Die Umstellung und der Wechsel auf LinkedIn fällt vielen Recruitern und Sourcer schwer – sind doch die LinkedIn-Richtlinien und -Regeln so anderes als in XING, Facebook oder Instagram. Aber in der heutigen digitalen Arbeitswelt ist LinkedIn ein unverzichtbares Werkzeug für Recruiter und Talent Sourcer geworden. Doch während LinkedIn zahlreichen Möglichkeiten zur Personalgewinnung und zum Netzwerken bietet, sind die Regeln und LinkedIn-Richtlinien sehr streng. LinkedIn sorgt über hochentwickelte Algorithmen für die Kontrolle und die Einhaltung, um sicherzustellen, dass die Plattform ein professionelles Umfeld in ihrem Sinne bleibt. In diesem Blogartikel beleuchten wir die wichtigsten Richtlinien und geben eine erste Übersicht der Verbote, die Recruiter und Talent Sourcer beachten sollten, um auf LinkedIn erfolgreich und regelkonform zu agieren.

Die LinkedIn-Richtlinien sind umfassend – und spezialisiert pro Service.

Wer einen Account bei LinkedIn eröffnet, der stimmt den Nutzervereinbarungen und ihren Ausführungsbestimmungen zu. Die Ausführungsbestimmungen sind dann auf den LinkedIn-Help-Seiten zu lesen. Analog ist funktioniert das mit allen Linkedin Services und Produkten: Man stimmt bei der Buchung den jeweiligen Regeln zu, die aber in ihrer Ausführung meist in den LinkedIn Help-Seiten angepasst werden. Zum Beispiel wenn man eine Anzeige erstellt oder eine Unternehmenspage gelten jeweils weitere Linkedin-Richtlinien und dann die Ausführungsbestimmungen.

Nachfolgend die Nutzungsbedingungen:

1. Vereinbarung für LinkedIn Ads
2. Anzeigenvorgaben
3. API-Nutzungsbedingungen
4. Leitsätze zur Verwendung von Markenkennzeichen
5. Copyright-Richtlinie
6. Richtlinie zu inaktiven Gruppen
7. Richtlinien für Stellenanzeigen 
8. Bedingungen für Unternehmensseiten
9. Plugin-Nutzungsbedingungen
10. Datenschutzrichtlinie
11. Nutzervereinbarung
12. Talent Solutions – Datenschutzregelung
13. Regeln für LinkedIn Gruppen
14. Kalifornischer Datenschutz – Infos

 WICHTIG: 
Bucht ein Unternehmen den jeweiligen Service wie z.B. die Talent Solutions, dann muss dieses Unternehmen auch dafür sorgen, dass seine Mitarbeiter die LinkedIn-Richtlinien einhalten.  Halten die Mitarbeiter sich nicht daran, dann behält sich LinkedIn vor, beide zu bestrafen, was besonders bei den hochpreisigen Tools ein Unternehmen schwer treffen kann, wenn diese für eine längere Zeit eingeschränkt, nicht nutzbar gemacht werden oder gar gesperrt werden.

Wichtiger als die LinkedIn Richtlinien: Die Ausführungsbestimmungen

Mit den Regeln ist es nicht getan – wichtig sind in LinkedIn die Ausführungsbestimmungen. Diese sind die genauen Anwendung der Richtlinien. Sie sind wichtig, weil ehrlich gesagt, die Regeln kaum zu verstehen sind (und keiner wirklich genauer liest). Sie sehen in LinkedIn unter    LINKEDIN HELP 

Deshalb lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen die Websites der benutzen Tools auf    LINKEDIN HELP   zu besuchen. Es gibt zwar keine Informationen zu den Updates, aber dort wird zumindest nach einem Update immer das Datum des Updates hinterlegt.

 WICHTIG: 
Wir haben herausgefunden, dass das Beste ist, um die Ausführungsbestimmungen zu finden, nicht unbedingt die Suche von LinkedIn selbst, sondern die jeweiligen Linkedin-Regeln zu googlen. Dort tauchen sie meist sogar mit Datum auf der ersten Seite auf, während man sich in LinkedIn Help nur den Kopf zerbrechen muss, nach welchen Keywords man noch suchen muss.

Wie überprüft die Plattform die Einhaltung ihrer  LinkedIn Richtlinien?

