Sourcing-Automatisierung mit KI ist in aller Munde und alle hoffen, dass sie jetzt die Allzweck-Waffe ist. KI soll den Fachkräftemangel lösen, Talente automatisch erkennen und ansprechen und das alle nicht nur möglichst schnell, sondern möglichst billig: Jetzt kann jeder Recruiter mit Knopfdruck zum Sourcing-Hero werden. Das klingt alles so gut. Doch sind wir mal realistisch, zu gut um wirklich wahr zu sein. Und das ist es leider auch, weil die Realität sieht ganz anders aus. Gerade im Talent Sourcing droht eine sehr gefährliche Mischung aus Automatisierungsversprechen, rechtlichen Grauzonen und unrealistischen Erwartungen.

Zudem ist der Candidate Experience-Gedanke vor lauter Technik-Begeisterung und verzweifelter Suche nach Arbeitserleichterung überhaupt nicht mehr wichtig und besonderes die große Gruppe der vielen passive Kandidaten, die jetzt noch stärker Spam ausgesetzt sind, werden als “Kollateralschäden” in Kauf genommen. In diesem Blogartikel möchte ich die unbequeme Wahrheit zu KI im Sourcing zusammenfassen: Was als Hilfe gedacht ist, wird nun immer mehr zur Belastung – für Talente, für Recruiter, für Unternehmen und für das Vertrauen in unsere Branche (und damit unsere Zukunft). Und ich möchte auch die wahren und umfangreichen Chancen und Hilfen von verantwortungsvollem und nachhaltigem Einsatz von KI im Talent Sourcing hervorheben.

Was Sourcing-Automatisierung wirklich bedeutet und warum sie (noch) nicht hält, was sie verspricht

Sourcing-Automatisierung heißt nicht: Du findest sofort die besten Talente. Es heißt oft: Du erzeugst Masse statt Klasse. Und es bedeutet fast immer: Du entfernst Dich in Wahrheit vom Menschen, den Du gewinnen willst. Warum? Weil echte Talentgewinnung nicht standardisierbar ist. Sie basiert auf  “Menschenverstehen” und das ist  Beziehungsarbeit – mit Timing, Kontext, Respekt. Und all das kann KI nur simulieren, aber nicht (alleine) leisten.

Auf dem Papier klingt es perfekt:
Ein KI-gestütztes Tool durchsucht das Internet, erkennt passende Profile, analysiert Skills, erstellt einen personalisierten Nachrichtentext und verschickt diese automatisiert an Dutzende potenzielle Kandidaten. So spart man Zeit, Ressourcen und vermeidet menschliche Fehler. Klingt gut? Nur leider funktioniert es nicht so. Es fängt schon mit dene “passenden” Profilen an.

Der Blindflug – die Realität sieht anders aus:

In Wahrheit produzieren bis auf wenige Ausnahmen alle KI-Tools massive Mengen an generischem Output, irgendeinen wahrscheinlichen Durchschnitt. Besonders kritisch ist bei dieser Arbeitsweise, dass die Auswahlqualität nicht auf einem soliden technischen Training der KI basiert (Stichwort: “Eignungsdiagnostisches Wissen”), sondern nur auf dem Keyword-Matching der KI (die meistens nur LLMs sind). KI kann nur Worte erkennen, aber keinen Kontext. Und wenn diese faktisch per Zufall ausgewählten Talente dann auch von automatisierten Nachrichten heimgesucht werden, dann müssen sie diese als Cold Calls empfinden– nur eben im digitalen Raum.  Die Folge: steigende Ablehnung, sinkende Response-Rates und ein zunehmend schlechter Ruf für professionelles Recruiting.

Beispiel aus dem Ausland: Automatisierte LinkedIn-Nachrichten und der Backlash

In den USA, in Großbritannien und leider auch sehr stark in Osteuropa berichten die Tech-Recruiter-Kollegen vermehrt davon, dass hochqualifizierte Softwareentwickler täglich zwischen 15 und 50 automatisierte Ansprachen erhalten – oft mit identischem Aufbau:

„Hi John, I came across your impressive profile. I think you’d be a great fit for our innovative client in the San Francisco Bay Area…“

Kandidaten sind ja nicht dumm, sie erkennen alle die Automatisierung sofort – und ignorieren oder blockieren zunehmend sämtliche Recruiter. Einige posten sogar Screenshots dieser Nachrichten auf X oder Reddit – als Warnung an andere.

Die Automatisierung, die helfen sollte, zerstört genau das, was Recruiting ausmacht: Vertrauen und Beziehung.  Und noch schlimmer: Die meisten dieser Sourcing-Tools bestehen keinen Qualitätstest: Sie erkennen weder  Karriereverläufe, noch Lebensphasen oder persönliche Wechselbarrieren. Sie analysieren, was sie finden – und oft ist das nicht viel. Und addieren nicht selten zusätzlich auch Vorurteile.

