Jeder Active Sourcer sollte Sourcing KPI’s pflegen und seine eigenen Kennzahlen erstellen. Warum? Ohne eine Überprüfung einer Zielabweichung läuft jeder Sourcer Gefahr, viel Zeit für falsche und damit erfolglose Prozesse aufzuwenden. Ebenso kann man nur Transparenz erhalten und besser werden und sich so der Digitalen Transformation erfolgreich stellen, wenn man Veränderungen ständig überprüft. Wir geben Ihnen in diesem Blogpost eine Übersicht über die 10 wichtigsten Sourcing KPIs in der Praxis.

Was bedeutet der Begriff Sourcing KPIs?

KPI ist die Abkürzung für “Key Performance Indicator”. KPIs sind also Kennzahlen, die das Kosten-Nutzen-Verhältnis erkennbar darstellen. In der allgemeinen Definition bedeutet dies, dass KPIs einen Überblick über die Leistung von Aktivitäten oder den Grad des Erfolgs in Unternehmen geben. So ganz einfach kann man Recruiting KPIs für das Sourcing einsetzen – schließlich ist Sourcing ja auch ein anderer Prozess als das Recruiting.

Welche Sourcing KPIs betrachtet werden sollten, um den Sourcing Erfolg oder Sourcing Misserfolg zu indizieren, hängt vom den jeweiligen Sourcing Maßnahmen und deren Zielen ab. Diese sind nicht alle universell übertragbar und können pro Unternehmen, aber auch pro Funktion abweichen. So machen in der Praxis nicht alle Sourcing KPIs automatisch Sinn, sondern müssen im Kontext gesehen und eingesetzt werden.

Kann man mit Sourcing KPIs Erfolg messen?

Viele Erklärungen von KPIs sprechen von “Messung des Erfolgs” durch Kennzahlen. Das kann aber bezogen auf einen digitalen Prozess wie das Active Sourcing schwierig werden. KPIs haben immer das Ziel, Zahleninformationen zwecks Verständlichkeit zu vereinfachen. Das war in der Vergangenheit bei linearen, einfachen Old-School-Prozessen kein Problem. Man konnte Kennzahlen einfach auf einen ähnlichen Prozess übertragen wie z.B. die Zeit bis zur Stellenbesetzung. Und damit konnte man auch Erfolgsmessungen vergleichen.

Der Sourcing Prozess ist aber ein agiler Prozess, der nicht linear durchgeführt wird, sondern viele iterative und zirkuläre Teilschritte beinhaltet. Mit jedem dieser Teilschritte kann sich nicht nur der Prozess, sondern auch das Ergebnis und damit der Erfolg ändern. Zum Beispiel müssen Sourcer immer wieder neue Strings erstellen  – die Zeiten, wo man mit 2-3 Suchanfragen eine Liste von passenden Kandidaten fand, sind vorbei. Deshalb spricht man auch bezüglich des Active Sourcings von einer “digitalen Kompetenz”. Starre Kennzahlen(systeme), auch aus dem Recruiting, haben hier so gut wie keine Aussagekraft.

Widersprechen sich Sourcing KPIs und Digitale Transformation?

Deshalb funktionieren in einer Welt der digitalen Transformation mit extremen disruptiven Sprüngen und komplexen Organisationen und Prozessen einfache, nicht auf einander abgestimmte Kennzahlen nicht mehr, um eine Zielerreichung oder -abweichung zu messen. Wenn man solche singulär erstellte starre Kennzahlen zur Erfolgsmessung einsetzt, stößt man heute  schnell an die Grenzen der Aussagefähigkeit. Um im Sourcing wirklich interpretationsfähige Zahlen vergleichbar zu machen, braucht man deshalb ein auf Präzision fokusiertes und flexibles analytisches System von abgestimmten Sourcing KPIs.

Wie sehen Sourcing KPIs 4.0 aus?

Kennzahlen sind immer nur “Indikatoren” (wie schon der Name KPI sagt). Sie sind somit so viel wert, wie man die KAUSALITÄTEN in einen RICHTIGEN Zusammenhang stellt bzw. im zweiten Schritt RICHTIG INTERPRETIERT. Einfach in den Raum geworfene Kennzahlen bedeuten schlichtweg und einfach GARNICHTS.

Nachhaltige Kennzahlensysteme müssen der Vielfältigkeit der Beziehungen und Kausalitäten Rechnung tragen, flexibel bleiben, aber dennoch standardisiert und damit vergleichbar durchgeführt werden.

Solche Systeme sind schon schwer zu erstellen und ohne Tools meist nicht mehr zu berechnen. Die für Menschen verständliche Visualisierung sind das Kunststück des neuen Berufsbilds des Analytikers. So sollte sich jeder professionelle Sourcer ein für ihn übersichtliches, auf seine  Situation abgestimmtes Monitoring und Zahlensystem erstellen, das einen Überblick über die Sourcing KPIs ermöglicht.

