Die Auswahl der richtigen Active Sourcing Projektmanagement Methodik ist für den Ablauf und das Ergebnis, also die Stellenbesetzung von entscheidender Bedeutung. Denn letztlich ist jede Stellenbesetzung ein Projekt. Wir möchten Ihnen einen Leitfaden zur Bewertung von Projektmanagement-Methoden geben, der es Ihnen ermöglicht, die passende Lösung für Ihr nächstes Active Sourcing Projekt zu finden. Aber wie können Sie bei so vielen unterschiedlichen – und in einigen Fällen überlappenden – Ansätzen zur Bewältigung der Komplexität eines Sourcing Projekts herausfinden, welche Sourcing Projektmanagement Methode am besten geeignet ist?

Recruiting und Sourcing Projektmanagement – wer hat dafür schon Zeit?

Bevor wir über Sourcing Projektmanagement sprechen: Dieses Management und die Struktur von Projekten braucht wirklich nicht jeder Sourcer. Denn dort, wo der Fachkräftemangel sich noch nicht zeigt, also einfache Profile gesucht werden und das Suchen und Finden simpel mit guten Tools erfolgreich gemacht werden kann, ist ein Sourcing Projektmanagement nicht notwendig. Man sieht es an den vielen intuitiv per Active Sourcing besetzten Stellen. Meist geht es hier auch um bereits aktiv suchende Kandidaten und nicht um passive Talente.

Also muss man in diesen Fällen auch im Grunde nicht den Recruiting Prozess umstellen – auch wenn dieser vielleicht hin und wieder kompliziert ist. Ein Sourcing Projektmanagement wäre in diesem Fall völlig oversized und viel zu zeitaufwendig – und nicht zielführend. Denn Sourcing Projektmanagement ist für die Lösung sehr komplizierter und komplexer Situation gedacht.

Kippt ein Projekt allerdings in die Komplexität, dann sollte jeder Sourcer darauf vorbereitet sein. Und das passiert heute in der VUCA-Welt schneller, als vielen Sourcern lieb ist. Und hier ist unser Rat, die Augen offen zu halten und vorbereitet zu sein.

Warum ist das „Hands-on-Active-Sourcing“ meist eine Sackgasse?

Die meisten Sourcer sind stolz auf ihr „Hands-on-Sourcing“, ihr DIY (Do-it-Yourself) Sourcing und ihre Hacks. Klingt gut, hört sich nach „Praktiker“ an und erscheint lösungsorientiert. Bei genauer Hinsicht ist es aber oft nur ein Verlieren in Micromanagement und hat nicht wirklich einen Plan und hat kein anderes Ziel als adhoc bzw. mal schnell und ungefähr eine Stelle zu besetzen. „Ungefähr“ und „adhoc“ funktionieren in sehr komplizierten oder komplexen Situationen einfach nicht. Komplexe Situationen kann man nicht mit einfachen oder ungefähren Lösungen meistern (hier mehr zur Entscheidungsfähigkeit bei Komplexität).

Doch an diesen hochkomplizierten und komplexen, teils sogar ganz verfahrenen Situationen sind natürlich nicht immer alleine die Sourcer selbst schuld. Die Organisationen sind oft zu Hamsterrädern ohne Chance auf Entkommen (hier mehr) geworden. Und ein 360 Grad Recruiter, der auch zusätzlich sourct,  hat meist wenig Zeit und ist nicht selten dazu verdammt, immerzu Feuerwehr zu spielen (hier mehr dazu).

Der Teufelskreis in der Sourcing Projektmanagement Praxis

Aber wenn es nicht funktioniert, wird es dann häufig offensichtlich: Es fehlt ein weitsichtiger Plan und ein systematischer Prozess – das Sourcing Projektmanagement. So ist dann das Verharren in dieser intuitiven Routine nicht selten eine Ausrede für Chaos oder antiquierte Abläufe. Damit bietet es auch keine Aussicht auf Besserung, da man sich keine Zeit für das Lernen und Flexibilität gönnt. So hört man diese Sourcer selten von „Sourcing Projekten“ sprechen, alles fokussiert sich auf „Vakanzen“ und „ad-hoc Maßnahmen“ und „Hacks“.

