Es gibt viele Tipps für virtuelle Vorstellungsgespräche, doch die meisten fokussieren sich nicht auf Top-Talente. Die Möglichkeit, virtuelle Vorstellungsgespräche und Einstellungen anstelle von typischen, persönlichen Vorstellungsgesprächen durchzuführen, wurde in den letzten Monaten durch Covid19 zur neuen Norm, da Recruiter und Fachbereich sich an soziale Distanzierung angepasst haben. Die positiven Zusatzeffekte, wie den Talentpool einfach zu erweitern und die Reisekosten zu minimieren, haben dies weiter vorangetrieben. Unternehmen, die in einem virtuellen Umfeld erfolgreich sein wollen, sollten schnell die Erfahrungen, neue Tipps und Best Practices für virtuelle Vorstellungsgespräche übernehmen. Wir haben mit dem Fokus einer guten Candidate Experience für Top-Talente in diesem Blogpost 5 besonders wichtige Tipps zusammengefasst.

Allgemeine Tipps für virtuelle Vorstellungsgespräche

Wir haben bereits 2014  in unserem Blogpost diese 20 Tipps für ein erfolgreiches Recruiting Video Interview  zusammengefasst. Verständlicherweise, war dieser Blogpost über Jahre nicht der beliebteste, was sich ab April 2020 rasant geändert hat. Da ich nicht genau weiß, wo wir 2020 gestartet sind, kann ich die Steigerung nicht benennen, aber wir sind heute bei über 36.720 Zugriffen und damit ist dies fast einer der wichtigsten Themen auf unserem Blog. Deshalb haben wir diesen Blogpost auch aktualisiert.

Natürlich gibt es, wenn Sie googeln, viele andere Tipps und Tricks dazu. Hier ein paar gute  – auch alternative Sammlungen von Ratschlägen:

Videointerview: Die besten 25 Tipps und Tricks der Profis aus Film und TV

Online-Interview: 10 Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Interview

Die wahre Kunst des Videointerviews

Doch als ich selbst einmal gesucht habe, hatte ich keinen Blogpost für Top-Talente oder passive Talente gefunden. Dabei ist es doch so wichtig, wenn man diese handverlesenen Ausnahme-Kandidaten im Recruiting Prozess hat, dass wir sie nicht verlieren dürfen. Dabei muss man sich auch vor Augen führen: Sie erwarten eine ausgezeichnete und nicht durchschnittliche Candidate Experience.

Candidate Experience in virtuellen Vorstellungsgesprächen

Verständlicherweise fühlen sich Kandidaten bei virtuellen Vorstellungsgesprächen möglicherweise weniger wohl und sie sind erst Mal vorsichtiger. Das gilt besonders wenn sie in virtuellen Vorstellungsgesprächen nicht geübt sind, was besonders für passive Talente gilt, die derzeit noch nicht über einen Wechsel nachgedacht haben und damit nicht selten unvorbereitet in virtuelle Vorstellungsgespräche gehen.

Als Interviewer ist es deshalb wichtig, Kandidaten zu beruhigen, indem Sie eine Umgebung schaffen, in der sich potenzielle neue Mitarbeiter wohl fühlen und sich Ihnen mit echten Antworten öffnen können. Unsere Erfahrung zeigt, dass ein strukturierter und dennoch dialogorientierter Ansatz für virtuelle Verhaltensinterviews am besten funktioniert.

5 Tipps für virtuelle Vorstellungsgespräche, damit Sie Top-Talente überzeugen.

Hier haben wir für Sie 5 ausgewählte Tipps zusammengefasst. Wir empfehlen Ihnen diese Tipps für virtuelle Vorstellungsgespräche zu befolgen, um Ihre Chancen zu verbessern, einen passenden Top-Kandidaten im Interview tatsächlich zu gewinnen, Denn er oder sie sind wahrscheinlich zum Zeitpunkt des Interviews noch nicht überzeugt. Dies hat zum Ergebnis, dass Sie sie nur mit einer ausgezeichneten Candidate Experience zur Einstellung begleiten können.

1. Planen Sie den eigenen Erfolg Ihres virtuellen Vorstellungsgespräches.

Das klingt zwar für viele sinnfrei, aber es ist definitiv etwas anderes, ob Sie Ihren Erfolg in kleinen Schritten planen oder einfach “nur ein weiteres Interview führen”. Den Erfolg nur als ein “Ja, vom Kandidaten, ich mache weiter” zu sehen, ist zu wenig. Das Interview ist die kritische Phase. Und deshalb sind Recruiter:innen und alle Interviewer:innen in zwei Rollen: Jäger und Farmer. Das heißt, Sie müssen Ihr Top-Talent, das manches Mal gerade nur ein neugieriger Interessent ist, überzeugen (nicht nur überreden).

