Viele sehen Microsoft Copilot als Alternative zu ChatGPT – schließlich wird bei beiden Tools versprochen, dass sie “virtuelle Assistenten” sind, die “Dir Deine tägliche Arbeit produktiver machen”. Tatsächlich ist es so, dass auch Copilot einen solchen Chat wie ChatGPT hat und es dafür eine kostenlose und bezahlte Version gibt. Aber hier enden die Gemeinsamkeiten – denn der klare Unterschied und das Besondere von Microsoft Copilot liegt in seiner einzigartigen Kombination aus KI-Technologie und nahtloser Integration in die Microsoft-Welt. Wie zeigen in diesem Blogpost wie Copilot direkt in seinen 12 wichtigsten Apps (Excel & Co.) dabei hilft, Routineaufgaben zu vereinfachen, kreative Prozesse zu unterstützen und die Zusammenarbeit im Team auf ein neues Level zu heben.

Was ist Microsoft Copilot und was kann es?

Microsoft Copilot ist mehr als nur ein weiteres KI-Tool – es ist eine ganze Gruppe smarter Assistenz-Tools, da es direkt in die Microsoft 365-Apps integriert ist. Egal, ob Du Texte in Word schreibst, Daten in Excel analysierst oder Deine Meetings in Teams koordinierst – Copilot unterstützt Dich mit intelligenten Vorschlägen, automatisierten Workflows und Kontextwissen (hier mehr ausführlich beschrieben). Und noch genauer: Da die Apps unterschiedlich sind, ist auch die Copilot-Wirksamkeit je App unterschiedlich. Das klingt kompliziert, ist es aber nicht, da wir die Apps kennen und Copilot sich nahtlos in diese uns bekannte Nutzung fügt und uns so einfach in deren Usage unterstützt.

Microsoft hat im Grunde damit 3 Ziele und so hilft Dir Copilot

1. Produktiver arbeiten

Routineaufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Planen von Meetings werden unterstützt, schneller und besser gemacht oder direkt ganz automatisiert – je nach Kombination mit anderen Tools und Aufgaben.

Beispiel: Du erstellst in PowerPoint mit Copilot eine Präsentation, in der Du ein Chart zur People Analytik einbindest, das auf eine Excel-Datei zugreift, ohne PowerPoint zu verlassen – dabei kannst Du also alles direkt in PowerPoint machen (kein Copy-Paste). Nun kannst Du es mit Power-Automate so einstellen, dass dieses Chart z.B. automatisch in einen Teams-Chat gespielt wird, wenn eine Änderung der Original-Datei stattfindet – so sind alle anderen auch informiert

2 Effizienter analysieren

Komplexe Daten können schnell ausgewertet und visualisiert werden – das heißt Copilot kennt nicht nur die Daten und Analysewege, die Du ihn fragst, sondern kann Dir weitere Wege und Vorgehensweisen vorschlagen.

Beispiel: Du kannst eine Excel-Datei aus einer Mitarbeiterumfrage erstellen und Copilot kann Dich direkt – ohne Prompts – mit Datenvisualisierungvorschlägen unterstützen oder Du kannst mit Prompts die Daten auswerten und Dir in speziellen Formen darstellen lassen. Dabei kann Copilot auch in Excel dir Charts ausführlich in Worten beschreiben, also auch auf die Kompetenzen von Word zugreifen, ohne Excel zu verlassen.

3. Besser im Team arbeiten

Inhalte und Aufgaben lassen sich einfach teilen und aktualisieren, ohne dass Du zwischen verschiedenen Tools wechseln musst, Microsoft Copilot ist hervorragend in der Lage, das Teamwork durch automatische Sharing Funktionen für entscheidende Informationen von Text, Ton bis zu Videos übernehmen und trägt so maßgeblich zu Entlastung und zur Transparenz bei.

Beispiel: Du kannst ein Meeting aufnehmen und transkribieren lassen, sogar in einer anderen Sprache als der gesprochenen. Das wird transparent durchgeführt, also alle sehen das Transskript, auch die Teilnehmer, die keinen Copilot haben. Kommt jemand später zum Meeting kann er bzw. sie ohne Copilot das Skript lesen oder mit Copilot das KI-Tool fragen, wer was bereits besprochen wurde, wer was gesagt hat und ist sofort auf dem Laufenden.

Warum sind die 12 Apps nur in Microsoft Copilot 365 optimal nutzbar?

Copilot entfaltet sein volles Potenzial erst in der 365-Version, da nur hier die gesamte Microsoft-Infrastruktur vollständig integriert ist. Der Zugriff auf den Microsoft Graph, der Daten wie E-Mails, Kalender, Dateien und Kontakte verknüpft, ermöglicht es Copilot, kontextbasierte und personalisierte Unterstützung zu leisten.

Was ist der Microsoft Graph?
Es ist das Gateway zu Daten und Informationen in Microsoft 365. Es bietet ein vereinheitlichtes Programmierbarkeitsmodell, mit dem Du auf die enormen Datenmengen und Erkenntnisse im gesamten Microsoft Cloud -System  einschließlich Microsoft 365, Windows und Enterprise Mobility + Security zugreifen kannst. Das System des Microsoft Graph macht es Copilot 365 erst möglich alle Deine Daten und Apps zu verbinden und zu orchestrieren sowie die Leistungen zu erbringen bzw. auch zu automatisieren.