Die Lösung einer komplexen, chaotischen Situation ist immer, diese zu steuern. Dazu muss man sich einen Überblick schaffen und analysieren, Prioritäten setzen und das Machbare aus der Vogelperspektive entscheiden. Und nicht aus dem Ärmel geschüttelt oder nach Bauchgefühl voranstürmen, um dann festzustellen, dass man in einer Sackgasse sitzt.

Mit Sourcing Projektmanagement kann man den Erfolg planen – und skalieren!

Sourcing Projektmanagement kann Sie nicht nur dabei unterstützen, Projekte effektiv und effizient umzusetzen und gleichzeitig Risiken zu reduzieren. Sondern es hilft Ihnen zu lernen, Fehler zu vermeiden, zu wachsen und damit zu skalieren. Dies erfordert jedoch mehr als das Erkennen organisatorischer Prioritäten. Sie müssen genau wissen, wie jede Sourcing Projektmanagement Methode die größten, positiven Auswirkungen haben kann – und wie jede die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Stellenbesetzung und damit vielleicht sogar den Unternehmenserfolg gefährden kann.

Wer das Ziel kennt, kann entscheiden,
wer entscheidet, findet Ruhe,
wer Ruhe findet, ist sicher,
wer sicher ist, kann überlegen,
wer überlegt, kann verbessern.
Konfuzius (551 – 479 v. Chr.)

Hier stellen wir die gängigsten Sourcing Projektmanagement Methoden vor und vergleichen ihre Schwerpunkte und Prinzipien. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie beurteilen können, welche für Ihr Projekt und Ihre Organisation am besten geeignet sind. Nach der Durchführung kann ein Sourcing Prozess zur Bewertung und Auswahl der richtigen Sourcing Projektmanagement Methode dokumentiert und wiederholt werden, sodass Sie bzw. Ihre Organisation weniger Zeit für die Strukturierung und Verwaltung Ihrer Projekte und mehr Zeit für die Erreichung der Ziele und Ergebnisse aufwenden kann.


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Die Top 12 Sourcing Projektmanagement Methoden

1.Wasserfall

Wasserfall ist seit Jahren eine wichtige Methode für das Sourcing Projektmanagement. Es ist von Natur aus sequentiell und wird am häufigsten verwendet. Es umfasst statische Phasen (Anforderungsanalyse, Vorbereitung, Test, das Finden und die Identifikation mit nachfolgender Ansprache), die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Der Wasserfall ermöglicht eine bessere Kontrolle während jeder Phase, kann jedoch sehr unflexibel sein, wenn sich der Umfang eines Projekts ändert, nachdem es bereits angelaufen ist. Es bietet eine formellere Planungsphase, die die Wahrscheinlichkeit erhöht, alle Projektanforderungen im Voraus zu erfassen, und den Verlust wichtiger Informationen und Anforderungen in der Anfangsphase verringert. Es ist für das normale bis komplizierte Sourcing Projektmanagement sehr gut geeignet, versagt aber völlig bei komplexen Projekten durch seine Unflexibilität.

2. Agile

Agile verfolgt beim Projektmanagement einen deutlich anderen Ansatz. Es wurde ursprünglich für Projekte entwickelt, die erhebliche Flexibilität und Geschwindigkeit erfordern. Um dies zu erreichen, besteht Agile aus kurzen Bereitstellungszyklen, auch Sprints genannt. Agile eignet sich am besten für Projekte, die weniger Kontrolle und Echtzeitkommunikation in selbst motivierten Teamumgebungen erfordern. Als Sourcing Projektmanagement Methode ist Agile äußerst interaktiv und ermöglicht schnelle Anpassungen während eines Projekts. Es wird häufig in Softwareentwicklungsprojekten verwendet, da es das schnelle Erkennen von Problemen und das Vornehmen von Änderungen in einem frühen Stadium des Entwicklungsprozesses erleichtert, anstatt warten zu müssen, bis der Test abgeschlossen ist. Da viele Sourcing Projekte wie eine Softwareentwicklung ablaufen, ist agile sehr passend in diesen Fällen. Agile bietet wiederholbare Prozesse, reduziert das Risiko, ermöglicht sofortiges Feedback, sorgt für eine schnelle Abwicklung und reduziert die Komplexität. Das agile Sourcing Projektmanagement empfiehlt sich bei komplexen Projekten von selbst.