Was viele bevorzugt sehen, ist die Antwort der Jobsuchenden (nicht vergessen: Die Wirtschaftslage ist gerade nicht rosig, also gibt’s gerade mehr davon) und nicht die Reaktion der Menschen, die gerade überhaupt nicht wechseln wollen – oder schlimmer: Die nach solchen Attacken in den nächsten Jahren ganz bewusst nicht mit Recruitern zusammenarbeiten wollen und auf Ansprachen reagieren.

Warum wollen alle gerade das Sourcing so dringend automatisieren?

Erst dachten viele in den Unternehmen, dass Sourcing nun die Allzweckwaffe für die Lösung des Fachkräftemangels sei (hier mehr im Blogartikel: Sourcing ist keine Allzweckwaffe und der Zweck heiligt nicht die Mittel) . Weil es nicht so geklappt hat, gilt Sourcing immer noch bei vielen als besonders aufwändig. Während Vorstellungsgespräche oder Auswahlprozesse als sichtbar und relevant wahrgenommen werden, wird das systematische Finden geeigneter Talente oft als mühsame Vorarbeit betrachtet.

Der Grund ist, das über 80% der Sourcer nur ein paar Stunden oder weniger in der Woche Zeit für das Sourcing Zeit haben. Es überrascht daher nicht, dass gerade dieser Teil des Recruiting-Prozesses zunehmend automatisiert werden soll.

Deshalb hoffen viele, durch den Einsatz von KI-gestützten Tools den Aufwand beim Identifizieren potenzieller Kandidaten zu reduzieren. Dabei entsteht oft der Eindruck, dass man Talente nur noch „finden“ müsse – und die Technik die restliche Arbeit übernimmt. Diese Annahme greift jedoch zu kurz.

Sourcing ist mehr als das Filtern öffentlich zugänglicher Informationen. Es geht um das Verstehen beruflicher Kontexte, um das Erkennen von Wechselmotiven und um ein Gespür für individuelle Passung – sowohl zur Aufgabe als auch zum Unternehmen. Genau diese Dimension fehlt bei vielen Ansätzen zur Sourcing-Automatisierung.

Technologie kann bei der Recherche unterstützen, aber sie ersetzt nicht das Verständnis für Menschen, Situationen und Marktbedingungen. Der Versuch, Sourcing vollständig zu automatisieren, führt daher oft zu einer gefährlichen Simplifizierung, die dem Anspruch professioneller Talentgewinnung nicht gerecht wird.

Das größte Problem der Sourcing-Automatisierung mit KI

Auch wenn viel es einfach nicht hören wollen:

Künstliche Intelligenz arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten. Sie erkennt Muster in Daten – also Zusammenhänge, die oft zutreffen. Aber eben nicht immer.

Ohne Qualitätskontrolle und direkter Steuerung sind die Ergebnisse von KI eher zufällig gut.

Im Sourcing kann das zu einem echten Problem werden. Denn die KI erkennt nicht, warum jemand etwas in seinem Profil stehen hat. Sie sieht nur, dass es da steht – und leitet daraus etwas ab, das logisch erscheint, aber nicht unbedingt richtig ist.

Und, was viele vergessen: KI halluziniert auch dazu, und zwar nicht gerade selten, es verändert Zahlen, erfindet Stationen oder lügt einfach (hier mehr) . Richtig heftig ist, wenn es bösartig wird, so gerade in Norwegen passiert, wo ein harmloser Bürger plötzlich durch ChatGPT (in der Suche aufgetaucht und zwar nicht nur einmal) zum Doppelmörder wurde (hier mehr).

Ein einfaches Beispiel: Wenn jemand „Java“ im Profil stehen hat und „Software Engineer“ heißt, geht die KI oft davon aus, dass diese Person für Backend-Entwicklung geeignet ist. Vielleicht stimmt das. Vielleicht aber auch nicht. Vielleicht war Java nur ein Kurs vor Jahren oder ein kleiner Teil eines Projekts. Die KI erkennt das nicht – sie rechnet nur Wahrscheinlichkeiten. Und wertet meist auch nicht den Kontext – zum Beispiel, was noch so auf dem Profil steht.

Und so entstehen Treffer, die auf den ersten Blick gut aussehen – aber im Gespräch dann nicht passen. Es wirkt dann so, als hätte man das „richtige“ Profil gefunden. Aber es war nur das am wahrscheinlichsten passende, nicht das tatsächlich passende. Solche Fehler passieren häufiger, als viele glauben – und sie sorgen dafür, dass automatisiertes Sourcing oft mehr Zeit kostet, als es spart. Vor allem dann, wenn die Tools ungeprüft eingesetzt werden.

Der Tool-Dschungel der Sourcing-Automatisierung – legal oder nicht?

