“Active Sourcing ist so zeitaufwendig” – so oft hört man diese Aussage. Das muss es aber nicht sein. Denn wer einen effizienten Sourcing Prozess nutzt, spart Zeit und gelangt auch viel einfacher und treffsicherer an das Ziel der relevanten Kandidaten (und wird so glücklich = Happy Sourcing). Ein Teil des Problems ist mangelnde Sourcing Effizienz: Weil wir leider die Begriffe Effizienz und Effektivität häufig verwechseln. Das kann im Sourcing zu zeitintensiven und häufig ergebnislosen Such-Ehrenrunden führen. In diesem Blogpost möchte ich erklären, warum ein effizienter Sourcing Prozess für die Zielerreichung so wichtig ist – und wie man Fehler vermeidet und so happy wird.

Im Active Sourcing geht alles um den Sourcing Prozess und das Ziel

Bei einfachen Sourcing Projekten, in denen es viele potentielle wechselbereite Kandidaten gibt, ist das Ziel ziemlich einfach zu erreichen: Sie können einfach aus diesen vielen möglichen Kandidaten die besten herausfiltern. Jedoch wenn das Sourcing Projekt schwieriger wird, sich mehr und mehr Restriktionen zeigen wie zum Beispiel passive Spezialisten-Kandidaten, die alle auch noch umziehen müssten, weil die Aufgabe eine Präsenzpflicht hat, wird es notwendig, das Ziel und Weg der Stellenbesetzung genau zu fokussieren:

Zufällige Sourcing Strategien ohne klares Ziel und Plan ergeben auch nur zufällig besetzte Stellen.

Nope, Sourcing Tools lösen das Effizienz Problem nicht von alleine 

Am Anfang denken viele bezogen auf die Tools, dass alleine das Nutzen digitaler Sourcing Tools sie “effektiv” oder “effizient” macht, selbst wenn diese Tools nur intuitiv einsetzen. Es ist paradox: Digitalen Tools haben keine eigene Intelligenz  (selbst wenn die Anbieter erklären, der Algorithmus sei nun eine künstliche Intelligenz).

Doch viele glauben daran: Jede Umfrage, die ich bei Anfängern durchführe, ergibt seit Jahren das Gleiche: Sie erhoffen sich, dass die Tools Probleme im Sourcing zu 80 % lösen. Die Praxis lehrt und die Fortgeschrittenen wissen es besser: Die Strategie, das Tun und damit der  Sourcing Prozess entscheiden den Sourcing Erfolg.

Das Tool selbst hat nur einen geringen Impact: Letztlich ist ein Sourcing Tool nur so gut wie der User, denn alle Sourcing Tools haben viele sehr hilfreiche, meist aber versteckte Einsatz-Möglichkeiten.

Wenn die Sourcing Projekte schwerer werden, funktioniert alles nur zufällig und vor allem ohne Lerneffekte, weil man nie feststellt, welche Prozesse helfen und welche nicht. Diese Fehlerwiederholung ist zeitaufwendig und eine Sisyphusarbeit. Und die Lösung ist nicht, die Schuld beim Tool oder den immer schlechter ausgefüllten Profilen zu suchen.

Sisyphos und “Sourcing by Boulder-Pushing” (Unglücklich Weiterwursteln)

Sisyphos gilt in der griechischen Mythologie als Sohn des thessalischen Königs Aiolos und wird später König von Korinth. Obwohl er ein Mensch ist, gelingt es ihm immer wieder andere Menschen und Halbgötter und sogar Götter wie Zeus selber auszutricksen. Dass diese nicht glücklich darüber waren, versteht sich von selbst und so hatte er eine große Reihe von Feinden. Deshalb gibt es viele Interpretationen, welcher seiner verschlagenen Tricks letztlich dazu führten, dass er die berühmte Strafe erhielt (Homer hat dazu nichts niedergeschrieben – hier mehr in Wikipedia)

Letztlich holte ihn Thanatos (der Tod) in die Unterwelt. Sisyphos’ Strafe in der Unterwelt bestand darin, einen Felsblock einen steilen Hang hinaufzurollen. Ihm entglitt der Stein jedoch stets kurz vor Erreichen des Gipfels und er musste immer wieder von vorne anfangen. Heute nennt man deshalb eine Aufgabe die trotz Anstrengung nicht ans eigentlich gewünschte Ziel

Sisyphusarbeit.

Es gibt nicht “den” Sourcing Prozess, aber verschiedene Strategien

Die Worte klingen wirklich ähnlich: Effizienz und Effektivität  – im Alltag werfen wer sie ständig durcheinander, wenn wir über unsere Arbeit sprechen. Gerade aber im Active Sourcing ist es heute durch den Fachkräftemangel sehr wichtig, die richtigen und passenden Talente gezielt zu finden. Dennoch hoffen Sourcer auf Ihre Tools – ja sie erwarten sogar, dass die Tools das Problem lösen.

Das ist paradox, da die Tools keine eigene Intelligenz haben (selbst wenn die Anbieter erklären, der Algorithmus sei nun eine künstliche Intelligenz). Jede Umfrage, die ich bei Anfängern starte ergibt, dass sich erhoffen, dass die Tools zu 80 % alles lösen. Die Praxis lehrt es und die Fortgeschrittenen wissen: Die Strategie, das Tun und damit der  Sourcing Prozess entscheiden den Sourcing Erfolg: Das Tool macht maximal 10-30% einer Stellenbesetzung aus.