3. Hybrid

Während viele Teams entweder Wasserfall oder Agilität bevorzugen, können die Vorteile beider Ansätze ein Argument für eine hybride Sourcing Projektmanagement-Lösung sein, bei der die Planungs- und Anforderungsphase unter einem Wasserfall-Ansatz erfolgt und die Konzepte entworfen, entwickelt, implementiert und umgesetzt werden Evaluierungsphasen folgen der agilen Methodik. Oft denkt man am Anfang eines Sourcing Projektes, dass es nur kompliziert sei  – hier lohnt sich ein Hybrider Ansatz, um auf die Feststellung vorbereitet zu sein, dass das Projekt eine größere Komplexität besitzt, als man erwartet hat.

4. Critical Path-Methode (Methode für kritische Pfade)

Bei der Critical Path-Methode (CPM) handelt es sich um eine schrittweise Methode, die für Projekte mit voneinander abhängigen Aktivitäten verwendet wird. Es enthält eine Liste von Aktivitäten und verwendet einen Projektstrukturplan (PSP) und einen Zeitplan zum Abschließen sowie Abhängigkeiten, Meilensteine ​​und Ergebnisse. Es beschreibt kritische und unkritische Aktivitäten, indem die „längste“ (auf dem kritischen Pfad) und die „kürzeste“ (Gleitzeit) Zeit berechnet werden, um Aufgaben zu erledigen und festzustellen, welche Aktivitäten kritisch sind und welche nicht. Es ist die richtige Sourcing Projektmanagement Methode, wenn man besonders zeit- oder inhaltskritische Vakanzen (oder gleich durch Sourcing zu besetzen hat.

5. Critical Chain Project Management (Kritisches Kettenprojektmanagement)

Das Critical Chain Project Management (CCPM) unterscheidet sich vom CPM darin, dass es sich auf die Verwendung von Ressourcen innerhalb eines Projekts anstelle von Projektaktivitäten konzentriert. Um potenzielle Probleme mit Ressourcen zu beheben, sind Puffer eingebaut, um sicherzustellen, dass die Projekte pünktlich sind und die Sicherheit nicht beeinträchtigt wird. In einem sich sehr schnell verändernden Umfeld, wo Stellenbeschreibungen, Kandidaten, die Organisation und die Fachbereiche sich schnell weiterentwickeln erscheint das Sourcing manches Mal fast unmöglich. Hier ist diese Sourcing Projektmanagement Methode die richtige und verspricht, sich zumindest einen Überblick zu schaffen und ist die Möglichkeit, diese vielen Schwierigkeiten zu managen. Und bietet ein schrittweises Nährungsverfahren für Lösungen und Vorgehensweisen, die dennoch zur Stellenbesetzung führen können.

6. Six Sigma

Six Sigma wurde ursprünglich von Motorola entwickelt, um Verschwendung zu vermeiden und Prozesse und Gewinne zu verbessern. Es ist datengesteuert, sehr Analytik-lastig und hat drei Schlüsselkomponenten:

  • DMAIC: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren
  • DMADV: Definieren, Messen, Analysieren, Entwerfen und Überprüfen
  • DFSS: Design für Six Sigma, das neben den vorherigen Optionen auch andere Optionen wie IDOV enthalten kann (Identifizieren, Entwerfen, Optimieren und Überprüfen).

Six Sigma wird hervorragend geeignet, um das sogenannte High-Volume Sourcing Projektmanagement (wenn eine größere Zahl von Vakanzen einer Stellenbeschreibung / Job Role) durchzuführen.