Es gibt inzwischen unzählige Tools, die versprechen, das Sourcing mit KI zu automatisieren. Viele behaupten, sie seien datensicher, DSGVO-konform oder sogar „vollständig legal“. Aber genau das ist oft nicht der Fall (Achtung: Es gibt tatsächlich sehr coole  und legale KI-Sourcing Tools, die Unternehmen haben hundert-tausende Dollar bzw. Euro in ihre Entwicklung gesteckt wie z.B. Linkedin, Textkernel, Workday usw. – ich schreibe dazu demnächst einen ausführlichen Artikel.)

Sobald ein 0815-KI-Sourcing Tool selbstständig Profile bewertet, Kandidat:innen auswählt oder Nachrichten verschickt, wird es rechtlich heikel. Denn laut dem neuen EU AI Act gelten solche Systeme als sogenannte „Hochrisiko-Anwendungen“.

Was heißt das konkret?
Der EU AI Act ist ein neues Gesetz der Europäischen Union, das den Einsatz von Künstlicher Intelligenz regelt. Es unterscheidet verschiedene Risikoklassen – je nachdem, wie stark eine KI in menschliche Entscheidungen eingreift. Tools, die im Recruiting eigenständig Vorschläge machen, Bewerber priorisieren oder automatisiert mit ihnen kommunizieren, gehören zur Hochrisiko-Kategorie – und unterliegen daher strengen Regeln.
→ Hier geht’s zur offiziellen Zusammenfassung der EU-Kommission (englisch)

Solche Systeme dürfen nicht einfach ohne Aufsicht eingesetzt werden – und schon gar nicht, wenn Unternehmen darauf basierend Entscheidungen treffen, etwa bei der Auswahl von Talenten. Trotzdem verlassen sich viele auf die Aussagen der Anbieter. Vor allem bei Browser-Plugins, Scraping-Diensten oder Ansprachesystemen ist oft nicht klar, was im Hintergrund wirklich passiert. Und das kann unangenehme Folgen haben – rechtlich und reputativ.

Denn sobald automatisierte Tools anfangen, Menschen zu sortieren oder anzusprechen, reicht Technik allein nicht mehr aus. Dann braucht es Verantwortungsbewusstsein – und den Menschen im Zentrum.

Worauf Du bei KI in der Sourcing-Automatisierung achten musst

Bevor Du ein KI-Tool fürs Sourcing einsetzt, solltest Du diese fünf Fragen stellen – und ehrlich beantworten:

1. Trifft das Tool eigenständig Auswahl- oder Matching-Entscheidungen?
   Wählt es Kandidaten aus, bewertet oder sortiert sie, ohne dass Du den Prozess nachvollziehen kannst?

2. Gibt es eine menschliche Kontrolle?
   Oder wird automatisch angesprochen, was das System vorschlägt – ohne Einordnung, Timing oder Kontext?

3. Ist klar, welche Daten verwendet und gespeichert werden?
   Und wo – in welcher Cloud, in welchem Land, mit welcher Absicherung?

4. Kannst Du die Entscheidungen der KI erklären – auch Dritten gegenüber?
   Stichwort: Transparenzpflicht und Rechenschaft – nicht nur gegenüber Datenschutzbehörden, sondern auch den Betroffenen selbst.

5. Wie wird mit personenbezogenen Daten umgegangen und entspricht das den gültigen regulatorischen Vorgaben?
   Gibt es eine saubere DSGVO-konforme Einbindung inkl. Nachweis

Die praktische Lösung: Sourcing-Automatisierung im Tandem-Sourcing: Was wirklich funktioniert – und warum

Wir haben in den letzten zwei Jahren unzählige KI-Tools für die Personalgewinnung und damit auch dem Sourcing getestet. Manche waren beeindruckend in der Oberfläche, viele enttäuschend in der Tiefe. Das Fazit ist klar: Es kommt nicht in erster Linie auf das Tool an. Entscheidend ist, ob der dahinterliegende Sourcing-Prozess überhaupt KI-ready ist.

Das beginnt schon bei vermeintlich einfachen Anwendungen. Wer etwa ChatGPT nutzt, um Ansprachetexte zu schreiben, wird schnell feststellen: Die Qualität ist durchschnittlich. Warum? Weil ChatGPT oder Claude oder Copilot auf Durchschnitt trainiert wurde – und genau das liefert es, wenn Du es nicht gezielt steuerst.

Die erste Lösung ist klar: Briefe und PERSONALISIERE DEINE KI auf Deinen Stil, Deine Funktionen und Deinen Kontext. Du musst nicht sofort Assistenten bauen oder automatisieren, das geht zum Beispiel mit speziellen Style-Sheets oder Funktions-Sheets.

