Toll fanden wir ihn schon, den XING TalentManager – aber eigentlich haben wir ja gedacht, wir können ganz ohne kostenpflichtige Sourcing-Tools auskommen, weil wir so gut sourcen können.  Unsere Vorstellung war es zu beweisen, dass es auch ohne Bezahltools geht. Aber dann kam der Wunsch nach Effizienz dazwischen und das Ziel der wertschätzenden Kommunikation. Warum wir uns heute Sourcing nicht mehr ohne den XING TalentManager vorstellen können und warum es ein fast unverzichtbares Effektivitäts- und Kollaborations-Tool für jeden Sourcer ist, möchten wir in diesem Blogartikel erklären.

Premium Account vs. XING TalentManager

Eigentlich kann man schon sehr gut Talente mit der XING Erweiterten Suche finden. Allerdings kann man die erweiterte Suche nur benutzen, wenn man einen Premium Account besitzt. Mit dieser umfassenden Suchmaske haben Sourcer sehr viele Möglichkeiten und sogar ein zentrales Suchfeld, in dem sie ihre Suchanfrage präzisieren können. Sie können also Suchstrings aus Keywords und Booleschen Befehlen sowohl in die einzelnen Felder und/oder kombiniert in das Hauptfeld eingeben.

… das Sourcing Leben passiert, während wir andere Pläne schmieden

Wer Sourcing und Recruiting Aufgaben in mehreren unterschiedlichen Projekten gleichzeitig durchführt, kennt die Herausforderung: Zeitnot. Es ging schnell bei uns gar nicht mehr allein um das Finden und Ansprechen, sondern um das komplizierte Herausfischen von alternativen Kontaktmöglichkeiten, wenn das Ansprachekontingent des Premiumaccounts (20 Ansprachen im Monat) erschöpft war. Das kostete so viel Zeit und war so aufwendig, dass man in den Projekten nicht vorankam.

Warum wir auf die Idee gekommen sind, den TalentManager zu buchen

Um effizienter zu sourcen, mussten wir viele alternative Daten und Infos speichern, um die Arbeit nicht doppelt zu machen. Und stellten oft am Ende fest, dass wir nur die Business Mailadresse der potentiellen Kandidaten finden konnten (über die ein Recruiter/Sourcer niemanden kontaktierten darf). Auch war der Infoaustausch im Team umständlich, immer wieder passierten Überschneidungen. Wir hatten eher das Gefühl langsamer zu werden. Und überlegten, welche Lösungen es für diese Probleme gibt. Mit Zögern, aber dem Ziel effizienter zu arbeiten, buchten wir die ersten beiden XING TalentManager-Lizenzen.

3 wesentliche Gründe, warum wir uns in den XING TalentManager verliebt haben

Es kam dann besser  als erwartet – aber erst nach einer Gewöhnungsrunde. Wie immer bei neuen Tools fiel es uns als erstes schwer, den Prozess umzustellen. Auch wenn das Nachrichtenschreiben natürlich einfacher war (es entfiel die Suche nach alternativen Kontaktwegen) und wir leicht einen Überblick über die Projekte bekamen: Es war sehr schwer, sich an die Kacheldarstellung der Suchergebnisse zu gewöhnen.

Die Listendarstellung der Erweiterten Suche fanden wir viel bequemer (und besser) – am Anfang. Auch den Sinn der vielen Filter des TalentManagers, konnten wir erst nicht erkennen, waren wir doch so fixiert darauf, tolle und komplizierte Suchketten zu bauen, die die Filtertechnik übernehmen. Erst nach und nach erkannten wir die Vorzüge, dass wir ja gar keine komplexen Suchanfragen mehr stellen mussten. Und dann entdeckten wir noch viele weitere Hilfen für Sourcer, von den wir 3 besonders gut finden:

1. Erfolgreiches Sourcing Teamwork im XING TalentManager macht Spaß!

Profilbesuch-Zähler

Sehr nützlich finden wir den Profilbesuch-Indikator, also die Anzeige, wie oft Teammitglieder ein Profil im XING TalentManager besucht haben. [Screenshot siehe unten] Dieses Feature hat uns zum Beispiel bei der Suche nach Inside Sales Mitarbeitern einiges an Nerven gespart, da wir immer wieder bei den gleichen IT-Systemkaufleuten landeten (natürlich sollten sie auch noch in München leben) und wir uns teilweise schon unsere eigenen Echoräume geschafft hatten (mehr dazu hier.)

Nach einem Klicken auf das Profil sehen Sourcer alle Aktivitäten in Zusammenhang damit, zum Beispiel, wann es von wem in das Projekt übernommen wurde, was die parallele Arbeit an Projekten vereinfacht und wir so durch Nachfragen im Team auch lernen können, warum Kandidaten hinzugefügt wurden. (Es wäre natürlich noch ein bisschen cooler, wenn wir das Datum der Aufnahme ins Projekt direkt ohne Profilbesuch erkennen, um leichter zu entscheiden, wurde der Kandidat innerhalb der aktuellen Suche oder vielleicht vor 2 Jahren für eine ähnliche Position schon einmal angeschaut und geprüft).