7. Lean (Development)

Ursprünglich von Toyota entworfen, wurde Lean entwickelt, um den Schwerpunkt auf die Reduzierung von Nebenprodukten/-zielen bei gleichzeitiger Maximierung der Leistung und Steigerung des Stakeholder-Werts zu legen. Das klingt jetzt für einige Sourcer im Zusammenhang in der Übertragung der Prozesse in Human Resources wie Unsinn. Aber obwohl Lean seinen Start in der Fertigung und produzierenden Industrie hatte, wird es heute in allen Fachbereichen dort eingesetzt, wo man sich auf das Wesentliche konzentrieren möchte. Und es funktioniert sehr gut für Sourcing Prozesse, die stark IT-lasting sind, also digital. Lean folgt sieben Schlüsselprinzipien: „Nebenprodukte“ (=falsche Talente) zu reduzieren, die Qualität zu verbessern, Wissen zu teilen mit anderen, in einem Zustand der kontinuierlichen Verbesserung bleiben, schnellerer Durchlaufzeiten erreichen, zu Silos entfernen und eine Umgebung zu schaffen und zu erhalten, die mit Respekt arbeitet. Wenn Sie eine Suche haben, in der Sie ständig bei den falschen Kandidaten landen, dann sollten Sie sich auf ein  Lean Sourcing Projektmanagement besinnen – das Ziel ist hier genau diese Zeitverschwendung zu vermeiden und sich besser fokussieren zu können.

8. Lean Six Sigma

Diese Mischung aus Lean und Six Sigma konzentriert sich bezogen auf den „Kunden“ (also im Sourcing auf den Hiring Manager und das Talent) auf das Ziel, die Effizienz und Effektivität des Ablaufs zu verbessern. Es geht als hier um eine höhere Zufriedenheit der Fachbereiche/Hiring Manager und eine bessere Candidate Experience. Die Durchführung identifiziert und versteht, welche Bedürfnisse, Abläufe und Ziele die „Kunden“ haben und erstellt einen Wertstrom. Lean Six Sigma ist bestrebt, Prozesse zu verbessern, unnötigen „Nebenprodukte“ zu beseitigen und Fehler zu reduzieren. Lean Six Sigma als Sourcing Projektmanagement Methode ist eine ideale Vorgehensweise, um das Beziehungsmanagement, die Candidate Experience und gleichzeitig die Abläufe zu in Bezug auf Akzeptanz, Wohlfühlfaktor und Erfolg zu verbessern (zur Kosten-Aufwand-Optimierung).

9. Scrum

Scrum, benannt nach einer Spielformation im Rugby, ist Teil des agilen Frameworks und interaktiv. Mit „Scrum-Sessions“ oder „30-Tage-Sprints“ werden priorisierte Aufgaben festgelegt. Die Rolle des Scrum-Masters ist vergleichbar mit der des Projektmanagers – allerdings ist der ganze Ablauf in sich viel flexibler, die Team arbeiten stärker selbstbestimmend  und alles ist auf das Teaming fokussiert. Kleine Teams können zusammengestellt werden, um sich unabhängig auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren (Teilziele), und treffen sich dann mit dem Scrum Master, um den Fortschritt oder die Ergebnisse zu bewerten und zurückliegende Aufgaben neu zu priorisieren. Ein Ergebnis entsteht nicht nach Meilensteinen, sondern als sogenanntes Increment, also wird angesammelt. Scrum als Sourcing Projektmanagement Methode ist ausgezeichnet geeignet, um eine Talent Pipeline auf- und auszubauen, das heißt auch mehrere Projekte bzw. Stellenbesetzungen zu verbinden.

