Viele Talent Acquisitions Teams messen den ROI (Return-on-Investment) bzw. die Leistung ihrer Rekrutierungsbemühungen anhand von Kennzahlen wie Bewerber pro Stelle, Kosten pro Klick, Antwortrate oder Kosten pro Einstellung. Doch die Fixierung auf die Kosten spiegelt nicht den tatsächlichen Wert wider, den Deine Bemühungen als Talent Acquisition oder Sourcing Expert dem Unternehmen bringen. In diesem Blogpost fokussieren wir uns auf neue Werte und deren Kennzahlen, die den wahren Wert und Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen viel besser quantifizieren und darstellen können und somit hilfreicher sind, die Anerkennung der Personalgewinnungsaufgaben zu gewährleisten.

Was ist der ROI bei der Personalbeschaffung? 

In der Personalbeschaffung misst der Return on Investment (ROI) die Wirksamkeit und den Wert der Personalbeschaffungsstrategien und -aktivitäten Deines Unternehmens bzw. der einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen im Unternehmen, mit der diese neue Kollegen gewinnen, einstellen und halten.

Die allgemeine Definition zur Berechnung des ROI lautet (meistens) so: 
Es werden die mit dem Recruiting-Prozess verbundenen Kosten zusammengerechnet, einschließlich Stellenausschreibungen, Personalberater- und Vermittlergebühren, andere Servicegebühren, Stunden bzw. Gehälter der Mitarbeiter, Kosten für Tools und Technik sowie Einarbeitungs- und Schulungskosten. Diese werden dann mit den “Vorteilen”, die sich durch die Neueinstellungen ergeben, wie z. B. erhöhte Produktivität, verbesserte Arbeitsleistung und Beitrag zum Unternehmenswachstum vergleichen bzw. in Beziehung gesetzt. (Hier die ausführliche Erklärung in Wikipedia)

Ein positiver ROI zeigt an, dass die Rekrutierungsbemühungen mehr Wert schaffen, als sie kosten, während ein negativer ROI das Gegenteil vermuten lässt. Die Rechnungen werden in der Regel bzw. der Praxis in monetärer Form durchgeführt.

12 wichtige Gründe, den ROI der Personalbeschaffung zu verfolgen

Die Überprüfung und Administration der Aufgaben und Ergebnisse der Personalbeschaffung kann folgende Vorteile bieten:

1. Den Stakeholdern den Mehrwert demonstrieren:

Durch die Vorlage konkreter Zahlen zur Rendite von Investitionen in die Personalbeschaffung kann die Personalabteilung die Ausgaben gegenüber wichtigen Stakeholdern rechtfertigen und zeigen, wie die Personalbeschaffung zum Unternehmensergebnis beiträgt.

2. Die Rekrutierungsbemühungen auf die Geschäftsstrategie abstimmen:

Wenn Du den ROI der Personalbeschaffung verstehst, kannst Du die Strategien zur Talent Acquisition auf den allgemeinen Geschäftsplan abstimmen und so sicherstellen, dass Du Personen rekrutierst, die das Unternehmen voranbringen.

3. Kosteneffizienz erreichen:

Die Überwachung des ROI bei der Personalbeschaffung fördert kosteneffiziente Einstellungsverfahren. So kannst Du die Personalabteilung erkennen, welche Rekrutierungskanäle und -techniken das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, und so unnötige Personalbeschaffungskosten reduzieren. Der Personalbeschaffungsprozess kann teuer sein, insbesondere wenn Du sowohl die Fixkosten, wie das Veröffentlichen von Stellenausschreibungen und das Vorauswahlen von Kandidaten, als auch die Softkosten für die Durchführung mehrerer Interviewrunden berücksichtigst.

4. Verbessern Sie die Einstellungszeit:

Ein langwieriger Rekrutierungsprozess kann zu einer längeren Einstellungszeit führen, was sich auf die Wachstums- und Skalierungsfähigkeit Deines Unternehmens auswirkt. Verschiedene Benchmarks listen unterschiedliche durchschnittliche Einstellungszeitwerte auf. Egal, ob eine Neueinstellung 20 oder 60 Tage dauert, die Stelle ist unbesetzt, die Teams stehen unter erhöhtem Druck und die Produktivität leidet. Lange Einstellungsprozesse können auch Kandidaten abschrecken oder dazu führen, dass Talente eine andere Stelle annehmen.