Hier sind sie – die 10 wichtigsten Sourcing KPIs

Nachfolgende Übersicht soll einen Überblick über mögliche Sourcing KPIs geben. Alle diese Metriken gleichzeitig zu tracken, macht wenig Sinn, man muss sie immer als Bestandteil eines Systems sehen. Zur besseren Übersicht der zentralen Sourcing KPIs haben wir Ihnen die 10 wichtigsten KPIs als Empfehlung in blau hervorgehoben.

1. Generelle KPIs

Um die generellen Informationen aus dem Sourcing zu erhalten und Sourcing Kennzahlen in Ihr BI und in die generelle HR-Analytik zu hinterlegen, können Sie folgenden Kennzahlen prüfen:

• Zahl der Sources – Nutzungszahlen
• Zahl der Tools und Accounts- Einsatzzahlen
• Investitionen in Tools
• Kombination mit Talent Acquisition Maßnahmen
• Kombination mit externen Dienstleistern
• Kombination mit Executive Search
• Zahl der Sourcer
• Stunden, die alle Mitarbeiter im Recruiting für das Sourcing aufwenden

2. Sourcing Kommunikations KPIs

Wir sprechen von der Sourcing Kommunikation, weil der Sourcing Prozess nicht mit dem Kontakten von Kandidaten zu Ende ist. Die Phase, in der man mit passiven Kandidaten kommuniziert, sie aber noch nicht entschieden sind, ob sie sich bewerben werden, ist heute die kritischste Phase im Sourcing. Hier verliert man die meisten potentiellen Kandidaten.

• Response Rate
• Zahl der Ansprachen /pro Portal
• Zahl der Kontaktanfragen und Kontakte
• Form der Ansprachen
• Zahl der Reminder
• Antworten nach Ansprache bzw. nach 1,2 oder 3 Reminder
• Wahl der Medien durch Kandidaten
• Zahl der gefundenen Email-Adressen
• Zahl der gefundenen Telefonnummern

3. Absagen Monitoring

Die Absagen durch Kandidaten geben oft Hinweise. Zum Beispiel kann man so Informationen erhalten, warum es in einer Suche Probleme aus Sicht der Talente gibt – wenn zum Beispiel 90 % der Absagen festhalten, dass sie denken, dass die Aufgabe keine Entwicklung für sie ist, erklärt man entweder den Job in der Ansprache nicht gut oder spricht die falschen Personen an.

• Absagegründe
• Absagen aus bestimmten Portalen
• Antworten auf Feedback Anschreiben
• Wirkung der Umsetzung der Kandidatenfeedbacks
• Zahl der Korrektur Cycles
• Wirkung der Korrekturen

4. Lern- und Transformations Indikatoren

Auch im Sourcing gilt: Es ist noch kein Sourcer vom Himmel gefallen. Besonders wenn Sourcing Aufgaben durch Recruiter oder Business Partner übernommen werden und sie nur einen kleineren Teil der Aufgaben ausmachen, sollte man, um nicht auf der Stelle zu treten, Lern-Kennzahlen überprüfen.

• Implementierung des Sourcing Prozesses
• Lernrate / Lernziele
• Kombination mit Social Recruiting
• Zusammenarbeit mit Hiring Manager
• Hiring Manager als Sourcer bzw. als direkte Kontakter

5. Qualitäts-Indikatoren

Überall, wo es um Menschen geht, sind Qualitätsdiskussionen bezüglich Kandidaten ein heikles Problem. Aber es kann auch im positiven Sinne wirken: Wenn ein Sourcer so gut ist, dass er immer nur wenige Kandidaten ansprechen muss, um eine Stelle zu besetzen, liegt das definitiv auch an seiner Fähigkeit, die richtigen Talente aufzuspüren und zu gewinnen. Besonders wichtig ist allerdings die Überprüfung der Wirksamkeit der einzelnen Bestandteile des Prozesses:

• Talent Qualität
• Tool Qualität
• Qualität der Sources
• Zusammenarbeit mit Hiring Manager
• Hiring Manager als Sourcer bzw. als direkte Kontakter
• “Screening”-Qualität
• Zahl der Talente, die man in den eigenen Talent Pool übernehmen konnte
• Zahl der Talente, die man im Rahmen der jeweiligen Projekte für den eigenen Talent Pool angesprochen hat

6. Effizienz Indikatoren

Die Hierarchie der Effizienz KPIs im Sourcing ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich – für Zeitarbeitsunternehmen spielt zum Beispiel die Geschwindigkeit manches Mal eine alles übergeordnete Rolle. Deshalb darf man Effizienz Indikatoren nicht ohne Qualitäts-Indikatoren überprüfen und muss diese in einem Analytik-System immer gleichzeitig monitoren.

