Die Stellenbeschreibung gilt seit langem als grundlegendes Personalinstrument. Sie schafft vor allem Transparenz über Aufgaben, Pflichten und Verantwortungsbereiche, auf die sich Mitarbeiter und Führungskräfte beziehen können, wenn sie Klarheit über den Umfang einer Aufgabesuchen. Doch im dynamischen Recruiting-Umfeld von heute können traditionelle Job Descriptions (englisch: Stellenbeschreibung) ihren Nutzen überlebt haben. Alternativen wie die kompetenzbasierte Stellenbeschreibung bewegen sich weg vom „Was“ in einer Aufgabe hin zum „Wie“ Dinge gemacht werden. Diese beiden Vorgehensweisen möchten wir in diesem Blogpost vergleichen und eine Übersicht geben.

Der klassische Ansatz einer Stellenbeschreibung

Die klassische Stellenbeschreibung listet die Aufgaben, die Ausbildungsanforderungen, das Erfahrungsniveau und die technischen Fähigkeiten auf, die ein Kandidat für eine bestimmte Stelle möglicherweise benötigt. Mit anderen Worten, es ist eine Beschreibung der Aufgaben des Jobs und eine Liste der Fähigkeiten.

Während die Besonderheiten und damit der genaue Inhalt von Job zu Job variieren, folgt die Struktur einer klassische Jobbeschreibungen in der Regel einem Format:

  1. Jobinformationen: Bestehend aus Name des Arbeitgebers, Standort und der offiziellen Berufsbezeichnung.
  2. Stellenumfang: Informationen zu den Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Stelle, einschließlich Aufsichtspflichten.
  3. Job-Übersicht bzw. -Zusammenfassung: Ein paar prägnante Sätze, die den Hauptzweck des Jobs zusammenfassen.
  4. Aufgabenübersicht: Eine Liste der Hauptverantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem Job sowie der Ziele und Endergebnisse, die erreicht werden sollen.
  5. Qualifikationen und Erfahrung: Eine Liste der erforderlichen Ausbildung, Erfahrung, Zertifizierung und Ausbildungen des Mitarbeiters, der die Arbeit ausführt.

Das zentrale Problem der klassischen Stellenbeschreibung: Candidate Experience

Während eine traditionelle Stellenbeschreibung Recruitern beim Screening von Bewerbungen hilft und den Umfang einer Job Role (englischer Fachbegriff für Aufgabe) klarer macht, ist sie insgesamt eher ein One-Size-Fits-All-Ansatz und wird ausschließlich aus der Sicht des Arbeitgebers verfasst. Der Hauptkritikpunkt ist, dass es darum geht, den perfekten „Fit“ für die Stelle zu finden – den einen Kandidaten, der die idealen Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringt, die der Arbeitgeber für notwendig hält, um im Job erfolgreich zu sein.

Bewerber erkennen diesen Ansatz zwar oft noch an und akzeptieren diese Vorgehensweise, besonders funktioniert er für Einstiegsjobs. Aber passive Kandidaten und Führungskräfte erkennen schnell: Das ist nicht Augenhöhe und nimmt keine Rücksicht auf die individuellen Kompetenzen und Wünsche relevanter Experten, Fachkräfte und damit der modernen Kandidaten. Diese sind selbstbewußt, wollen sich einbringen und nicht nur “Anforderungen erfüllen”. Die klassische Stellenbeschreibung ist eine schlechte Grundlage für das Talent Acquisition oder Active Sourcing, in dem man auch semi-aktive oder passive Kandidaten gewinnt.

Der Kompetenzansatz einer modernen Stellenbeschreibung

Der Kompetenzansatz betrachtet die Zusammenarbeit und davor auch schon das Recruiting aus der entgegengesetzten Richtung: Aus der Perspektive des Kandidaten und späteren Mitarbeiters und nicht aus der des Arbeitgebers. Anstatt also einen Kandidaten zu finden, der in die spezifische Aufgabenliste passt, ist das Ziel, dass

Sie talentierte Leute rekrutieren und einstellen, die bestimmte Kernkompetenzen aufweisen, unabhängig davon, ob sie in der Vergangenheit genau die gleichen Aufgaben erfüllt haben.

Es betont, wozu die Mitarbeiter fähig sein müssen, anstatt eine Liste von Aufgaben, die sie erfüllen müssen. Der Kompetenzansatz geht weg vom Bauchgefühl hin zu mehr Fairness und einem klaren Systematik und damit Übersichtlichkeit und Planbarkeit (hier mehr, was passiert, wenn Sie nu aus dem Bauchgefühl recruitieren).

Wie sieht die kompetenzbasierte Stellenbeschreibung aus?

Das Grundformat für eine kompetenzbasierte Stellenbeschreibung kann alle Informationen enthalten, die normalerweise in einer herkömmlichen Stellenbeschreibung enthalten sind. Es werden jedoch auch Mindestkompetenzen abgedeckt, die aus den Kenntnissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen bestehen, die bei einem Mitarbeiter, der der Organisation beitritt, bevorzugt werden.