Transparente Zusammenarbeit

Die Anzeige der Profilbesuche allein ist schon sehr hilfreich. Wir sehen an den Suchergebnissen oder auch an den herausgefischten Kandidaten im Sourcing Projekt auf den ersten Blick, ob schon Messages verschickt oder Notizen hinterlegt wurden. Das heißt weniger Überschneidungen und keine peinlichen doppelten Ansprachen mehr (einige sehr begehrte Spezialisten werden ohnehin täglich mehrfach mit Nachrichten zugespammt). Gerade bei Projektstart oder wenn neue Kollegen anfangs unsicher sind, hat sich für uns bewährt, die Profile erst einmal im Projekt ohne Status abzulegen. Im nächsten Schritt prüft ein Kollege noch einmal die Passung, kann kommentieren und den Status dann auf “Kontaktieren” ändern.

Übertragbarkeit und Flexibilität

Wir, aber auch andere vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, müssen die Anschaffung mehrerer Lizenzen gut überlegen und durchkalkulieren. Das Gute ist aber: Wenn Sourcerteams nicht für jeden Kollegen eine Lizenz besitzen, sind sie mit dem Tool flexibel und können es, zum Beispiel bei längerem Urlaub oder Wechsel jeden Monat auf ein anderes Teammitglied übertragen.

Und noch ein starkes Argument: Datensicherheit

Es gibt nicht nur ein gutes Gefühl. Wir agieren mit dem deutschen Sourcing Tool auch datensicher. Denn Profile werden nur innerhalb von XING gespeichert – die Daten verlassen also die Plattform nicht.

2. Suche und Identifikation im XING TalentManager spart richtig viel Zeit!

Unterstützt, wie wir online lesen: Die neue Listenansicht

Endlich kam eine neue Listenansicht im TalentManager – und die Kacheln waren weg. Natürlich braucht es etwas Zeit sich aneinander zu gewöhnen, aber uns hilft es dabei, die Profile schneller zu scannen. Die linksbündige Anordnung der Ergebnisse entspricht dem natürlichen Lesefluss nicht nur von Sourcern (Mehr dazu, wie wir online lesen hier auf Slideshare “Hacking Humans – Mit Neuroscience in eine neue Ära der Sourcing Produktivität“). Zudem und auch sehr praktisch: Durch Aufklappen des Profils sehen wir die vorherige Position und falls angegeben, Studium und Ausbildung und können so meist schon entscheiden, ob das Profil passt ist. Das geht ohne einen Profilbesuch auszulösen. (Ergänzung: Kachel-Nostalgiker können immer zu dieser Ansicht zurückkehren)

Cooles neues Feature: Wechselmotivation

Entscheidend ist für uns alle im Sourcing, nicht nur die passenden wenigen Talente zu finden, sie müssen auch offen für einen Austausch sein und antworten. Auch wenn uns das Feature Wechselmotivation keine Garantie gibt, es unterstützt uns und macht uns schneller, da wir uns zunächst auf die besonders wechselbereiten Kandidaten konzentrieren können. Die Variablen, die das grüne Licht unter dem Profil geben sind komplex. Ein Algorithmus berechnet anhand des Verhaltens in XING wie das Klicken von Stellenanzeigen, ein neues Profilbild, der Ausbau des Kontakt-Netzwerkes usw. die aktuelle Wechselbereitschaft. Die Antwortrate von Mitgliedern mit besonders hoher Wechselbereitschaft (grüne Balken unter dem Profilbild) soll mehr als doppelt so hoch sein als bei Mitgliedern mit einer geringen Wechselmotivation (schwarzer Balken). (Ergänzung: In der XING-Lernwerkstatt auf dem Sourcing Summit Deutschland 2018 in München letzte Woche haben wir von Anna Kuznicki erfahren, dass XING an einer Filtermöglichkeit für die Wechselmotivation arbeitet. Hört sich gut an!)

Shortcuts im XING TalentManager

Eher zufällig entdeckt haben wir die zwei folgenden einfachen Abkürzungen: Sourcer können in der Suchergebnisliste mit den Pfeiltasten auf der Tastatur direkt zur nächsten Seite blättern (ohne ganz nach unten zu scrollen und erst zu klicken). Der zweite Shortcut: Wenn wir das Hauptsuchfeld nutzen, können wir den zuletzt eingegebenen Suchbegriff durch das Klicken an diese Stelle direkt bearbeiten, ohne durch einen Zwischenschritt wieder zur Startseite zurückzukehren.