10. Kanban

Kanban konzentriert sich auf die kontinuierliche Zusammenarbeit und fördert ein Umfeld des kontinuierlichen Lernens und Verbesserns. Es werden visuelle Tafeln und Karten verwendet, um Teams dabei zu unterstützen, Aufgaben zu erkennen, die abgeschlossen, in Bearbeitung und ausstehend sind. Dies geht auch sehr gut mit Online-Tools wie Trello (das können Sie sogar in einer kostenlosen Version nützen). Die Kanban-Boards können also auch virtuell geführt und gepflegt werden. Alle Aktivitäten basieren auf der Fähigkeit, die täglichen Aufgaben zu visualisieren, die laufenden Arbeiten sorgfältig auszugleichen und den Rückstand zu verwalten. Wir bei Intercessio führen alle unsere Sourcing Projekte in Kanban durch (als überzeugte Zoholics arbeiten wir mit Zoho Projects, das den Vorteil hat, dass sie sogar in einem Projekt zwischen Kanban und Wasserfall wechseln können). Es ist eine ideale Sourcing Projektmanagement Methode, um alle Abläufe bezogen auf eine Stellenbesetzung zu fokussieren, die Prozesse stetig zu verbessern und im Sourcing-Team mit mehreren Sourcern an einem Projekt zu arbeiten.

11. Scrumban

Scrumban bietet normaler Weise Entwicklungsteams die besten Funktionen von Scrum und Kanban. Dies ist ins den Sourcing-Prozess und das Projektmanagement übertragbar – und gilt besonders für extrem komplexe, zeitkritische Projekte, an denen mehrere Sourcer arbeiten. Durch die Kombination des Pull-Systems von Kanban mit der Priorisierung des Auftragsbestands von Scrum und kurzen Zyklen können Teams nicht nur die Arbeit schnell und effektiv abschließen, sondern auch die Prozesse verbessern, indem sie Schwachstellen aufdecken. Indem sie die Vorteile beider Frameworks nutzen, reduzieren das Sourcing Teams letztendlich die Verschwendung, verkürzen die Vorbereitung für nachfolgende oder die laufenden Besetzungen sowie die Durchlaufzeit der Projekte und liefern qualitativ Ergebnisse: Eine Talent Pipeline mit den passenden Talenten. Wenn wir Talent Pipelines mit unseren Kunden zusammen durchführen, setzen wir häufig Scrumban ein, das es die Möglichkeit gibt, den Projektablauf flexibel zu steuern, aber gleichzeitig auch Flexibilität gibt, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen.

12. Event Chain Methode (ECM)

Als zusätzliche Option zur Critical-Path-Methode oder zur Critical-Chain-Methode konzentriert sich ECM auf das Erkennen, Analysieren und Verwalten potenzieller Risiken zu Beginn eines Projekts. Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit zu bestimmen, dass ein Risiko Realität wird, wann es eintrifft und welche Auswirkungen es auf das Projekt haben könnte. Es gibt sechs Hauptprinzipien, die das ECM leiten: Ermitteln einer Ereigniskette (Event Chain), des Zeitpunkts und des Status, der kritischer Ereignisse (Critical Events), Darstellen der Ereigniskette, Überwachen der Event Chain Methode und Quantifizieren der Auswirkungen. Perfekt ist diese Sourcing Projektmanagement Methode, wenn man neue Job Roles in das Recruiting und Sourcing integrieren soll und nicht weiß, ob es diese Qualifikationen in gewünschter Weise überhaupt am Markt gibt und wo diese Talente sich aufhalten könnten. In solchen Projekten weiß man manches mal nicht mal vorher, ob sie überhaupt zu besetzen sind – aber so kann man sich dem Ergebnis nachvollziehbar nähern und alle Probleme lösen.

Was sollten Sie in die Auswahl einer Sourcing Projektmanagement Methode einbeziehen?

