Jedes Mal, wenn Sie als Recruiter eine Email Nachricht an einen Kandidaten schreiben, sollten Sie wie ein guter Verkäufer denken und sich in die Lage des Empfängers versetzen. Mit welcher Botschaft schaffen Sie es, im ersten Schritt die Aufmerksamkeit zu bekommen? Was würde Ihren möglichen Kandidaten überzeugen, zu reagieren? Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen im ersten Schritt bereits helfen, überhaupt eine Reaktion oder sogar eine positive Reaktion zu erhalten.

Bei jeder Email Nachricht das Ziel der passiven Kandidaten nicht aus den Augen verlieren!

Denn das wichtigste Ziel einer Email Nachricht ist, eine Antwort zu erhalten. Sie möchten also, dass Ihr Gegenüber in einer bestimmten Form aktiv wird und handelt. Da Sie sehr wahrscheinlich nicht in einer Befehlssituation gegenüber Ihrer Kontaktperson sind, haben Sie die Palette der Einflussnahme von Bitten bis zu Manipulieren. Doch diese Verben drücken es bereits aus: Emotionsfreie Nachrichten erreichen vielleicht aktiv suchende Kandidaten. Aber weshalb sollte ein derzeit nicht auf Jobsuche befindlicher potentielle Kandidat auf Ihre Nachricht reagieren? Weil sie ihn eine Aufzählung mit Bulletppoints aus Ihrer Sicht möglicher Vorzüge aufzählen, aus denen er sich eine aussuchen kann?

Dabei gibt es einen einfachen Trick: Lesen Sie sich oder jemanden anderen die Nachricht vor. Oder sprechen Sie diese auf einen Anrufbeantworter (oder Ihr Smartphone-Recorder). Und dann überlegen Sie, wenn Sie das hören: Wenn Ihnen jemand auf diese Art auf die Mailbox spricht, würde Sie diese Person zurückrufen? Was ist denn der Vorteil – aus Sicht Ihres möglichen Bewerbers, dass er gerade Sie zurückruft? Haben Sie sich so vorstellt, dass es – nicht für Sie, sondern den Adressaten – gut klingt? Und er verstehen kann, dass Sie ihm eine Wahl lassen, mit Ihnen zu kommunizieren?

Bei jeder Email Nachricht unbedingt die rechtliche Situation beachten!

Und beachten Sie auch die jeweilige Rechtslage: Sie schreiben zwar als Recruiter an den möglichen Kandidaten, aber dennoch geht die Nachricht vielleicht in dessen beruflichen Account. Und damit unterliegen Sie in allen 3 DACH-Staaten besonderen Einschränkungen. Sie dürfen ohne ausdrückliche Erlaubnis einer Person keine werbende Mail schreiben. (hier schöne Zusammenfassung der IHK Frankfurt) Auch ist das ‚Abwerben‘ nicht erlaubt, weder per Social Media Nachricht noch per Mail. Lösbar ist dies über eine Kontaktanfrage

10 Tipps für erfolgreiche Email Nachrichten 

Hier kommen konkrete 10 Tipps, die Ihnen helfen, in Zukunft erfolgreichere Nachrichten zu versenden:

Tipp 1: Fassen Sie sich kurz 

Denken Sie immer an Ihre Sprachmailbox: Wie toll finden Sie lange Texte, die jemand hinter läßt? Beim Verfassen einer Email Nachricht ist weniger mehr. In der heutigen E-Welt ist die Zeit und Aufmerksamkeitsspanne der Menschen eingeschränkt. Verfassen Sie Ihre E-Mails mit so wenigen Worten wie möglich.

Tipp 2: 50% der Reaktion hängt von Ihrer Betreffzeile ab

enn: Wenn die Mail erst gar nicht geöffnet wird, kann es keine Reaktion geben. Lernen Sie vom professionellen Email-Marketing . Hier finden Sie Empfehlungen wie Fragen in der Betreffzeile stellen oder Triggerworte benützen.Sprechen Sie Ihren Kandidaten mit dem Namen an und kombinieren Sie dies mit etwas, was ‚catchy‘ – aber positiv ist. Was positiv ist, können Sie aus dem Profil, den Postings und eventuell unterschiedlichen Social Media Portalen erkennen (der Digital Body Language des Users) – und so eine persönliche Übereinstimmung finden. Beispiel sind gemeinsame Interessen oder ein gemeinsamer Kontakt. Ist die Person locker, direkt, dann können Sie direkt fragen: „ Herr … wann ist ein guter Zeitpunkt, um anzurufen?”. Erkennen Sie aus den Profilen und Postings, dass Ihr Kontakt eher konservativ ist, sollten Sie besser eine entsprechende Betreff-Zeile.

Tipp 3: Auch Social Media Messages lösen oft Email Nachrichten aus!

Beachten Sie, dass auch Ihre Social Media Nachricht in vielen Fällen eine Email Nachricht auslöst. Also optimieren Sie unbedingt auch Ihre Betreffzeile für das Mobiltelefone und schreiben nur kurze Betreffs, damit diese auch am Smartphone lesbar sind. Das gilt auch für den Text: Wählen Sie die richtige Schriftart, Größe und Farbe. Es sollte professionell, nicht zu klein oder groß sein. Wenn Ihre Nachricht am Smartphone nicht gelesen werden kann, wird nur bei einer wirklich super interessanten Funktion oder Headline der mögliche Kandidat Ihre Nachricht dann später in Xing oder Linkedin am Desktop öffnen.

