaffungsprozess zu verstehen. Dies zu erklären ist nicht Aufgabe der Sourcer, sondern der Sourcing Chefs. Sourcing ist ein agiler Prozess und ändert vieles im direkten Umkreis, besonders aber auch das Recruiting. Aber es hat besonders große Auswirkung auf den Prozess in Zusammenarbeit mit der Zielgruppe: den Kandidaten.

Denn die vorgeschlagenen Talente werden sich häufig anders verhalten als Bewerber. Ursache ist, dass das Ziel des Sourcings meist die passiven Kandidaten sind, die, wenn sie zum ersten Interview kommen, meist gerade mal “Interessenten” (und schon gar keine Bewerber) sind. Sie haben sich also nicht beworben – was dem Hiring Manager nicht selten unbekannt ist. Deshalb müssen sie erst noch gewonnen werden. Und lassen sich so nur selten Stressfragen noch personaldiagnostische Zwischensteps oder Tests oder 4 stufige Interviewsequenzen gefallen. Hier sind dringend Vorabmassnahmen zu ergreifen, sonst kommt es nur in Glücksfällen zu einer Stellenbesetzung.

Verstehen Sie selbst den Sourcing Prozess

Nicht nur Sourcer, sondern auch die Sourcing Chefs sollten die Besonderheiten des agilen Sourcing Prozesses verstehen, um erklären zu können, warum es einfach nicht schnell oder nebenbei geht, Kandidaten zu sourcen (Ausnahme: Man hat bereits einen gut gefüllten Talent Pool – hier mehr in So ein Sourcing Projekt – wie zeitaufwendig ist das überhaupt?). Dies ändert aber auch die Recruiting Abläufe, denn nun hat man nicht nur aktive Bewerber im Interview, sondern passive Talente. Für die Recruiting-Kollegen und die Recruiter, die auch sourcen sowie die interviewführenden Sourcer bedeutete dies, dass der Auswahlprozess angepasst werden muss.

Ein paar Tipps zur Kombination von Sourcing und Recruiting Prozess

Die Besonderheiten eines Rekrutierungsprozesses sind für jedes Unternehmen einzigartig, deshalb ist es nicht leicht allgemeingültige Tipps zu geben, aber im Allgemeinen kann der Prozess in etwa wie folgt aussehen:

1. Interne Stellengenehmigung und Zuordnung zu einem Recruiter und Sourcer (oder einer Recruiter, der auch sourct)
2. Kick-off-Meeting (ideal genannt: Briefing oder Strategiemeeting) für Recruiter und Sourcer und Hiring Manager
3. Erstellung eines Briefings und Stellenprofils (auch für passive Kandidaten) parallel zur Anzeige (aktive Kandidaten)
4. Erstellung der Candidate Persona durch Recruiter und Sourcer gemeinsam (wenn nicht schon vorhanden)
5. Vorbereitung des Auswahlprozesses / Interviewverfahren für beide passive wie aktive Kandidaten – Info an Hiring Manager
6. Start der Suche
7. Sourcing (Suchen / Finden / Identifikation/Sourcing Kommunikation – hier mehr Der 4 Stufen Sourcing Workflow) parallel zum Bewerbungsrücklauf
8. Pflege: Bewerbermanagementsystem, Kontaktliste Sourcing und Talent Pool (falls vorhanden)
9. Idealerweise: Einbeziehung des Hiring Managers in den Sourcing Prozess und ebenso parallel in den Bewerbungsrücklauf
10. Auswahlverfahren (z.B. Vorauswahl, Telefoninterviews, Video-Interviews, F2F-Interviews, Tests)
11. Vertragsangebot
12. Onboarding

Lernen Sie den Sourcing Prozess intern zu “verkaufen”

Nicht bei allen diesen Schritten ist eine direkte Einbeziehung der Hiring Manager erforderlich, aber es ist wichtig, dass dieser sich dieses Ablaufes bewusst ist, um seine Erwartungen besser festlegen zu können. Ebenso helfen Sourcing Chefs so ihren Sourcern oder sourcenden Recruitern, welche Arbeitsprozesse wichtig sind und führen so die guten Kontakte aus dem Sourcing mit den guten aus dem Recruiting zusammen. Deshalb ist es wichtig, dass Sourcing Chefs die Hiring Manager informieren und einbinden bzw. informiert und eingebunden halten.