Da die Unternehmen und Situationen unterschiedlich sind, auch die Menschen, die hier zusammen arbeiten, sind auch die einzubeziehenden Punkte sehr unterschiedlich. Hier sind nur einige der zahlreichen Faktoren aufgeführt, die bei der Bewertung von Methoden berücksichtigt werden sollten:

  • Organisatorische strategische Ziele und Grundwerte
  • Wichtige Wertschöpfungs-Faktoren des Projektes
  • Einschränkungen
  • Interessengruppen wie Hiring Manager und Talente (Candidate Personas)
  • Risiken
  • Projektgröße: High Volume oder Einzelbesetzung
  • Komplexität
  • Kosten bzw. Budget
  • Zeithorizont

Bewertungsprozess der Sourcing Projektmanagement Methoden

Sobald die Bewertungskriterien in die Entscheidung einbezogen wurden, müssen Sie einen Prozess entwickeln, um die besten Sourcing Projektmanagement Methoden-Optionen für Ihr spezifisches Projekt zu ermitteln. Dieser Prozess muss von Zeit zu Zeit überarbeitet und modifiziert werden, um mit den sich verändernden Anforderungen von Unternehmen und Stakeholdern Schritt zu halten. Hier sind einige allgemeine Schritte:

  1. Bestimmen Sie die Aufgaben, Aufgabenverteilung und Rollen, indem Sie die Hauptziele und -prioritäten des Projekts identifizieren und abwägen.
  2. Identifizieren Sie nach der Festlegung der Projekt- bzw. Aufgabenverantwortlichen, -anforderungen und -ziele alle Kriterien, auf die sich eine Methodik auswirkt, und umgekehrt.
  3. Identifizieren Sie alle verfügbaren / möglichen Methoden, die für das Projekt am relevantesten sind.
  4. Verbringen Sie Zeit damit, die einzelnen Sourcing Projektmanagement Methoden-Optionen in Bezug auf das Projekt zu vergleichen und gegenüberzustellen.
  5. Überlegen Sie, welche Methode die besten Ergebnisse liefert und das geringste Risiko birgt.
  6. Feedback erhalten und Rücksprachen.
  7. Dokumentieren Sie die Methodik und die Begründung.
  8. Implementieren Sie die Methodik.
  9. Überwachen und nach Bedarf ändern.

Wie finde ich die richtige Sourcing Projektmanagement Methodik?

In der Organisationsentwicklung sowie in Projekten gilt diese Liste relevanter Bewertungskriterien. Bei der Auswahl einer Methodik für das Sourcing Projektmanagement sollten dieselben Kriterien ebenfalls berücksichtigt werden. Diese können in interne und externe Kriterien mit jeweils relevanten Unterkategorien unterteilt werden. Obwohl die größten Risikofaktoren wahrscheinlich in die organisatorischen Fähigkeiten und die Bereitschaft fallen, können alle zuvor genannten Kriterien erhebliche Probleme verursachen, wenn sie eine wichtige Projektanforderung verletzen .

Fazit: Kehrtwende in der Sackgasse

Es ist unwahrscheinlich, dass dieselbe Methodik in allen Projekten in derselben Organisation angewendet wird

Es gibt nicht die eine passende Sourcing Projektmanagement Methode – und die DIY-Sourcing Vorgehensweise ist nicht grundsätzlich falsch. Sobald aber Probleme auftauchen, ist der DIY-Weg völlig ungeeignet zur Lösung, er akzeleriert nur das Chaos. Jeder Sourcer verharrt dann in einer Endlosschleife von Experimenten und treibt sich nur tiefer in den Treibsand dieser Versuche. Die US-Amerikaner haben hier einen Spruch: If you sit in a hole don’t dig!

Also ist die Lösung für Ihre Probleme in der Regel, die Anwendung eines klugen Sourcing Prozesses auf Basis einer Plans: Des Sourcing Projektmanagements. Unsere Empfehlung ist, dass jeder Sourcer, der sich auf den kommenden Fachkräftemangel vorbereiten will und jeder Sourcer, der heute schon Probleme hat, verschiedene Sourcing Projektmanagement Methoden zur Lösung beherrschen sollte.

Denn unsere langjährige Coaching- und Beratungserfahrungen zeigen, dass viele Sourcer, die diese Experimente- und Hacking-Sackgasse verlassen und zu einem Sourcing Projektmanagement und systematischer Arbeitsweise wechseln, ihre Probleme schnell, effizient und erfolgreich lösen. 

Happy Sourcing!

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