Und gleichzeitig wollen Sie auch durch virtuelle Vorstellungsgespräche die ersten wichtigen Informationen herausfinden, ob es sich in diesem Fall überhaupt um ein Top-Talent handelt. Das ist eine Kunst und eine ausgezeichnetes Handwerk gleichzeitig. Deshalb sollten Sie ein solches Interview mit dem Fokus Top-Candidate Experience planen. Und so offen kommunizieren, wie die nächsten Schritte ablaufen werden – und dabei von Seiten des Kandidaten auch um ein Einverständnis dafür bitten. Das ist Augenhöhe – aber auch ein kluges “Rückversichern”. Denn es ist nicht gut, den nächsten Schritt unausgesprochen zu lassen oder nur einseitig einen Lebenslauf abzufordern. Ohne Committment ist die Ghosting-Quote und damit der Absprung hoch.

2. Virtuelle Vorstellungsgespräche: Bereiten Sie den Kandidaten auf “den Erfolg” vor.

Ich empfehle Ihnen, um die Unsicherheit des Kandidaten durch virtuelle Vorstellungsgespräche zu verringern, dass Sie klare Erwartungen in Bezug auf Folgendes setzen: Die Technologie. Deshalb unser Tipp, dass Sie in kleinen Schritten bereits im ersten Interview den Ablauf der Anmeldung zur verwendenden, virtuellen Technologie (z.B. Zoom, GoToMeeting, Skype, WebEx etc.) erklären und dabei besonderen Wert auf das User-Panel legen. Geben Sie auch vor dem Interview Ratschläge zum Herunterladen, Einrichten und Testen der App. Dies ist eine gute Möglichkeit, potenzielle verhaltensbasierte Kompetenzen wie organisiert, detailorientiert, problemlösend, schnell lernend, anpassungsfähig, unabhängig, einfallsreich und selbstmotiviert zu testen.

Und noch eine Tipp zum Timing: Planen Sie die Interviewzeit (einschließlich Zeitzone) und ermutigen Sie den Kandidaten, einige Minuten im Voraus bereit zu sein. Wir empfehlen, dass Sie den Namen und Titel jedes Interviewers angeben, damit der Kandidat die Möglichkeit hat, sich im Voraus über jeden Interviewer zu informieren. Das klingt jetzt auch befremdlich für Sie, weil sie davon ausgehen, dass Top-Kandidaten Erfahrung mit Vorstellungsgespräch haben. Stimmt – aber viele mögen Videointerviews einfach nicht. Deshalb: Stellen Sie sicher, dass der Kandidat weiß und versteht, wie der virtuelle Interviewprozess ablaufen wird. Zum Beispiel, dass Sie ankündigen, dass Sie entweder den Kandidaten erst erzählen lassen. Oder andersherum, dass Sie zuerst Fragen wollen und danach alle Fragen danach beantworten. Das Skizzieren der virtuellen Interviewsequenz hilft beiden Seiten, den Prozess effizient zu durchlaufen.

3. Richten Sie alle Interviewer auf den Erfolg ihrer virtuellen Vorstellungsgespräche ein.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Kandidat sich “wohl fühlt” und Sie eine gute Candidate Experience schaffen, dann gehört dazu, dass alle Interviewer eine positive, werbende virtuelle Interviewumgebung schaffen. Die Realität sieht leider ganz anders aus: Nicht selten sind Fachbereiche nicht pünktlich und loggen sich irgendwann zum Gespräch ein. Selbst wenn sie sich entschuldigen, ist der Schaden schon da. Oder mehr: Nur weil ihnen der Kandidat nicht gefällt, loggen sie sich einfach wieder aus. Das ist nicht nur keine gute Candidate Experience, sondern oft sogar ein Schaden für das Employer Branding – zu lesen auf Kununu und Glassdoor.

Unser Tipp: Weil dieser gestörte Ablauf derzeit sehr oft passiert und bei so vielen Unternehmen Usus geworden ist, ist es für Sie dir große Chance: Wenn Sie und Ihr Interviewer-Team alles richtig machen, erarbeiten Sie sich einen gigantischen Wettbewerbsvorteil. Denn wenn Ihr Kandidat sich wohlfühlt und der Prozess des Interviews klar und unproblematisch läuft, ermöglichen Sie es auch gleichzeitig, sich auf die Qualifikation und Eignung des Bewerbers zu konzentrieren. Und erhalten die besseren und klaren Informationen.

Hier auch in diesem Zusammenhang noch eine Tipps zur Ausrüstung: Es sind nicht nur auf Youtube unglaubliche Fails zu Hintergründen in Online-Meetings zu sehen: Ungemachte Betten, wilde Badezimmer, chaotische Rumpelkammern usw. Das hat für viele das Niveau der Online-Meetings gesenkt und hat sich auch in virtuelle Vorstellungsgespräch eingeschlichen. Doch es ist hochgradig unprofessionell. Geben Sie Ihren Kandidaten dazu Tipps – und auch den Hiring Managern, viele denken deshalb gar nicht mehr daran. Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Kameras  und Ihr Mikrofon testen (Hinweis: Die Kamera über Augenhöhe positionieren und den Hintergrund checken.). Damit am Ende keiner der Beteiligten im Dunkeln sitzt oder erst im Interview an der Lichtquellen arbeitet und die anderen ablenkt. Das Gleiche gilt für Hintergrundgeräusche, damit der Kandidat Sie und Ihr Interviewer-Team während Ihres Gesprächs deutlich hören kann.