Eine kompetenzbasierte Analyse kann aus mehreren Schichten bestehen. Sie verfügen beispielsweise über Kompetenzen auf Stellenebene, Kompetenzen, die alle Stellen in derselben Abteilung teilen können, wie z. B. Verhandlungen oder Kundenservice, oder organisationsweite Kompetenzen wie die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung.

Basis der modernen Stellenbeschreibung sind Kompetenz-Modelle 

Damit diese “Kompetenzen” nicht aus dem Bauchgefühl entstehen oder gar auf diese Weise bewertet werden ( was das System ad absurdum führen würde) empfehlen Experten ein Kompetenzmodell zu erstellen. Die Personaldiagnostik, die Personalentwicklung und überhaupt aus der Lerntheorie gibt es eine große Zahl verschiedener Kompetenz-Modelle in der Theorie (hier in Wikipedia mehr dazu)

Dabei gibt es unterschiedliche Formen von Kompetenzmodellen: Generalisierte Kompetenzmodelle, das für ein gesamtes Unternehmen gelten (wie z.B. Unternehmensleitbilder oder Führungsvisionen). Oder spezialisierte Kompetenzmodelle, die sich auf allgemeine oder konkrete Kompetenzen für eine Stelle (Job Role) oder ein Beruf beziehen.

In jedem Fall haben Kompetenzmodelle unterschiedliche Abstufungen. Eine praktische und einfache Form einer Planung eines Kompetenzmodells ist bereits eine Dreiteilung durch einen “Mini-Karrierepfad” z.B. in verschiedenen Stufen wie in den nachfolgenden Beispielen exemplarisch durchgespielt:

Kompetenz  Junior-Level Normal / Mittlere Stufe Senior Level
Controlling 1-3 Jahre Berufserfahrung 3-5 Jahre Berufserfahrung 5-8 Jahre Berufserfahrung
Unternehmens-Bilanzierung Hat schon bei einer Bilanzierung eines Unternehmens mitgeholfen. Hat bereits eine Unternehmensbilanzierung selbst geleitet und abgeschlossen. Ist geprüfter Bilanzbuchhalter* und hat viele verschiedene Unternehmensbilanzierungen selbst durchgeführt
Active Sourcing Ist Werkstudent und unterstützt in der Durchführung von Suchen. Ist erfahrener Sourcer, der selbst schon viele Projekte durchgeführt und Stellen mit Active Sourcing besetzt hat. Kann ca. 4-5 Projekt parallel managen. Ist Sourcing Profi, der bis zu 12 auch schwere Projekte gleichzeitig schnell, gezielt und professionell durchführt und erfolgreich besetzt.
SAP Beratung Als Junior-Berater* begleitet der Stelleninhaber* die Projekte und übernimmt Teilverantwortung sowie unterstützt den Projektverantwortlichen Berater*. Als Projektleiter und erfahrener SAP-Berater betreut und leitet der Stelleninhaber* das Projekt eigenverantwortlich und berichtet an den Senior Berater*. Der Senior Berater* leitet die Projekt und führt die Projektmitarbeiter*, betreut den Fachbereich bzw. Kunden und verhandelt Upsells und Projekterweiterungen.

Fähigkeiten versus Kompetenzen: Was ist der Unterschied?

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht, was der Unterschied zwischen Fähigkeiten (Skills) und Kompetenzen ist, da die Begriffe alle gleich klingen – und oft gleich einsetzt werden. Dabei bedeuten sie ganz unterschiedliche Dinge.

Fähigkeiten (Skills)

beziehen sich im Allgemeinen auf die spezifischen Fähigkeiten, die eine Person erlernt hat, um die Arbeit gut zu erledigen. Beispiele sind

  • Kenntnisse der Programmiersprache C++
  • Benchmarking-Erfahrung im Projektmanagement,
  • Einsatz von Suchmaschinenoptimierungstools im Active Sourcing,
  • Erfahrung im Umgang mit der marktführenden Logistikmanagement-Software wie SAP
  • Microsoft Office-Zertifizierungen usw.

Die Besonderheiten variieren je nach Job. Aber die Idee besteht darin, das Qualifikationsniveau eines Kandidaten anhand seiner spezifischen Qualifikationen und Berufserfahrungen zu quantifizieren.

Kompetenzen

hingegen sind die breiteren Verhaltensweisen und Kenntnisse der Person, die ihnen helfen können, in der Aufgabe erfolgreich zu sein und in der Organisation aufzusteigen. Sie werden oft in drei Kategorien unterteilt: Verhaltenskompetenz (auch als Soft Skills bekannt), technische Kompetenz (gern als Hard Skills bezeichnet) und Führungskompetenz. Hier sind einige Beispiele:

  • Verhaltenskompetenz: Anpassungsfähigkeit, Kundenorientierung, Geschäftsbewusstsein, Liebe zum Detail, emotionale Intelligenz, Einfallsreichtum, Problemlösung, strategische Planung
  • Technische Kompetenz: Account Management, Preiskonzepte, Global Sourcing, Verhandlung, IT-Support-Troubleshooting – diese Kompetenzen sind sehr rollenspezifisch
  • Führungskompetenz: Andere inspirieren, Veränderungen anleiten, Innovationen fördern, Nachwuchskräfte fördern, Integrität vorleben.