Sourcing Chefs und Sourcer sollten sich in die Lage der Hiring Manager versetzen

Nun sollten wir uns direkt der Rolle der Hiring Manager widmen. Was fühlen diese während des Prozesses und was wäre hilfreich für sie zu wissen? Während die Sourcer ihre intensive Onlinesuche durchführen und die Recruiter Lebensläufe überprüfen, haben sie viel Zeit, sich mit ihren Erwartungen zu beschäftigen und diese weiter auszubauen. Das genau sollten Sie aber nicht (negativ) tun und deshalb ist deren Einbeziehung die wichtigste Basis der Zusammenarbeit. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass je besser die Sourcer und die Sourcing Chefs mit den Hiring Managern kommuniziert und diese einbezogen haben, um so erfolgreicher waren die Projekte.

Kurz gesagt, oft kam bei unseren Beratungsprojekten zur (besseren) Sourcing Integration heraus, dass sich die Hiring Manager bessere Kommunikation, Information und Einbindung gewünscht hätten. Zur Erreichen einer besseren  Partnerschaft und damit nichts schief geht, empfehle ich die Kommunikation auch zu standardisieren und zum Beispiel Checklisten zu erstellen.

Sourcer sollten kollaborativ mit den Hiring Managern zusammen arbeiten können

Gehen wir nun direkt zur Kommunikation während des Prozesses. Und da hakt es schon meist beim Anfang. Ich finde, ein Sourcer oder Recruiter sollte nicht zur “Aufnahme” der Stellenanforderungen in den Fachbereich gehen und mit dem Hiring Manager über ein “Briefing” sprechen. Das Meeting sollte “Kick-off” heißen oder einen anderen kollaborativen Namen bekommen. (hier ein schöner Blogpost: Influencing Hiring Managers: Q&A with Maisha Cannon ). Das hilft bereits beim Austausch auf Augenhöhe.

Bewährt haben sich diese 3 Meeting- und Kommunikations-Vorsätze:

• Seien Sie transparent: Dies gilt sowohl für Hiring Manager als auch für Sourcer (oder auch Recruiter) und die Sourcing Chefs
• Seien Sie proaktiv:  Dies trifft für Sourcing Chefs und Sourcer besonders zu – Recruiting und Sourcing sind nicht nur für den Hiring Manager, sondern für das ganze Unternehmen eine sehr zeitkritische Angelegenheit. Gehen Sie in Vorleistung auch in der Stundenplanung und versuchen sie “Last-Minute” zu vermeiden.
• Seien Sie datengesteuert: Sie können nie besser werden, wenn Sie nicht wissen, was Sie geleistet haben. Deshalb ist im Sourcing Monitoring eine Voraussetzung Ihres Erfolges – wir sprechen hier nicht von einfachen Kandidatenzahlen oder Responserates, sondern einem absolut notwendigen Sourcing KPI System (hier mehr: Das ist kein Zahlenspiel: Die 10 wichtigsten Sourcing KPIs)

Fazit

Durch eine solche kollaborative Zusammenarbeit und intensiven Austausch kommt es zu einer Iteration und mit der Iteration zu einer stetigen Verbesserung. Ich habe in unseren eigenen Tandem Sourcing Projekten und unseren Beratungsprojekten so oft das Feedback der Hiring Manager gehört, wie hilfreich es war, einbezogen gewesen zu sein und dass unser Prozess transparent organisiert war.

Ein systematischen Sourcing Prozess integriert in die Personalbeschaffung im Unternehmen zu erstellen und weiterzuentwickeln ist die Rolle der Sourcing Chefs.  Eine klare Struktur ist nicht nur für ihr Sourcing Team enorm wichtig, sondern auch für die Hiring Manager Kollegen. Ich möchte soweit gehen, dass sie in fast allen Unternehmen die Voraussetzung für erfolgreiches Sourcing ist. Denn ich habe festgestellt: Dort wo diese Strukturen fehlen, werden meist nur zufällig Stellen aus dem Sourcing Prozess heraus besetzt. Dort wo sie existieren, ist Sourcing der Turbo des Recruitings bzw. der Talent Acquisition – und damit der Stellenbesetzung.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit Hiring Managern eine kollaboratives und positive Beziehung auf und ausbauen können? Dann besuchen Sie unseren Sourcing Leadership Intensiv Workshop. Dort können Sie zusätzlich auch von viel weiteren Möglichkeiten und Erfahrungen erfolgreich sourcender Unternehmen in vielen Use Cases lernen.