Das eigentliche Problem liegt also nicht im KI-Tool, sondern im Umgang damit. Weil nachhaltige KI-Integration braucht viel mehr, als nur die Bereitschaft, ein Tool (kennen)zulernen.

Sie braucht ein Verständnis für Abläufe, Entscheidungslogiken, Timing und die Rolle von Mensch und Maschine. Es reicht nicht, Tools zu testen. Es braucht das smarte Schnittstellenmanagement (um nicht hinterher alles korrigieren zu müssen) und damit ein Prozess- und Operating System, in das die KI-Tools eingebettet werden können. (Und dann klappt das auch nahtlos mit der Automatisierung).

Genau hier setzt unser Tandem-Sourcing-Ansatz an.

Wir helfen Dir, Deinen Team und Deinem Unternehmen integrieren KI nicht als Lösung, sondern als Werkzeug in einen fundierten Personalgewinnungs-Prozesse und natürlich auch ins Sourcing zu implementieren. Wir prüfen, wo sie hilft – und wo sie Grenzen  – für Dich und natürlich auch Dein Budget – hat.

Denn KI-Tools sind besonders, wenn es um die Automatisierung geht oft weder einfach noch immer kostengünstig. Und wir zeigen Dir, wie Du sie nicht nur nutzt, sondern mit KI-Tools arbeitest und mit ihnen Stellen besetzt, im Einklang mit Deinem Stil, dem Stil Deines Unternehmens, Deinen Prozessen und Deinem Anspruch.

Deine 7 Vorteile mit unserem Tandem Sourcing-Service: Aus der Praxis für die Praxis

1. Du arbeitest mit echten Prozessen, nicht mit Theorie.
   Im Tandem setzen wir dort an, wo Du gerade stehst – und bringen Struktur in Sourcing-Prozesse, bevor Tools eingesetzt werden. So vermeidest Du blinde Automatisierung.

2. Du verstehst, wie KI sinnvoll eingebunden wird.
   Statt einzelne Tools auszuprobieren, lernst Du, wo und wie KI im Prozess wirklich unterstützen kann – ohne Kontrolle oder Qualität zu verlieren.

3. Du entwickelst Deinen eigenen Stil mit KI – nicht den von anderen.
   Wir arbeiten mit Dir an Prompting, Sprache und Ansprache, die zu Dir passt – nicht an generischen GPT-Vorlagen, die überall gleich klingen.

4. Du bleibst rechtlich auf der sicheren Seite.
   Da Tandem Sourcing als Coaching stattfindet, kannst Du mit uns gemeinsam Tools, Suchen und sogar Kandidatenlisten durchgehen – ohne rechtliche Risiken.

5. Du gewinnst an Sicherheit im Umgang mit KI.
   Wir begleiten Dich im laufenden Projekt, nicht in einem geschlossenen Trainingsraum. Das heißt: Du lernst durch Anwendung – nicht durch Theorie.

6. Du sparst Zeit an den richtigen Stellen.
   Durch den Einsatz von Copilot, GPT und Automatisierung genau dort, wo es Sinn ergibt, entsteht echte Effizienz – nicht nur Tempo ohne Richtung.

7. Du bleibst unabhängig und entwickelst eigene Kompetenzen.
   Tandem Sourcing ist keine Auslagerung, sondern eine Partnerschaft. Am Ende weißt Du, wie Du auch ohne externe Hilfe sicher und souverän sourcen kannst.

Fazit: Sourcing-Automatisierung ist kein Selbstzweck, sondern eine Frage der Haltung

Die Idee, Sourcing mit KI zu automatisieren, ist verständlich: Wer viel sucht, will entlastet werden. Und wir sind alle gerade unter Druck, schnell Ergebnisse wären schön, da sucht man nach Abkürzungen. Doch die Erfahrung zeigt: Die vermeintlich schnellen Wege führen selten zum Ziel. Die Chinesen sagen sogar: Wenn Du es eilig hast, mache lieber einen Umweg.

KI kann zuerst einmal dabei helfen, die richtigen Fragen schneller zu stellen, dann die Muster zu erkennen oder Texte mit Tiefe und Wertschätzung zu generieren. Den Prozess das Denkens müssen schon noch wir Menschen übernehmen und der KI Struktur vorgeben und sie unter Kontrolle halten. Dabei ist unser Mindset entscheidend: Wir müssen festlegen ob wir Haltung und Qualität über das Tempo stellen.

Unser Tandem Sourcing hilft Dir die KI-Integration und -Transformation auf einfache und pragmatische Weise fehlerfrei umzusetzen:

So dass Du nicht mehr einfach nur hier und da KI-Tools nutzt, sondern Dich von KI als Assistenzsystem unterstützen lässt. Wir laden Dich ein, es anders zu machen – fundierter, rechtssicher und näher an den Menschen, die wir gewinnen wollen.

Happy AI-Using!