3. Handling der Kommunikation im XING TalentManager motiviert auch Sourcer!

(Fast) unbegrenzte Zahl an Messages

Einer der Hauptgründe, warum wir den XING TalentManager lieben: Wir müssen nicht nach ein paar Messages auf den nächsten Tag warten, um endlich weitere Kandidaten anzusprechen. Theoretisch können wir bis zu 1000 Messages monatlich verschicken (Wer braucht denn so viele? – Aber ist ein gutes Gefühl!). Zum Vergleich: Premium-Mitglieder, die bereits seit September 2012 angemeldet sind, haben 20 Messages pro Tag zur Verfügung, Mitglieder, die sich vor Juni 2017 registriert haben, haben 20 Nachrichten pro Monat inklusive und aktuell haben neue Mitglieder nur noch fünf freie Messages pro Monat an Nicht-Kontakte. Aber wie oben festgehalten: Das ist anstrengend, immer zu warten und das zu timen. Und 20 pro Monat sind definitiv zu wenig.

Wichtigstes Feature für wertschätzende Kommunikation: Die Betreffzeile

Eine aus unserer Sicht fast essentielle Funktion für die wertschätzende Ansprache ist die Betreffzeile, die nur der XING TalentManager bietet (Der Nachrichtenbereich im Premium-Konto wurde im letzten Jahr überarbeitet und zu einem Messenger umgestaltet). Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Talente eher klicken, wenn sie schon im Betreff persönlich mit ihrem Namen angesprochen werden. Auch wenn ein ausführlicher Betreff vielleicht nicht komplett angezeigt wird, macht er auch auf dem Handy gelesen oder im E-Mail-Programm neugierig und erhöht unsere Chance auf einen Austausch um ein Vielfaches. (Ok, das gilt natürlich für spannende und persönliche Betreffs)

Beziehungskiller: Warum antwortet sie (er) nur nicht?!

Vor dem XING TalentManager tappten wir damit im Dunkeln: Wurde meine Message gesendet und dann auch gelesen? Die Features zum Versand und Empfang der XING-Nachricht kann hier manchmal weiterhelfen. An einem Häkchen sehen Sourcer, ob ihre Nachricht gesendet (grauer Haken) und gelesen (grüner Haken) wurde. Es ist auch möglich zu sehen, wenn ihr Gesprächspartner gerade eine Nachricht tippt. Wir finden das sehr praktisch für die Entscheidung, ob wir einen Reminder in diesem Netzwerk schicken oder ob wir vielleicht einen anderen Kontaktweg wie LinkedIn testen sollten.  Danke XING dafür! (Anmerkung: Das kann das einzelne XING Mitglied natürlich auch ausstellen)

Unsere Bewertung als Semantisches Tool

Wenn wir es aber genau nehmen, ist der XING TalentManager einfach ein tolles Tool. Aber es sucht und findet semantisch. Und wie alle semantischen Tools hat es Einschränkungen – eben die der Semantik. Deshalb ist es kein ganz perfektes Findetool, da dieser ‘weiche’ semantische Algorithmus uns zu immer (nur) ähnlichen Profilen führt. Um aber gezielt Talente zu finden ist es daher auch wichtig, die Limitationen aller semantischen Suchmaschinen zu erkennen und sich darauf einzustellen (mehr dazu in unserem Blogartikel „Wie erkenne ich die 8 größten Hindernisse von Semantischen Suchmaschinen im Sourcing?“). Und Sie wissen als Sourcer natürlich auch, dass es das One-Fits-All Tool leider (noch) nicht gibt. Unser Sourcing Erfolg ist immer auch abhängig vom Know-how Aufbau der verschiedener Methoden und Tools und konstanten Lernen.

Fazit

Wir haben uns in den XING TalentManager verliebt, weil er das bis heute einzige Sourcing Tool ist, das für die deutsche Sprache und den D-A-CH Raum optimiert ist. Warum wir auch gesagt haben, dieses Tool brauchen wir unbedingt: Wir sind um einiges schneller und können unkompliziert gemeinsam an Projekten arbeiten. Und gerade das gemeinsame Sourcen mit Kollegen macht nicht nur Spaß, sondern uns auch effizient. Auch mit Blick auf die Anwendung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein wichtiges Argument, dass wir Profile innerhalb der Plattform speichern und so datensicher agieren bzw. die Übersicht wahren können.

Disclaimer:

Wir sind unabhängig und vertreiben keine Produktlösungen wie den XING TalentManager  oder andere Sourcing Produkte und Tools. Wir zahlen jeweils die vollen Lizenzen und XING hat uns nicht gebeten diesen Blogpost zu schreiben. Unser Team mag dieses Tool. Alle unsere Empfehlungen entstehen ausschließlich aufgrund unserer praktischen und persönlichen Erfahrungen im Social Recruiting und Sourcing.