Gern wird auch gerade in diesem Zusammenhang, wenn Kandidaten oder Mitarbeiter ein oder alle geforderten Kompetenzen besitzen von Talenten gesprochen. Hier eine Ausführung dazu, dass Talent Management Kompetenzmanagement ist

Wie bewertet man Kompetenz in einer Stellenbeschreibung?

Anders als bei Skills gibt es keinen Berechtigungsnachweis oder ein Zertifikat, um eine einzelne Kompetenz nachzuweisen. Die einzige Möglichkeit, diese Kompetenz und damit Zusammenfassung von Fähigkeiten (Skills, Erfahrung und Können) zu quantifizieren und zu messen, ist die Beobachtung. Hier geht es darum, die richtigen Fragen zu stellen, um die passenden Antworten zu erhalten:

  • Was hat diese Person in dieser oder einer früheren Rolle erreicht?
  • Welche Verhaltensweisen wurden beobachtet?
  • Wie hat diese Person einen positiven Beitrag geleistet?

Erfolg der modernen Stellenbeschreibung durch Analyse

Eine kompetenzbasierte Analyse arbeitet auf der Grundlage, dass vergangenes Verhalten die zukünftige Leistung vorhersagt. Innerhalb dieses Systems liegt es beim Bewerber, zu zeigen, wie die Ausübung der Kompetenz im Vergleich zu einer Art von Ergebnis- oder Leistungsindikator aussieht.

Wenn Sie beispielsweise als Kandidat erklären können, wie Sie Ihre strategischen Planungsfähigkeiten (die Kompetenz) eingesetzt haben, um die Kostenbasis der Abteilung um 20 Prozent zu senken (ein quantifizierbares Ergebnis), dann haben Sie klar definiert, wie Ihre Kompetenz einem Unternehmen zugute kommen kann.

Die klassische Stellenbeschreibung und der Fachkräftemangel

Typisch im Fachkräftemangel ist, dass die meisten Arbeitgebern Schwierigkeiten, haben  Fachkräfte mit speziellen Kompetenzen zu finden. Fragt man dann nach, ob sie ihre Stellenbeschreibungen für diese Kompetenzen angepasst haben und auch das Auswahlverfahren, bekommt man nur zu oft zur Antwort, dass immer noch die klassischen Stellenbeschreibungen und Recruitingprozesse durchgeführt werden. Besonders hart ist es im Fall der spezialisierte Positionen in der IT und im Vertrieb, die ein hohes Maß an technischen Fähigkeiten und auch Kompetenzen erfordern.

Vorteile der kompetenzbasierten Stellenbeschreibung

Vor diesem Hintergrund ist es leicht zu erkennen, dass die Einstellung nach einer “Check-the-Box”-Pflichtliste mit der klassischen Stellenbeschreibung für Unternehmen zu hemmend ist. Wenn es an Talenten mangelt, ist es viel besser, jemanden einzustellen, der über ein breites Spektrum an flexiblen Kompetenzen verfügt, die auf eine Reihe von Stellen übertragen werden können. Oder wenn man nach jemanden sucht, der sich für diese nächste Position vorbereitet hat.

Arbeitgeber können Mitarbeiter für bestimmte technische Fähigkeiten ausbilden, aber oft ist das schon ein großes Problem, da der “fertige Mitarbeiter” gesucht wird. Dazu kommt, dass es ist wirklich schwierig ist, Kompetenzen wie Problemlösung oder strategisches Denken zu vermitteln. Diese Kompetenzen können jedoch von jedem im gesamten Unternehmen benötigt werden, wenn das Unternehmen seinen strategischen Zweck und seine Mission erreichen soll.

Fazit

Der Arbeitsmarkt mag in der Welt nach der Pandemie zwar weiter unberechenbar sein, aber es gelten mit Sicherheit in Sachen Kompetenz die gleichen Probleme. In einem volatilen Markt suchen Arbeitgeber nach Menschen mit ganzheitlichen Fähigkeiten, die überall dort eingesetzt werden können, wo sie gebraucht werden, um bei allen möglichen Projekten erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Für Mitarbeiter bedeutet der Nachweis Ihrer Kompetenz, dass Sie mehr Möglichkeiten haben, sich innerhalb einer Position zu entfalten und zu wachsen oder in eine andere Aufgabe zu wechseln, wenn Ihre Talente dort benötigt werden. Je weiter Sie die Kompetenzmodelle fassen und von einer engen Job-Pflichtliste entfernen, gibt es viel mehr Raum für persönliches Wachstum und Aufwärtsbewegung der Mitarbeiter.

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