5. Die Ressourcenzuweisung verbessern

Alle in HR- und im Unternehmen, nicht nur die Talent Acquisition Mitarbeiter können lernen, fundiertere Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen zu treffen. So können alle zusammenarbeiten, Personalbeschaffungs-Initiativen mit dem höchsten Ertrag priorisieren und so eine optimale Nutzung von Zeit und Budget sicherstellen.

6. Leistungsmessung.

Die Verfolgung des ROI von Recruiting- Sourcing-Aktivitäten ist ein hervorragendes Leistungsmessungstool für die Personalabteilung. Es bietet eine klare Messgröße zur Bewertung des Erfolgs und auch der Zwischenstepps von Einstellungsinitiativen und der Effektivität des Rekrutierungsteams. Und kann so viel besser hervorheben, wie auch einzelne Schritte bereits zum Erfolg beitragen.

7. Datengesteuerte Entscheidungsfindung.

Der ROI bei der Personalbeschaffung liefert Daten, die analysiert werden können, um evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es der Personalabteilung, den Personalbeschaffungsprozess zu optimieren, sich auf Strategien zu konzentrieren, die funktionieren, und diejenigen abzuschaffen, die keine guten Ergebnisse bringen, wodurch der Personalbeschaffungsprozess kontinuierlich verbessert wird.

8. Verbesserte Führung des Teams:

Durch eine fundierte ROI-Analyse in der Personalbeschaffung können Führungskräfte datenbasierte Entscheidungen treffen, die das Team gezielt stärken und optimieren. Dies führt zu einer effektiveren Führung und einer klaren Ausrichtung der Teamziele, aber auch zu mehr Transparenz und damit auch zu mehr Fairness – vorausgesetzt natürlich, dass die Umsetzung sowohl soziale Kriterien beinhaltet und Interpretationsspielräume ausschließt.

9. Verbesserte Produktivität und Leistungssteuerung:

ROI-Maßnahmen ermöglichen es, die effektivsten Recruiting-Strategien zu identifizieren, was zu einer besseren Besetzung offener Stellen führt. Dies steigert die Produktivität des gesamten Teams und verbessert die Steuerung der individuellen Leistung.

10. Fähigkeit, Ergebnisse in Zahlen auszudrücken:

Indem die Ergebnisse von Recruiting-Maßnahmen in Zahlen ausgedrückt werden, können deren Erfolg und Effizienz klar und objektiv bewertet werden. Dies erleichtert die Kommunikation des Mehrwerts an Stakeholder und die Rechtfertigung von Investitionen in die Personalbeschaffung.

11. Die Auswirkung auf die Unternehmenskultur demonstrieren:

Durch die gezielte Nutzung von ROI-Daten können Unternehmen Talente rekrutieren, die optimal zur bestehenden Unternehmenskultur passen, was die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter erhöht. Dies stärkt langfristig die Unternehmenskultur und trägt zu einem positiven Arbeitsumfeld bei.

12. Größere Auswirkungen der strategischen Talent Acquisition auf das Business:

Eine strategische Talent Acquisition, die durch ROI-Analysen unterstützt wird, trägt dazu bei, Schlüsselpositionen effektiver zu besetzen, was unmittelbare Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis hat. Langfristig stärkt dies die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und fördert nachhaltiges Wachstum.

Die Old-School-Denkweise zum ROI oder Beitrag der Personalbeschaffung

Der ROI ist eine kurzfristige Kennzahl, die heute so berechnet wird, was das Unternehmen für jeden Euro zurückbekommt, den es in die Personalbeschaffung investiert. Das heißt nicht, dass Kostenkennzahlen nicht wertvoll sind – sie sind in der Regel als Frühindikatoren hilfreich, bevor sich ROI-Kennzahlen entwickeln.