LinkedIn nimmt die Einhaltung seiner Richtlinien sehr ernst und setzt eine Vielzahl von Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass die Plattform ein Umfeld bleibt, das ihren Vorstellungen eines Miteinanders entspricht. Dazu passen sie auch immer wieder die LinkedIn-Richtlinien und ihre Ausführungen an – aber veröffentlichen das nicht. Deshalb muss jeder selbst dafür sorgen, dass er “complient” bleibt und die Regeln einhält.

Konkret überprüft LinkedIn die Einhaltung durch “automatisierte Systeme”, also spezielle Algorithmen, die automatisch verwarnen, einschränken, bestrafen oder sperren. Dazu scannen diese automatisierte Algorithmen kontinuierlich die Plattform nach “verdächtigen Aktivitäten”, wie z.B. das massenhafte Versenden von Einladungen oder Nachrichten wie es vor allem Automatisierungstool wie Bots und Scraping-Tools durchführen.

Darüber hinaus bietet LinkedIn seinen Nutzern die Möglichkeit, Verstöße zu melden. In den Fällen von Meldungen, Beschwerden oder Sonderfällen erfolgen manuelle Überprüfungen durch das LinkedIn-Team, das entsprechende Maßnahmen ergreift, einschließlich der Sperrung von Konten, die gegen die Richtlinien verstoßen.

Verdächtige Accounts werden in der Regel vor einer Maßnahme unter Beobachtung gestellt, wobei dennoch bei besonders schweren Fällen, die Algorithmen sofortige Maßnahmen ergreifen.

 WICHTIG: 
Es gibt bekannte Warnzeichen, dass man unter Beobachtung gestellt wurde wie z.B. man wird ausgeloggt und muss sich wieder einloggen.

Eine Übersicht der LinkedIn-Richtlinien mit Umsetzungstipps

Hier ist eine Übersicht der LinkedIn-Regeln und -Richtlinien, die besonders alle Recruiter und Sourcer einhalten sollten:

1. Professional Community Policies

LinkedIn hat klare Richtlinien, um ein professionelles und respektvolles Miteinander zu gewährleisten. Verstöße können zu Kontoeinschränkungen oder kompletten Sperrungen führen. Wichtige Punkte umfassen:

• Inhaltsverstöße: Vermeide das Posten unangemessener, beleidigender oder spamartiger Inhalte – dies gilt auch für Kommentare.
• Profilverstöße: Stelle sicher, dass Dein Profil genau ist und keine andere Person imitiert. Oder Unwahrheiten verbreitet oder andere beleidigt.
• Identitätsverstöße: Verwende immer Deinen echten Namen (“Klarnamen Policy“). Du darfst nur ein einziges persönliches Profil​​ führen. (Fakeprofile werden sehr scharf geahndet, hier gibt es für beide Profile nicht nur Beschränkungen, sondern meist Sperren).

2. Datenschutz und Datensicherheit

Entgegen der falschen Behauptung, dass LinkedIn Profil-Daten oder Posts öffentlich sind, sind sie es nicht. Die User haben einen Vertrag mit LinkedIn und damit gelten die Nutzungsbestimmungen von LinkedIn. Und LinkedIn nimmt den Datenschutz seiner Nutzer sehr ernst. Auch alle Recruiter und Sourcer müssen die Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO in Europa und den CCPA in Kalifornien einhalten:

• Einwilligung: Bevor Du personenbezogene Daten sammelst, verwendest, downloadest oder gar extern speicherst braucht Du für diese Handlung die Zustimmung der einzelnen Personen. Alles andere sind Verstöße und können jederzeit geahndet werden.
• Datenverarbeitung: Recruiter und Sourcer können zwar ein Pdf-Profil der User erstellen, aber es ohne Erlaubnis der Person extern zu speichern oder zu fällt unter Punkt 2.1.: Einwilligung.
• Sonderregelung ATS: Es gibt die technische Möglichkeit, dass sich Kandidaten in Ihrem Bewerbermanagement-Tool/ ATS mit dem LinkedIn Profil  (BMS-Connect – hier mehr) bewerben können. Dazu müssen Sie erstens einen Recruiter Account buchen und zweitens eine dazu auch das Recruiter System Connect (RSC- hier mehr) beantragen oder dieses ist bereits in Ihrem ATS durch eine Vereinbarung mit LinkedIn hinterlegt.
• Sonderregelung CMS: CRM Connect wurde Anfang 2024 eingeführt und synchronisiert Daten aus Deinem CRM/ATS und LinkedIn Recruiter, um Deinen Einstellungsprozess zu optimieren. Es ist ohne zusätzliche Kosten in der Recruiter-Lizenz enthalten, wenn Du ein CRM/ATS Tool nutzet, dass die Zulassung zu CRM durch LinkedIn erhalten hat. (mehr hier)

