Die Möglichkeiten, die Microsofts Copilot 365 bietet, revolutionieren die Arbeitsweise von HR-Teams weltweit. Mit der Integration in die umfassende Microsoft 365 Suite ist Copilot 365 mehr als ein einfaches KI-Tool – es ist ein Partner, der dir dabei hilft, effizienter, sicherer und strategischer zu arbeiten. In diesem Blogpost schauen wir uns die wichtigsten Apps im Copilot 365-Universum an und wie sie im HR-Bereich genutzt werden können.

Was ist Copilot 365?

Copilot 365 ist Microsofts KI-basierte Assistenztechnologie, die direkt in die 365 Apps-Suite integriert ist. Das Ziel von Copilot 365 ist es, dich bei deiner täglichen Arbeit zu unterstützen, Routineaufgaben zu automatisieren und dir wertvolle Einblicke aus Daten zu liefern. Ob es darum geht, Berichte in Excel zu erstellen, Kommunikation in Teams zu verwalten oder Dokumente in Word zu optimieren – Copilot 365 steht dir in vielen Microsoft-Apps zur Seite und macht deinen Arbeitsalltag smarter und effizienter (eine Zusammenfassung findest du hier).

Die Account-Versionen – ein Überblick

Das KI-Tool Copilot kannst du in 3 Account Versionen nutzen: Den kostenlosen “Account”, und die bezahlten Versionen Copilot Pro (kleine Version) und Copilot 365 (umfassende Version). Im kostenlosen Account sind die Microsoft Apps wie Excel oder Word nicht mit dem Account verbunden, aber in den bezahlten Versionen – im Copilot Pro sind es nur 6 Apps ( hier mehr) und in der Version Copilot 365 sind es im Grunde 14 bzw. 18 Apps.

Dabei ist es wichtig, zu wissen, dass es mehrere Microsoft 365 Versionen gibt (hier mehr), die nicht alle gleich mit dem Copilot verbunden werden – die Family oder Home-Version kann nur den Copilot Pro buchen und damit verbunden werden, ab der Business Version des Microsoft 365 Abos kann der Copilot 365 gebucht werden. Wer also die Family Version hat und den Copilot 365 buchen möchte, muss auf das Microsoft 365 Business Abo umsteigen (hier mehr).

Wie Copilot 365 in HR die Zusammenarbeit verbessert

Eine der größten Stärken von Copilot 365 ist die Möglichkeit, die verschiedenen Microsoft-Apps nahtlos zu verknüpfen und so eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Von Dokumenten- und Datenmanagement bis hin zur Team-Kommunikation ist die Suite so gestaltet, dass du und dein Team jederzeit auf dem neuesten Stand sind und sich voll auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Die wichtigsten Apps im Copilot 365-Ökosystem und ihre Anwendung in HR

Hier findest du einen Überblick über die wichtigsten Microsoft Apps, die mit Copilot 365 funktionieren, und wie du sie in deiner HR-Arbeit gewinnbringend einsetzen kannst.

1. PowerPoint

PowerPoint ist ideal, um ansprechende Präsentationen für Mitarbeiter-Schulungen, Onboarding-Sessions oder Management-Updates zu erstellen. Mit Copilot kannst du automatisch Folieninhalte auf Basis von Daten und Texten aus anderen Quellen generieren und so Zeit bei der Vorbereitung sparen.

2. Word

Word bleibt die zentrale Plattform für HR-Dokumente, von Arbeitsverträgen über interne Richtlinien bis hin zu Berichten. Copilothilft dir, Inhalte zu optimieren, Vorlagen zu erstellen und sogar in Echtzeit Texte zu analysieren und zu verbessern.

3. Outlook

Outlook ist unverzichtbar für die tägliche HR-Kommunikation. Mit Copilot kannst du E-Mails schneller verfassen, auf Anfragen eingehen und Vorlagen nutzen, um beispielsweise Antworten an Bewerber oder interne Mitteilungen effizient zu gestalten.

4. Excel

Excel und Copilot sind ein unschlagbares Team, wenn es um die Analyse von HR-Daten geht. Copilot unterstützt dich dabei, Daten zu analysieren, Trends zu identifizieren und Berichte mit wenigen Klicks zu erstellen – ideal für die Überwachung von KPIs und Personalstatistiken.

5. Lists

Lists ist perfekt für die Verwaltung von HR-Daten wie Bewerberlisten oder Mitarbeiterinformationen. Mit Copilot kannst du Listen automatisiert pflegen und Daten strukturiert und schnell abrufen.