Die Basisdenkweise sieht Mitarbeiter als “Human Resources” und damit im Grunde als Produktionsfaktor. Wenn man es genau nimmt, ist die Denkweise so, dass am Ende der Produktionslinie “Kandidaten Pipeline” ein unterschriebener Vertrag und eine besetzte Stelle herauskommt.

Warum ein rein kostenorientierter ROI keine kluge Idee ist.

Die Messung anhand kostenorientierter Benchmarks verstärkt die weitverbreitete Wahrnehmung,

dass die TALENT AKQUISITION – und damit alle Unterbereiche wie Recruiting, Sourcing oder Personalmarketing – (NUR) ein KOSTENFAKTOR ist.

Das Ergebnis ist fatal: Weil die meisten in der Personalbeschaffung und auch oft ganz HR wissen, dass sie damit auf Kosten limitiert werden, vermeiden viele jede Form von Budgets, Budgetbesprechungen und Planungen.

Sie wissen, was dann kommt: Denn wenn ihre Funktion von einer Geschäftsleitung , die die Budgets zuteilt, als Kostenfaktor betrachtet wird, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Ressourcen erhalten, die Sie für eine effektive Rekrutierung und Einstellung benötigen. Und die erhoffte Wertschätzung der wahren Betreuungstätigkeiten, kreativer Aufgaben oder gar der Zukunftsplanungen bleibt dann ebenso oft aus. Darauf entsteht ein meist unbewusstes Problem-System oder gar ein Teufelskreis:

Stufe 1: Gegenseitiger Druck – die Entscheidungspsychologie der Chefs*

Wenn aber alleine der Druck hoch ist, dass die Stellen nicht besetzt werden können, weil es einen schwer zu bewältigenden Fachkräftemangel gibt, dann sitzen oft die Geldbeutel lockerer, wie man gerade im Beispiel beim Kauf der hochpreisigen Sourcing Tools erkennen kann: Je höher der Druck, dass die Stellen nicht über den üblichen Weg besetzt werden können, umso schneller werden auch mehrere kostenintensive Sourcing Tools gebucht. Dasselbe gilt für Personalmarketing Maßnahmen: Höherer Druck, höhere Budgets – und leider steigt der Druck nicht mit der Schwere der Stellen, sondern mit der Zahl der Stellen …

Stufe 2: Nicht Problem-Fokus  – sondern Lösungsfokus auf beiden Seiten

Wie kannst Du die Zustimmung der Geschäftsleitung für Deine Kampagnen und Tools erhalten, die Dir bei der Einstellung qualifizierter Mitarbeiter helfen können? Im Grund ist das einfach: Es müssen zusätzlich andere, wertebasierte und strategische Kennzahlen einbezogen werden, die helfen, auch nicht monetäre Ziel zu messen und zu erreichen und die monetären Kriterien müssen besser differenziert werden: Es braucht neue

1. talentzentrierte Qualitätskriterien (z.B. Absageraten durch Kandidaten inklusive Monitoring der Absagegründe) oder
2. Kriterien bezogen auf TA-Individuen bzw. Personas (wie persönliche Definition der Schweregrades eines Projektes) und
3. Kriterien mit Fokus auf strategische Ziele und Lösungen (z.B. von Aufbau von Talent Pipelines oder Talent Pools)
4. Kriterien, die zur Wertschöpfung beitragen (z.B. “Hiring for Anniversary”)
5. Kulturelle Kriterien (wie z.B. gleichzeitige Prüfung der der Zusammenarbeit für Fachbereich und Talent Acquisition Mitarbeiter)

Warum die Personalbeschaffung einen Stuhl am Entscheidertisch erhalten sollte.

Aus strategischer Sicht versetzen eine solche, auf Kurzfristigkeit fokussierte und auf reine Zahlen reduzierte Denkweise, keine Personalbeschaffung in die Lage, wirklich strategisch zu denken oder zu handeln – und damit Probleme wirklich zu lösen. Sie sind so nicht in die Lage, Anfragen an andere Abteilungen zu stellen oder über den Tellerrand zu blicken – und oft sollen sie da auch gar nicht:

Im Gegenteil: In vielen Unternehmen ist aber leider, genau das der Wunsch:

Einfach zu funktionieren und die Stellen zu besetzen – nicht mehr und nicht weniger.