Das kann zu großen Missverständnissen führen, weil es existieren sehr grundlegender Unterschiede in diesen Vorgehensweisen – auch im Active Sourcing:

1. Was ist ein intuitiver Sourcing Prozess?

Beispiel 1: Sie wollen eine Stelle mit Active Sourcing besetzen oder einfach mehr Kandidaten als ihre spärlichen Bewerber finden. Sie buchen den XING TalentManager (XTM) und geben dort die Suchbegriffe intuitiv ein, die Sie aus der Anzeige entnehmen. Danach akzeptieren die Suchergebnisse, die der XTM Ihnen anzeigt als die bestmögliche Lösung.

Weil Sie daran glauben, dass das Sourcing Tools einfach gut sein muss, weil es alle anderen benutzen und der Hersteller sagt, es ist für alle Sourcer gemacht. Zwar  haben Sie das Gefühl, dass XING Ihnen erzählt hätte, dass hinter dem das Tool ein künstliche Intelligenz hinterlegt sei “die alles intuitiv bedienbar mache”.  Und genau das machen Sie auch:

In diesem Fall ist Ihre Strategie ist intuitives Active Sourcing. 

2. Der effektive (Happy) Sourcing Prozess, wie sieht der aus?

Beispiel 2: Sie wollen eine Stelle mit Active Sourcing besetzen. Sie besuchen einen Active Sourcing Kurs, lernen die Booleschen Befehle und schreiben Suchanfragen – nutzen damit nach bestem Gewissen und Knowhow alle Möglichkeiten Ihres einzigen Tools, das Sie haben, um Kandidaten zu finden: den XING TalentManager. Dies wäre effektiv – bezogen auf die Quelle XING und abhängig von Ihren Möglichkeiten.

Sie benötigst zwar viel Zeit, es entgehen Ihnen alle anderen Kandidaten aus anderen Quellen und wenn Sie nicht alle Tricks des XING TalentManagers kennen, verlieren Sie auch viele Kandidaten aus XING. Jedoch erreichen Sie so Ihr Ziel (und damit auch Ihre Strategie), das Maximum für Sie aus XING bezogen auf die Machbarkeiten herauszuholen. (mehr dazu hier in unserem Kurs “Mehr Effizienz durch einen strukturierten Sourcing Prozess“)

Effektives Active Sourcing ist somit sehr pragmatisch und macht das Beste aus der Situation. Es akzeptiert den Zufall und hat eine geringe Chance auf Verbesserung, weil man “Zufriedenheit” und “Ziel” immer wieder downsized.

3. Ok, und was ist dann der effiziente Sourcing Prozess?

Beispiel 3: Effizient wäre es hingegen, wenn Sie Ihre Suche systematisch vorbereiten: Sie klären zuerst wo genau Ihre potentiellen Kandidaten sind, um genau dort zu suchen. Und prüfen und planen genau, welche Keywords Ihre aktiven und passiven Kandidaten in den jeweiligen Portalen benutzen (Denn diese sind sehr häufig sehr unterschiedlich.). Ebenso erarbeiten Sie ein Konzept, nachdem Sie systematisch  genau dort suchen, wo die meisten Ihrer potentiellen Kandidaten sind.

Ihre Strategie und Ihr Ziel ist im Fall des effektiven Active Sourcing somit Zeit und Aufwand zu minimieren und die Qualität zu steigern. Kurz: Effektives Active Sourcing hat das Ziel und die Strategie, die besseren Kandidaten mit höherer Treffsicherheit und kürzerer Zeit bzw. weniger Aufwand zu identifizieren und individueller zu gewinnen.

Effizientes Active Sourcing ist zugleich auch effektiv bezogen auf das Ziel und die Strategie. Es arbeitet systematisch und zeitsparend, hat eine klare Struktur mit einem Fokus, einem Plan und damit hohe Lern- und Skaleneffekte.

Warum der Unterschied wichtig ist (und wirklich happy macht!)

Ich versuche den Unterschied zusammenzufassen:

1. Sie arbeiten effektiv, wenn Sie mit Ihren Maßnahmen ein angestrebtes Ziel erreichen.
2. Sie sind hingegen effizient, wenn Ihr Ziel mit einem möglichst geringen Aufwand erreichen.

Zusammenfassung: So macht Dich Dein Sourcing Prozess glücklich!

Sourcing Ziele bei reinem Fokus auf Effektivität akzeptieren die Rahmenbedingungen als gegeben. Sie verschenken damit alle Chancen auf eine Leistungssteigerung. Der Fokus auf Effektivität hat keine Skaleneffekte und keine Lerneffekte. Und wenn Sie die Begriffe Effizienz und Effektivität verwechseln, denken Sie sogar, sie sind effektiv unterwegs. Sind sie aber nicht, weil Sie wie Sisyphos arbeiten.

Ergo ist die Strategie aus dem Beispiel 1 weder effektiv noch effizient – ich sehe in dieser Form der Sourcings eher ein “Wursteln” als eine doch gewissen Regeln folgende Intuition. Die Strategie aus Beispiel 2 ist trotz aller Effektivität nicht effizient, da Sie eher zufällig die Kandidaten in XING findet und sich zu sehr immer noch nicht das gesamte Ziel im Auge behält:

Den möglichst geringen Aufwand bei maximalem Ergebnis einzusetzen. Die wahre Effizienz in der Sourcing Praxis nimmt den Zufall aus der Suche, spart Zeit und öffnet den Weg zu den bisher versteckten, aber relevanten Kandidaten.

Happy Sourcing!