6. Viva (Yammer)

Viva, ehemals Yammer, unterstützt die interne Kommunikation und den Wissensaustausch. Copilot hilft dir, gezielt Inhalte zu erstellen und zu teilen, um die Mitarbeiterbindung und das Engagement zu fördern.

7. Planner

Planner ist das ideale Tool für HR-Projektmanagement, sei es für die Organisation von Onboarding-Plänen oder die Umsetzung von HR-Initiativen. Copilot kann dich bei der Erstellung und Zuweisung von Aufgaben unterstützen und hilft dir, Deadlines im Blick zu behalten.

8. Forms

Forms ist ideal für Umfragen und Feedback-Befragungen unter den Mitarbeitern. Copilot hilft dir, maßgeschneiderte Umfragen zu erstellen und die Ergebnisse auszuwerten, um wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewinnen.

9. Windows 10 & 11

Mit Copilot auf Windows 10 oder 11 kannst du dein gesamtes Microsoft-Ökosystem nahtlos nutzen und auf alle HR-Tools zugreifen. Es sorgt dafür, dass alle Apps optimal zusammenarbeiten und dir so einen zentralen, effizienten Workflow ermöglichen.

10. Designer

Designer hilft dir, visuell ansprechende Inhalte zu erstellen, sei es für interne Mitteilungen oder Recruiting-Kampagnen. Copilot schlägt Layouts und Designs vor, die du direkt nutzen kannst, um deine Botschaften professionell zu präsentieren.

11. OneDrive

OneDrive sorgt für eine zentrale, sichere Ablage von HR-Dokumenten. Mit Copilot kannst du Dateien verwalten und freigeben, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen – ein Muss für datenschutzkonforme HR-Arbeit.

12. Stream

Stream ermöglicht die Speicherung und Wiedergabe von Videos, z. B. für Trainings oder Onboarding-Videos. Copilot unterstützt dich bei der Verwaltung von Videoinhalten und hilft dir, Schulungsmaterialien gezielt für Mitarbeiter bereitzustellen.

13. Teams

Teams ist das Herzstück der kollaborativen Arbeit in HR. Copilot unterstützt dich dabei, Meetings zu organisieren, To-dos zu erstellen und die Kommunikation im Team zu koordinieren – ideal für HR-Projekte und die tägliche Zusammenarbeit.

14. Whiteboard

Whiteboard eignet sich perfekt für Brainstorming-Sessions oder die Planung von HR-Strategien. Mit Copilot kannst du Ideen visuell festhalten und in einem dynamischen, interaktiven Format präsentieren.

15. OneNote

OneNote ist dein digitales Notizbuch, ideal für die Dokumentation von Ideen und Projekten. Copilot hilft dir, Notizen zu organisieren und wichtige Informationen schnell wiederzufinden.

16. SharePoint

SharePoint ermöglicht die zentrale Speicherung und das Teilen von Dokumenten. Mit Copilot kannst du HR-Dokumente effizient verwalten und sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf die neuesten Informationen zugreifen können.

17. Loop

Loop ist für die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten in Echtzeit gedacht. Ideal für HR-Projekte, bei denen du und dein Team gleichzeitig an Dokumenten arbeiten müssen – mit Copilot wird dies noch einfacher.

18. Bing

Bing kann für die Recherche im Rahmen von HR-Arbeiten genutzt werden, z. B. für das Suchen von Marktinformationen oder rechtlichen Vorgaben. Copilot hilft dir, relevante Informationen schneller zu finden und zu integrieren.

Warum Copilot 365 der strategische Vorteil für HR ist

Mit Copilot 365 hast du eine zentrale KI-Assistenz, die speziell für die Anforderungen im Microsoft-Ökosystem entwickelt wurde. Die Möglichkeiten, die dieses Tool bietet, sind auf die Bedürfnisse von HR-Teams zugeschnitten und erleichtern dir die Arbeit, ohne dass du auf ein anderes Tool angewiesen bist. Alles ist nahtlos integriert und du kannst sicher sein, dass deine Daten geschützt sind.

Fazit: Copilot 365 als Partner für eine moderne HR-Arbeit

Copilot 365 ist mehr als nur ein KI-Tool – es ist ein strategischer Partner für HR-Profis, der hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren und die tägliche Arbeit smarter, effizienter und sicherer zu gestalten. Egal, ob du gerade erst mit Copilot beginnst oder tiefer in die Nutzung einsteigen möchtest – mit diesem Tool hast du eine Zukunftssicherheit und die Flexibilität, die du brauchst, um deine HR-Arbeit auf das nächste Level zu bringen.