Die Personalbeschaffung in diesen Unternehmen oder besser: Sogar in dieser Personalabteilung soll also gar keinen Stuhl am Entscheidungstisch haben und auch kein Bein in der Tür für die Zukunftsentscheidungen. Denn auch die Personalkollegen, können bzw. könnten einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, der Personalbeschaffung eine Stimme zu geben. Ziele und Vorgaben sind ein Ausdruck von Werten und damit Wertschätzung.

Keine Angst vor monetären KPIs – unternehmerisch Handeln schafft Anerkennung

Viele denken: Wenn sie sich anpassen und die Regeln einhalten, denken und handeln sie unternehmerisch. Das ist nicht richtig – keine einzige erfolgreicher Unternehmer wurde durch pure Anpassung persönlich erfolgreich. Sie wurden erfolgreich, weil sie eine Lösung gefunden haben, für Probleme, die die anderen nicht gefunden haben.

Sie haben Dinge anders gedacht, mitgedacht – sie haben meist bestehende Dinge einfach BESSER GEMACHT.

Dinge anders denken schafft Dir natürlich erst Mal, weil Du störst andere in ihrer Routine, keine Freunde. Du wirst abgebügelt, ignoriert, als Querulant abgestempelt. Aber nur, wenn Du es nicht gut erklären kannst – und das ist was unternehmerisches Handeln auch auszeichnet: Du musst lernen, Deine Ideen “zu verkaufen”, denn Du störst die anderen in ihrer Routine. Das mag keiner.

Lösung 1: Bestehende KPIs neu und anders – zukunftsorientiert denken

Meine Empfehlung ist: Fange mit den bestehenden KPIs and und denke sie nicht kurzfristig bzw. ergänze sie. Gerade diese monetären KPIs, wenn sie zusätzlich auch LANGFRISTIG berechnet werden, haben bereits allein das Potential und die Möglichkeit zu beweisen, dass Du einen sehr wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg beiträgst – Setze Dir selbst (Zusatz)Ziele, deren Erreichung Du berechnest:

WICHTIG:
Der ROI ist praktisch die andere Seite der Medaille der Kennzahlen der Rekrutierung: Er zeigt den GESCHÄFTSWERT, der durch die Zielerreichung UND die Ausgaben geschaffen wurde, und nicht einfach nur das ausgegebene Geld. Die erfahreneren Talent Acquisition Teams von heute zeigen ihren Vorgesetzten, wie sie helfen, den Umsatz, das Ergebnis UND den Unternehmenswert zu steigern, genauso wie ihre Kollegen in Vertrieb und Marketing.

Lösung 2: Ein neuer, systematischer ROI-Ansatz

In der Messung der Talent Acquisition (Talent Acquisition Performance Measurement, TAPM) handelt es sich um den systematischen Prozess der Messung der Effektivität, Effizienz und Ausgaben des Personalbeschaffungsteams mit dem kontinuierlichen Ziel, den Wert der Talent Acquisition und ihrer einzelnen Aufgaben für das Unternehmen zu steigern. Es geht also hier um einen anderen Kosten-Nutzen-Ansatz, der mehr einen Ausgleich im Nutzen sucht.

Zusammenfassung:

Mit dem richtigen Modell und den richtigen Daten können sich Talent Acquisitions-Teams von einem Kostenzentrum zu einer wertschöpfenden Funktion entwickeln. Indem sie den ROI bei der Personalbeschaffung aufzeigen, geben die ihren CHROs und Talent Acquisition Manager die Argumente an die Hand, die Diskussion neu ausrichten, den Wert der Arbeit und die Leistung der Teams für das Unternehmen  zu demonstrieren und die Unternehmensleitung davon überzeugen, weiter in die Personalbeschaffung zu investieren.