4. Planen Sie den Ablauf Ihrer virtuellen Vorstellungsgespräche.

Es ist nicht Neues, aber es wird gerade unter dem eigenen Stress so oft vergessen: Ein erfolgreiches Interview, live oder virtuell, beginnt mit einem entspannten und bequemen Kandidaten. Planen Sie also am Anfang den Smalltalk ein, also drei bis fünf Minuten, um eine Beziehung aufzubauen und die Erwartungen an Ihren Interviewprozess und das virtuelle Format zu klären. Stellen Sie sicher, dass der Bildschirm keine Barriere zwischen Ihnen und dem Kandidaten darstellt. Schauen Sie direkt in die Kamera, um Augenkontakt mit dem Kandidaten herzustellen und eine Verbindung herzustellen. Wenn Sie dauernd auf ein Papier starren oder am Bildschirm auf den Lebenslauf, ist das unglaublich störend. Deshalb mein Tipp: Verwenden Sie bewusst nicht den Lebenslauf, um die Diskussion zu leiten – und stellen Sie zunächst offene allgemeine Fragen.

Nachmals zum Lebenslauf: Klar ist, dass dieser für die Kandidat:innen selbst ein nützliches Sprungbrett für Gespräche sein kann und ihm oder ihr Sicherheit und auch ein gutes Gefühl gibt, wenn sie erzählen und von sich berichten können.  Das Problem dabei ist allerdings, dass Sie dann in einen Standardverlauf wechseln und weniger über die Persönlichkeit erfahren. Sie sollten über den Lebenslauf hinausgehen, um mehr über die kulturelle Eignung und die tatsächlichen Fähigkeiten und Pläne des Kandidaten zu erfahren, aber auch über das Wie und Warum dessen, was er in seinen früheren Jobs erreicht hat.

5. Candidate Experience ist online anders – deshalb üben Sie Ihren Interviewprozess.

Ihr Ziel ist es, auch online auf konkrete Beispiele zurückzugreifen, um sinnvolle Verhaltensmuster aufzudecken. Gleichzeitig haben Sie vielleicht auch noch nicht entschiedene und nur interessierte Kandidaten bzw. sogar passive Kandidaten im Ablauf. Beobachten Sie, wie diese eher passiven Kandidaten und Bewerber sich unterscheiden. Und planen Sie im Zweifel zwei verschiedene Interview-Prozesse und bleiben Sie dabei flexibel. Und planen Sie bei beiden einen “Gewinnungsphase” ein. Es ist nicht so einfach dann von diesem werbenden Gespräch zu wechseln und alle Skillsfragen abzuhaken und verbindlich zu stellen.

Denken Sie deshalb daran, sich frühzeitig mit diesen technischen Fragen zu befassen (die für die aktuelle Funktion am wichtigsten sind)  und zu überlegen, wie Sie diese auch online erfolgreich überprüfen können. Doch Vorsicht: Gehen Sie hier mit Tests und Live-Übungen im ersten Gespräch bitte nicht zu weit. Und planen Sie ein zweites Interview von vorneherein ein bzw. auch dessen Ablauf (hier sind Test und Live-Übungen besser aufgehoben).

(M)Ein Kommentar zu reinen Telefoninterviews.

Interviewer haben oft das Gefühl, dass reine Telefoninterviews ihre Fähigkeit einschränken, die Fähigkeiten eines Kandidaten vollständig einzuschätzen, weil wichtige visuelle Hinweise fehlen. Sie halten deshalb virtuelle Interviews für erfolgsversprechender. Doch tatsächlich können visuelle Hinweise ablenken, unbewusste Vorurteile und Bias (hier mehr zu Praxisbeispielen über ungewollte Bias) verstärken und einen Interviewer daran hindern, die Fähigkeiten und Fertigkeiten eines Kandidaten richtig einzuschätzen.

Die gute Nachricht ist, dass auch durch virtuelle Vorstellungsgespräche ein kompetenzbasierter verhaltensbasierter Interviewansatz Interviewern hilft, sich auf die vergangenen und gegenwärtigen Leistungen und Kompetenzen des Kandidaten zu konzentrieren. Und wenn Sie das klug planen und durchführen, eine ausgezeichnete Candidate Experience schaffen, die im Grunde gar nicht wie ein Vorstellungsgespräch erscheinen.

Fazit

Der Erfolgs-Schlüssel virtueller Vorstellungsgespräche ist die richtige Vorbereitung.

Deshalb ist unsere Empfehlung und eine Checkliste:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenanforderungen klar sind,
• dass Ihre Technologie einsatzbereit ist,
• dass Sie einem bewährten verhaltensbasierten Interviewprozess folgen und
• Sie vollständig darauf vorbereitet sind, herauszufinden,
• ob der Kandidat intellektuell, zwischenmenschlich und motivierend für den Job geeignet ist und
• auch kulturell zum Unternehmen passt.

Happy Recruiting!