In der Pro- oder Free-Version fehlen diese tiefen Integrationen, die essenziell für eine nahtlose Nutzung der Apps und deren Synergien sind.

Die 12 zentralen Apps von Microsoft Copilot – und was sie können

Hier ein Überblick über die 12 wichtigsten Apps, die Copilot zu Deinem ultimativen Alltagshelfer machen:

1. Mit WORD kannst Du durch Microsoft Copilot schneller Dokumente mit KI-generierten Vorschlägen erstellen und bearbeiten und das, ohne das Dokument zu verlassen oder Texte hin- und her kopieren zu müssen.
   • Use Case HR:Automatisiere das Schreiben von Jobbeschreibungen.
   • Eher für Produktivität geeignet.

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2. Durch EXCEL ist es nun möglich, auch komplizierte Daten zu analysieren und besondere Berichte mit Darstellungen oder Texten oder Bildern zu erstellen – und das mit minimalem Aufwand auch für Excel Anfänger.
   • Use Case HR: Budgetanalysen oder Gehaltsvergleiche in Sekunden.
   • Für Produktivität und Teamwork.

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3. Gerade mit POWERPOINT kostet es nun deutlich weniger Zeit, Präsentationen auf Basis weniger Stichpunkte zu entwerfen und sich dabei bereits auf das wesentliche konzentrieren zu können, da Powerpoint aus Zahlen und Informationen sowohl eine Agenda empfehlen und danach auch die Umsetzung durchführen kann (Zwei-Schritt Verfahren).
   • Use Case HR: Erstellt Präsentationen für Onboarding-Prozesse.
   • Eher für Produktivität.

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4. Aktuell ist TEAMS die zentrale App, da sie alle anderen App verbindet und sogar den direkten Zugriff auf den Microsoft zentralen Copilot BizChat hat – es ist mehr als nur ein Meeting Tool, dann mit Copilot kannst Du Meetings zusammenfassen, die Chats alle auch mobil als solche nutzen, Gespräche transkribieren und Inhalte teilen, automatisieren und so komplette Meetings auch im Nachhinein strukturieren, zusammenfassen oder daraus zum Beispiel Training bzw. Learningvideos machen.
   • Use Case HR: Interaktive Team-Updates und Kandidateninterviews.
   • Perfekt für Teamwork.

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5. Im Grunde ist es einfach, Du kannst in OUTLOOK nicht nur alles machen, was Du in Word machen kannst, sondern ohne die App zu verlassen, personalisierte Antworten automatisieren, Termine vereinbaren und Meetings planen (in Zusammenarbeit mit Teams)  – alles im Handumdrehen.
   • Use Case HR: Formuliere Absagen oder Einladungen effizient.
   • Eher für Produktivität.

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6. Sehr praktisch ist Copilot in OneDrive – denn es kann Dir alle Deine Dateien durchsuchen, zusammenfassen oder vergleichen – und zwar ohne sie zu öffnen, gleichzeitig ist es ein zentraler Speicherort von dem Du teilen kannst und der Dir auch als Hub hilft, sinnvoll in der Zusammenarbeit mit Loop oder Power-Automate zu automatisieren.
   • Use Case HR: Gemeinsamer Zugriff auf Bewerberprofile.
   • Für Teamwork und Produktivität.

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7. Dem SHAREPOINT kommen immer mehr Team- und Kooperationsfunktionen zu, da Du dort nun seit 1.11. noch besser Pages erstellen kannst, sogenannte interaktive Seiten über die Du mit Kollegen zusammen Projekte verwalten kannst. Du kennst das von Board z.B. aus der agilen Zusammenarbeit aber mit automatisierten und qualitativ prüfbaren Informations und “Posting” Funktionen, die die Zusammenarbeit angenehm und transparent gestaltet.
   • Use Case HR: Interne Karriereseiten und Onboarding-Portale.
   • Perfekt für Teamwork.

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8. Die App STREAM wird gern übersehen, aber es kommt ihr im Microsoft Copoilot 365 eine besonders wichtige Funktion zu weil sie auch rückwirkend Video-Aufzeichnen in Teams transkribiere, zusammenfassen, auswerten und so darstellen kann, dass sie direkt entweder zu einem Kandidatenexpose, Meeting-Bericht oder einem Lernvideo mit Begleitskript umgearbeitet werden kann – alles automatisch mit Hilfe von Copilot und Automatisierens-Erweiterungen bzw. Tools.
   • Use Case HR: Kandidateninterviews transkribieren und analysieren.
   • Eher für Teamwork.

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9. LOOP Ist das zentrale Automatisierungstool für die Zusammenarbeit – es interagiert mit den unterschiedlichen Apps,  mit Power-Automate – Loop hilft bei automatisierte Prozesse zu individualisieren und ermöglicht so mehr Wertschätzung und transparente Kommunikation im kollaboratives Arbeiten an Projekten – und das in Echtzeit.
   • Use Case HR: Gemeinsames Erstellen von Interviewleitfäden.
   • Perfekt für Teamwork.