3. Nutzung von kostenpflichtigen Tools

LinkedIn bietet verschiedene kostenpflichtige Tools wie LinkedIn Recruiter und Sales Navigator, die spezifische Richtlinien haben:

• Ordnungsgemäße Nutzung:
  Verwende diese Tools ausschließlich für die dafür vorgesehenen beruflichen Zwecke und gemäß den Nutzungsbedingungen von LinkedIn – falls Du die Bedingungen nicht kennst, solltest Du sie unbedingt lesen (hier mehr für den Recruiter
• Kontofreigabe:
  Teile Deine Zugriffsdaten für Deine Linkedin Accounts mit niemandem anderen. Jeder Benutzer muss eine eigene Lizenz haben – wenn Du Dich von einem neuen Gerät zum ersten Mal einloggst, sorge dafür, dass Du bei allen anderen ausgeloggt bist.
• Datenexport:
  Beachten die Datenexport vor allem die lokalen Datenschutzrichtlinien und achte die Persönlichkeitsrechte der User (Punkt 2.1.) – wenn Du Pdf erstellst, dann darfst Du diese nicht dauerhaft speichern oder in ein Programm laden, das dieses speichert.

4. Gemeinschafts- und Gruppenrichtlinien

Beim Erstellen oder Teilnehmen an LinkedIn-Gruppen müssen die Gemeinschaftsrichtlinien beachtet werden:

• Moderation:
  Moderiere Deine Gruppen aktiv, um Spam zu verhindern und sicherzustellen, dass die Diskussionen relevant und professionell bleiben.
• Engagement:
  Fördere einen respektvolles und informatives Gemeinschaftsumfeld indem Du auch selbst aktiv postest und zum Mehrwert in der Gruppe beiträgst.
• Gruppenregeln:
  Lege die Regeln klar fest, und kläre, welches Verhalten akzeptabel ist, und setzen diese Regeln konsequent durch​.
• Gruppenbeschränkungen:
  LinkedIn ändert in regelmäßigen Abständen die Struktur, die Darstellungsform und die Beschränkungen der Gruppen (mehr hier) – deshalb sei wachsam und pflege Deine Gruppe entsprechend der Regeln.

5. Externe Tools und Automatisierung

Die Nutzung von Drittanbieter-Tools zur Automatisierung von Interaktionen oder zum Scrapen von Daten von LinkedIn ist im Allgemeinen gegen die Richtlinien der Plattform:

• Scraping und Automatisierung:
  Bitte beachte, das alle externen AI-Tools, Bots, Scraping-Tools, alle Automatisierungstools oder Browsererweiterungen grundsätzlich in LinkedIn verboten sind. Deshalb vermeide die Verwendung dieser Tools zur Datensammlung oder Automatisierung von Interaktionen.
• API-Nutzung:
  Wenn Du offizielle API von LinkedIn benutzt, dann stelle ebenso die Einhaltung der Nutzungsbedingungen sicher​ und wenn Du Tools nutzt, die dies tun, achte darauf, dass diese Tools die LinkedIn-Richtlinien einhalten.

6. Urheberrecht, Copyright und geistiges Eigentum

Respektieren Sie geistige Eigentumsrechte, wenn Sie Inhalte auf LinkedIn veröffentlichen:

• Deine Inhalte:
  Stelle sicher, dass geteilte Inhalte entweder original erstellt wurden oder ordnungsgemäß zugeschrieben werden. Besonders Infographiken, Bilder oder auch Studien, Zahlen und Behauptungen solltest Du immer überprüfen.
• Urheberrechtlich geschütztes Material:
  Teilen oder verändere keine urheberrechtlich geschütztes Material ohne die Erlaubnis des Eigentümers​.