Tipp 4: Anhang oder nicht Anhang, das ist die Frage

Die Frage der Anhänge bereits bei der Ansprache haben US-Kollegen in verschiedenen Projekten zusammengefasst: Es gibt zwar verschiedene Berufsgruppen, die prinzipiell verschiedene Kommunikationsmethoden bevorzugen. Erkennbar ist, dass aktiv suchende Kandidaten ein direktes Angebot der Stellenbeschreibung bevorzugen, während passive Kandidaten sich häufig damit überrannt fühlen. Ob aktiv oder passiv kann man häufig am Profil oder den Aktivitäten auf den Social Media Portalen erkennen: Ist jemand auf der Suche, hat der aktiv Suchende tendenziell besser gepflegte Profile und einen höheren Aktivitätsindex. Und beachten Sie: heute lesen 100 % der Smartphone Besitzer ihre Emails mit dem Mobiltelefon. Große Downloads sind hier ein NoGo.

Tipp 5: Keine Manipulationen

Verwenden Sie Satzzeichen, fett und kursiv, um Punkte zu betonen. Aber nicht übertreiben. Und stellen Sie nicht zu viel Fragen und benützen also das Fragezeichen vorsichtig und das Ausrufezeichen wenn möglich sehr vorsichtig. Je eindrücklicher Sie wirken, umso eher fühlt sich ein Kandidat manipuliert und belehrt. Und das ist das Aus für Ihre Email Nachricht.

Tipp 6: Netzwerken ist klug.

Verhalten Sie sich nicht steif oder spulen Sie nicht ein Programm ab, sondern seien Sie persönlich, aber natürlich auf eine beruflich professionelle Art. Sie sollten nicht jeden Mit ‚Hallo‘ ansprechen, aber auch nicht mit ‚Sehr geehrter Herr‘ Beginnen immer positiv: “Hallo Chris” und enden mit Wenn Sie noch nicht per E-Mail eine Person vor, Sie könnten versuchen, “Ich habe gute Dinge über Sie gehört,” (wenn diese Seite verwiesen wurde oder lesen Online-Empfehlungen “Danke.” )

Tipp 7: Triggern Sie – auch im Text.

Worte sind Bestellkarten von Reaktionen. Deshalb sollten Sie nicht nur Trigger Wörter einsetzen, die direkt positive Gefühle auslösen, sondern negatives Formulieren und die Polizeisprache der Stellenbeschreibungen vermeiden. Die Forschung hat gezeigt, dass bestimmte positive Worte eher Antwort auszulösen. Positive Worte sind zum Beispiel: ‘Bitte’.  Negativ ist: ‘Entschuldigung’ (Auf Augenhöhe benützen Sie besser in diesem Fall die Formulierung: Darf ich Sie etwas fragen?).

Tipp 8: Einen Mehrwert geben

Machen Sie sich für jeden einzelnen Kandidaten Gedanken, was diese Persönlichkeit davon hat, auf Sie zu reagieren. Und wenn Sie so gar und überhaupt nichts finden: Wie wäre es mit einem Geschenk oder Tipp? Ein interessanter Artikel über die Branche oder Bezug zu einem interessanten Event. Die meisten Menschen schätzen eine aufmerksame Geste – und sie ist besser als ein Kompliment zu machen, hinter dem man nicht steht und das dann unecht wirkt.

Tipp 9: Der Abschluss

Beenden Sie immer mit Ihrer E-Mail-Signatur. Nicht nur Namen, sondern eine Antwortmöglichkeit oder gar eine Auswahl an Antwortmöglichkeiten. Dies ist eine Schlüsselkomponente im Email-Marketing und wird oft vergessen, wenn in Social Media Nachrichten versandt werden. Aber Achtung, hier in den Briefstil zurück zu fallen ist umgekehrt ebenso tödlich. Denn eine Email Nachricht muss auch emotional überzeugen, nicht nur inhaltlich. Freundlich, sachlich und praktisch ist die beste Lösung  – und nicht förmlich oder eitel (Titel bitte vermeiden).

Tipp 10: Call-to-Action

Verwenden Sie ein PS – und bieten Sie dort ein “Extra“ an, das Sie mit einer freundlichen Aufforderung oder netten Frage verbinden– in jedem Fall etwas, was direkt auf eine Handlung weißt und nicht im Konjunktiv geschrieben ist oder eine Wahl zu läßt. Jede Form eines höflichen Call-to-Action (Handlungsaufforderung) sind ein guter Abschluss.

Zusammenfassung

Das Wichtigste einer erfolgreichen Email Nachricht ist, dass diese wertschätzend und persönlich, aber dennoch professionell formuliert ist. Deshalb erfordert es eine kluge Balance zwischen Emotion und sachlicher Information. In beidem sollte man schnell auf den Punkt kommen. Und dabei beachten: Ihre Email Nachricht wird nur dann als “nicht störend” empfunden, wenn sie einen persönlichen Mehrwert enthält. Was ein Mehrwert ist, entscheiden aber nicht Sie, sondern der Adressat, den Sie gewinnen wollen. Und dieser ist zum Zeitpunkt der ersten Nachricht maximal ein Kontakt, aber noch kein Interessent.

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