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10. Copilot in ONENOTE ist neu seit Oktober, dazu bekam OneNote in neues Outfit, zusätzliche Suchfunktionen und wird erkennbar als Tool nicht nur für Notizen und Protokolle erstellt, sondern hilft zusammen mit Teams, Transparenz in die Zusammenarbeit zu bringen und die Daten und Informationen an einem Ort “menschlicher” und nicht in Dateiform darzustellen.
    • Use Case HR: Sammle Intervieweindrücke an einem Ort.
    • Für Produktivität und Teamwork.

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11. Das ehemalige wenig hilfreiche ToDo wurde zu LISTS  – und alle Fehler der vorherigen App wurden abgeschafft und wichen einem nahtlos mit Outlook, OneNote oder Teams arbeitenden Tool, das übersichtliche Listen für Aufgaben und Projekte erstellt, auf das die Terminplanung und Umsetzung direkt zugreifen kann.
    • Use Case HR: Verwalte offene Stellen und den Status von Projekten
    • Für Produktivität und Teamwork.

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12. Eigentlich mochte es kaum jemand, das ehemals schwerfällige WHITEBOARD. Doch nun hält es seine Versprechen udn hilft auf einfache bis agile Weise beim Brainstorme oder visualisiere von Ideen in Meetings, besonders in Teams.
    • Use Case HR: Erstelle Roadmaps für Employer-Branding-Projekte.
    • Perfekt für Teamwork.

Die Top-3-Apps für Microsoft Copilot in HR: Teams, Loop und SharePoint

Microsoft hat erkennbar zentrale Apps, die besonders viel können und auch vielfache Wirkung auf andere Apps haben. Dabei fällt auf, dass sie gerade im Zusammenhang einer Integration von Microsoft Copilot oder gar Automatisierung besonders häufig wie Drehscheiben der Aufgaben bzw. Steps fungieren.

1. Teams:
   Diese App ist bekannt als die zentrale Plattform für Meetings, Transkriptionen und Teamkommunikation. Und damit perfekt für Recruiting-Interviews oder schnelle Updates. Aber was die meisten nicht wissen und auch in den letzten Monate erst intensiv ausgerollt wurde, ist dass Team zwei weitere Hauptfunktionen hat: Es ist dort ein weiterer Chat, der auch Websuchen durchführen kann integriert sowie alle internen Kommunikationsfunktionen laufen in seinem Chat zusammen und stehen damit auch in der mobilen App zur Verfügung.
2. Loop: Erlaubt Dir, in Echtzeit mit Deinem Team zusammenzuarbeiten – ideal für dynamische HR-Projekte.
3. SharePoint: Das Herzstück für die Organisation und den Austausch wichtiger Dokumente und Inhalte – essenziell für Onboarding oder interne HR-Portale.

Was ist nötig für Deinen Erfolg? Reflektion zur Microsoft Copilot-App-Integration

Um Dir eventuelle Kopfschmerze und Enttäuschungen zu ersparen, möchte ich auf Kritikpunkte im Zusammenhang mit Microsoft Copilot Apps hinweisen:

Es versteht sich von selbst, dass ein so auf Sicherheit bedachtes Eco-System wie Microsoft Copilot 365 sich abschottet und damit auch auch nur innerhalb dieses Systems seine volle Wirksamkeit entfalten kann. Dies macht es für Unentschiedene oder User anderer Systeme schwierig, denn sie werden entweder alle ihre Dateien auf die Microsoft Server umziehen müssen oder nie die Effizienz und Sicherheit des Systems in vollem Umfang genießen können.

Es ist auch jetzt schon erkennbar, dass es einen deutlichen Unterschied zwischen Microsoft Copilot 365, das auf Windows 10 läuft oder Microsoft Copilot 365 das auf Windows 11 bzw. sogar auf dem neuen Windows 11-Computer von Microsoft läuft gibt: Eine nicht unerhebliche Zahl der Features, Apps, Tools und Funktionen des Copilots sind erst unter Windows 11 nutzbar. Umso kritischer wird es, wenn Copilot 365 auf einem anderen Betriebssystem laufen soll, ja selbst in parzellierten IOS-Computern, auf denen Windows Betriebssysteme installiert werden, kann man erkennen, dass Funktionen des Copilot nicht (immer) nahtlos funktionieren.

Fazit:

Microsoft Copilot bringt Teamwork und Produktivität auf eine neue Ebene – besonders in der 365-Version. Copilot integriert sich nahtlos in die 12 Apps, die ebenso unkompliziert zusammenarbeiten, um Deine täglichen Aufgaben effizienter und Deine Teamarbeit kollaborativer zu gestalten. Egal, ob Du Routineaufgaben automatisierst oder gemeinsam an Projekten arbeiten willst: Copilot hat die Tools, die Du brauchst. Teste die Möglichkeiten für Deine Workflows und Prozesse einfach mal aus – nur so kannst Du Dich selbst und Dein HR-Team auf das nächste Level bringen.