7. Professionelle Etikette

LinkedIn selbst ist es wichtig, als berufliches Netzwerk zu gelten und hat eine eigene Definition von “professionellem Verhalten” bzw. einem “positiven Ruf”. In letzter Zeit haben diese sich häufig geändert und werden stark auch von dem Algorithmus gepflegt, der die Postings für die User vorauswählt bzw. die Reichweite von Posts berechnet. Grundsätzlich unterscheiden sich immer wieder die US-amerikanischen Wertvorstellungen von anderen Ländern. Jedoch: LinkedIn hat das Hausrecht und ändert es in regelmäßigen Abständen.

Ein paar Beispiele für LinkedIn Verstösse

In der letzten Zeit haben gerade in Deutschland so einige Recruiter und Sourcer, ja leider teils sogar ganze Unternehmen, in LinkedIn gespürt, dass sie die LinkedIn-Richtlinien nicht eingehalten haben.

Sie wurden bestraft, weil sie:

• Verbotene Automatisierungstools genutzt haben (- das sind alle Tools!!!).
• Verboten AI-Tools benutzt haben (- auch hier: Das sind alle externen Tools!!).
• Verbotene Browsererweiterungen (- Das sind die meisten Tools – wenige Ausnahmen!).
• Den Account mit jemanden anderen geteilt.
• Posts, die gegen LinkedIn Policy verstoßen.

 WICHTIG: 
Bitte fühle Dich nicht sicher, weil Du in einem großen Unternehmen arbeitest, das mehrere Services von Linkedin bucht und bei dem alle Recruiter und Sourcer z.B. unerlaubte AI-Tools schon seit längerer Zeit nutzen. Es gibt Zeichen, dass Linkedin gerade nach der Einführung ihrer eigenen AI-Tools, in den nächsten Monaten hart durchgreifen wird: In ihrem LinkedIn Quellcode findest Du verschlüsselt die Blacklist Tools und das sind nun fast 500 Tools (vor zwei Jahren waren es noch 80 Tools). Überlege also gut und lese die Warnzeichen.

Ein paar aktuelle Praxistipps: So bleibst Du save und compliant.

Halte folgende Tipps ein, dann klappt es auch auf LinkedIn:

• Kontakte und Verbindungen:
  Stelle sinnvolle Kontaktanfragen und zwar nach einem Muster und mit einem Ziel und vermeide Massenverbindungsanfragen. Wenn Du selbst viele verschiedene Kontaktanfragen bekommst, kannst Du auch selbst viele verschiedene verschicken – LinkedIn trackt das.
• Empfehlungen:
  Empfehlen nur Fähigkeiten, die Du auch persönlich bestätigen kannst und sei dabei nicht zu großzügig. Da leider das Empfehlungsschreiben eine Medium von Sales Spammern geworden ist, trackt Linkedin das besonders stark und setzt schnell Red Flags.
• Profilaktualisierungen:
  Wenn Du ein Profil-Update machst, erfährt es Dein Netzwerk – Du postest das. Wenn Du allerdings mehrfach Dein Profil öffnest und änderst, dann postest Du mehrfach. Das betrachten die Algorithmen als Spam. Deshalb: Schalte die Aktivitätsübertragungen aus, wenn Du mehrere Aktualisierungen vornimmst, um zu vermeiden, dass Dein Netzwerk zugespamt wird​.

Durch die Einhaltung dieser Richtlinien können Recruiter und Talent Sourcer sicherstellen, dass sie die Richtlinien von LinkedIn einhalten und eine positive Erfahrung für alle Nutzer auf der Plattform schaffen. Weitere detaillierte Informationen finden Sie auf den Hilfe- und Ressourcenseiten von LinkedIn​ 

Wie arbeitet LinkedIn bei der Überprüfung der LinkedIn-Richtlinien?

Der Datenschutz und andere technische Einschränkungen verhindern es, dass LinkedIn User Aktivitäten oder Tools, die diese installiert haben, außerhalb von LinkedIn direkt identifiziert. LinkedIn kann nur über das Verhalten auf der Plattform erkennen und daraus “verdächtiges Verhalten” ableiten.