• Reaktionszeiten
• Durchlauf im Fachbereich/Kunden
• Time-to-interview
• Time-to-response
• Zeit für alle oder einzelne Prozessschritte im Sourcing

7. Pipeline Speed

Es ist eigentlich traurig, dass wir, obwohl wir so viele wertvolle Kontakte im Sourcing generieren, Bewerber-Datenbanken oder sogar moderne kluge ATS Systeme haben und andere Tools im Sourcing wie auch im Recruiting und uns (fast) nur auf den “Just-in-Time” Ablauf konzentrieren. So oft kommt das Erstellen eines Talent Pools zu kurz – dennoch trotz des Zeitdrucks sollte man genau hinsehen, wo man besser werden kann:

• Time-to-hire
• Time-to-(inhouse)customer
• Time-to-interview
• Time-to-response

8. Sourcing Produktivität

Die Produktivitätskennzahlen geben zum Beispiele Aufschluss, wie schwer ein Projekt ist oder war – sie zeigen sogar an, ob es überhaupt Sinn macht, Sourcing für eine solche Funktion einzusetzen. Sie geben aber auch Aufschluss über die Wirksamkeit des ganzen Verfahrens und ob Sourcing im Recruiting einen wichtigen, oder zu vernachlässigenden Beitrag leistet:

• Absolute Anzahl der identifizierten Talente
• Zahl der kontaktieren Talente bis zu einem Interview
• Verhältniszahl kontaktierte Talente – Interviews
• Zeitaufwand für die einzelnen Projektschritte im Vergleich

9. Conversion Rate

Im Grunde ist der Sourcing Prozess zuende, wenn das interessierte Talent zum Bewerber wurde und zum Vorstellungsgespräch kommt. Sourcing ist eine digitale und damit reine Online-Kompetenz, die auch auf das Telefon ausgeweitet werden kann. Das Vorstellungsgespräch ist im Grunde nicht mehr Sourcing, sondern Recruiting – deshalb sehen viele Sourcer auch den Sourcing Erfolg darin, dass sie einfach viele Kandidaten vorgeschlagen haben, die interessiert sind. Da aber Unternehmen Vakanzen besetzen wollen, ist diese Einstellung zu kurz gedacht und es absolut wichtig, den Besetzungserfolg zu monitoren.

• Besetzungsrate via Sourcing
• Kostenersparnis durch (eigenes) Sourcing
• Verhältniszahl kontaktierte Talente – Interviews
• Zeitaufwand für die einzelnen Projektschritte im Vergleich

10. Forecasting Indikatoren

Die Digitale Transformation läßt oft keine dauerhaften guten Kennzahlen für Prognosen zu, aber dennoch gibt es Indikatoren, die bei einer Entscheidungsfindung helfen ( zum Beispiel um eine Make-or-buy Entscheidung zum Thema Sourcing zu treffen):

• Verhältniszahlen zum Recruiting
• Verhältniszahlen zu ähnlichen Projekten oder zum Markt

Logische Gemeinsamkeiten der Recruiting KPIs und der Sourcing KPIs

Sourcing und Recruiting kann man nicht trennen, auch wenn man bezüglich der einzelnen Schritte unterschiedlicher Meinung ist – deshalb sollte man immer im Recruiting auch die Sourcing Kennzahlen berücksichtigen – und vice versa. Hierzu eine empfehlenswerte Aufstellung der wichtigsten Recruiting KPIs im MetaHR-Blog: HR-Controlling: 20 wichtige Recruiting-Kennzahlen im Überblick.  Ergänzend erhalten Sie hier weitere Informationen zu Recruiting Kennzahlen in unserem Blog: 12 Recruiting Kennzahlen, die Ihren Einstellungsprozess verändern werden [Infographic].

Wichtig ist dabei: Nur einzelne Zahlen einfach nebeneinander zu stellen, helfen heute nicht mehr – ein modernes Sourcing KPI System kann man schwer mit ein paar singulären Recruiting Kennzahlen vergleichen. Hier noch ein paar Vorschläge für mögliche Verhältnis KPIs zwischen Sourcing und Recruiting:

• Zeit vom Interview bis zum Angebot oder der Unterschrift des Angebotes
• Gesamte Zeit bis zum Angebot
• Vergleich Kennzahlen im Projekt Sourcing und Talent Acqusition
• Überschneidung der Kandidaten aus dem Sourcing und dem Recruiting

Fazit

Sourcing KPIs sind heute besonders wichtig für erfolgreiches Sourcing, weil sie  – richtig eingesetzt und interpretiert – die Chance geben, sich zu verbessern und Transparenz zu schaffen und sich der Digitalen Transformation zu stellen. Einfach singuläre Sourcing KPIs, sogenannte Pro-Forma-Kennzahlen, also bereinigte, nicht standardisierte Ergebnisgrößen, ohne ein analytisches System in den Raum zu stellen, sind Augenwischerei und eine reine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. In einer modernen Personalabteilung sollten Sourcing KPIs ein integrativer Bestandteil eines vorausschauenden HR-Analytik Systems sein, das den Anforderungen von Flexibilität bezüglich der Veränderungen der Digitalen Transformation aber auch der deshalb notwendigen Nachhaltigkeit in der Effizienzsteigerung Rechnung trägt.

HAPPY SOURCING!