Wobei viele die Fähigkeit dieser Algorithmen unterschätzen, genau diesen Job zu erledigen: Wenn man z.B. einen VPN (Proxy)  nicht richtig nutzt, überträgt dieser keine oder eine falsche Computer-ID und sofort ist man unter Beobachtung, denn Algorithmen vergleichen bisherige Anmeldungs- und Bewegungsdaten mit einer verdächtigen Bewegung.

Wir haben in diesem Zusammenhang beobachtet, dass in der Regel Verstöße nur in extremen Fällen sofort zu Reaktionen führen. Allerdings, je höher der Account in der Bezahlung ist (hier mehr), also je mehr Linkedin mit diesem User oder seiner Firma verdient, umso länger scheint LinkedIn leichte Richtlinien-Missachtungen zu dulden.

LinkedIn nutzt folgende Vorgehensweisen zur Identifikation von Nicht-Einhaltung der LinkedIn-Richtlinien

1. Verhaltensbasierte Erkennung:

• Persönliches Verhalten: Eine Person besucht plötzlich ganz andere Profile und Website in einem verdächtigen Umfang als zuvor oder eine Anmeldung läuft von unterschiedlichen IP-Adressen, die danach unterschiedliches Verhalten zeigen.
• Technisches Verhalten: LinkedIn kann Skripte ausführen, um Verhaltensweisen zu identifizieren, die auf bestimmte Tools wie Plug-Ins hinweisen. Wenn beispielsweise ein Werbeblocker verhindert, dass Seitenelemente wie erwartet geladen werden, könnte LinkedIn daraus seine Anwesenheit ableiten.

2. Funktionserkennung:

LinkedIn kann auch nach Funktionen, Skripten, Programmen oder APIs suchen, die von bestimmten Erweiterungen eingeführt werden. Wenn die Skripte der LinkedIn-Website mit diesen Funktionen interagieren, kann dies auf das Vorhandensein bestimmter Plugins hinweisen. Dazu hat LinkedIn ein umfangreichen Datenbestand der Blacklisted Tools, Anwendungen und Skripte.

3. Inhaltsänderung:

Plugins, die Website-Inhalte auf erkennbare Weise verändern, etwa durch das Hinzufügen einzigartiger Stile oder Elemente, können aufmerksamen Websites ebenfalls Hinweise auf ihre Präsenz geben. LinkedIn kann erkennen, ob z.B. die “groß” die Datei einer Nachricht ist und wenn dort kein Anhang mit geschickt wird, erkennen, dass diese Nachricht z.B. durch ein Beifügung manipuliert wurde, die sehr wahrscheinlich gegen die LinkedIn-Richtlinien verstößt.

4. Über das Web zugängliche Ressourcen:

Einige nicht erlaubte Tools bieten über das Web zugängliche Ressourcen, die von Websites geladen werden können. Dabei kann LinkedIn die URLs  bzw. indirekt die ID dieser Tools kennen. Mit dieser Methode könnte LinkedIn ein Tool oder ein Skript erkennen, jedoch erfordert dies von LinkedIn, dass es nicht nur dieses Tool, sondern auch die spezifischen Ressourcen-URLs kennt und diese gleich bleiben. Da hier von Toolanbietern viel kriminelle Energie aufgewendet wird, unerkannt zu bleiben, ist das für LinkedIn ein besonders kritischer Punkt.

Fazit: Zeige Deinen moralischen Kompass auf LinkedIn

Die Einhaltung der LinkedIn-Richtlinien ist für Recruiter und Talent Sourcer nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine der Professionalität und des Respekts innerhalb bzw. gegenüber der Community auf LinkedIn und ihrer Mitglieder. Indem Du diese Regeln befolgst, schützen Du nicht nur Deine eigene Reputation, sondern trägst auch dazu bei, ein positives und vertrauenswürdiges Netzwerk zu erhalten.

Unser Ratschlag ist, LinkedIn als Community und nicht als Datenbank zu betrachten. So nutzt Du LinkedIn verantwortungsbewusst, um die besten Talente zu finden, zu gewinnen und langfristige berufliche Beziehungen aufzubauen. Und so stören Dich auch nicht die Anpassungen der LinkedIn-Richtlinien, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, weil Du Deine Strategien entsprechend angepasst hast, und so ohne Einschränkungen das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen kannst.