Doodle hilft Sourcern bei der Selbstorganisation und im Zeitmanagement. Denn Zeitmanagement spielt im Active Sourcing für jeden Sourcer eine große Rolle, ganz besonders in der Planung und Vorbereitung von Sourcing Projekten. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogartikel, wie Sie dieses Tool optimal einsetzen, wie es funktioniert und wie es Ihre Arbeit erleichtert.

Warum Doodle im Sourcing-Workflow eine besondere Rolle spielt

Ihr Sourcing Erfolg hängt besonders davon ab, dass Sie alle wichtigen Informationen bereits vorliegen hat, bevor Sie mit dem Suchen anfangen. Deshalb ist es wichtig, nicht einfach mit einer Stellenanzeige als Basis des Sourcing Projektes zu starten, sondern alle Personen und Informationsquellen in der Vorbereitungsphase einbeziehen. Ziel ist es, in dieser Phase des Sourcings (mehr zum 4-stufigen Sourcing Prozess in unserem Blogartikel Active Sourcing Tool Time auf der Zukunft Personal #ZP16 ) SYSTEMATISCH alle für das SOURCING WICHTIGE INFORMATIONEN über die offene Stelle einzuholen.

Wie setzt man Doodle im Sourcing ein?  

Um möglichst alle diese wichtigen Informationen wie Details zu fachlichem und persönlichem Hintergrund zu erhalten, sollte der kluge Sourcer nicht nur “googeln”. Sondern die Personen einbeziehen, die diese Informationen geben können: Fachvorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen, die genau diese Aufgabe durchführen und eventuell auch Bewerber. Es geht also um ein kollaboratives Zusammenarbeiten. Und dazu müssen TERMINE KOORDINIERT werden, also um effizientes Zeitmanagement. Wie jeder weiß, kann diese Koordination ein zeitintensiver Prozess werden. Doodle ist ein Online-Tool, das die Arbeit eines Sourcers erleichtert, indem es das gemeinsame Finden von passenden Terminen vereinfacht bzw. virtualisiert.

Wie funktioniert das Zeitmanagement mit Doodle?  

Doodle muss nicht installiert werden: Sie rufen einfach die Doodle-Website: http://doodle.com/de/ auf. Dann eröffnen Sie ein Terminprojekt,  indem Sie dort Ihre freien Termine eintragen. Nun senden Sie den Link zu diesem Projektplan an diejenigen, die an diesem Termin teilnehmen sollen. Diese Teilnehmer können sich dann mit einem Häkchen ihre freien Termine aus dieser Vorauswahl eintragen. Doodle kann man also ohne die Eröffnung eines Accounts nützen (Es gibt 3 Account-Versionen (hier): Einen kostenlosen Account, einen Private Account und einen Business Account.) Die Eröffnung eines kostenlosen Accounts hat Vorteile und ist hilfreich, um Doodle für das Sourcing effizient zu nützen:

1. Anlegen eines kostenfreien Accounts

Das Finden eines Termins über Doodle ist zwar ohne Anmelden eines Accounts möglich. Aber durch das Anlegen eines kostenfreien Doodle Accounts, haben sie die Möglichkeit wichtige Profildaten hinterlegen (Profilbild, Name, etc.). Eine Einladung per Doodle mit einem Profilbild oder Ihrem Namen ist damit persönlicher. Aus Erfahrung nehmen Menschen anonyme Einladungen zur Terminabstimmung nicht gern an.

2. Einbinden Ihrer Terminplanung in Ihren Kalender 

Bereits der kostenlose Doodle Account ermöglicht die Einbindung fast alle gängigen Google Calendar, Outlook oder iCal/iCloud, Office 365. So werden automatische freie Slots erkannt und für neue Termine vorgeschlagen. Die müssen diese dann nur noch freigeben. Das vereinfacht Ihren Terminfindungsprozess erheblich – mit ein paar Klicks ist dann die Umfrage erstellt.

In 7 Schritten zu einer Doodle Terminanfrage bzw. Doodle Umfrage

1. Öffnen Sie die Website http://doodle.com/de/ und klicken Sie auf den blauen Button „Termin finden“
2. Füllen Sie die Felder mit dem Titel des Termins, Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse aus. Optional kann ebenso der Ort des Meetings sowie eine detaillierte Beschreibung des den Inhalts des Termins eingefügt werden. (Dieser Schritt 2 mit Ihrem Namen + Email-Adresse entfällt, wenn Sie sich einen Doodle-Account angelegt haben).
3. Wählen Sie einen oder mehrere Tage aus, an denen das Meeting stattfinden kann (hier haben Sie, wenn Sie einen Account angelegt haben, Unterstützung durch Doodle)
4. Geben Sie nun die Uhrzeiten zu den jeweiligen Tagen an, an denen Sie verfügbar sind. (Es können an jedem Tag mehr als drei Uhrzeiten angegeben werden.)
5. In diesem Schritt können noch Zusatzoptionen gewählt werden. So kann auch zum Beispiel eine versteckte Umfrage durchgeführt werden, das heißt nur der Terminersteller sieht Präferenzen der anderen Teilnehmer.
6. Sie tragen die Daten der Teilnehmer ein (Email-Adresse). Bei Verbindung mit Ihrem Kalender und damit Ihren Kontaktdaten ist es mit schnellem Klick möglich, Kontakte aus Ihrem Kalender direkt einzufügen).
7. Sie starten die Umfrage mit dem Klicken auf den Button „Fertigstellen“ und damit werden die Personen, die an diesem Meeting teilnehmen sollen, eingeladen. Das heißt alle Teilnehmer erhalten einen Link, welcher Sie zu Ihren Terminvorschlägen führt. Hier können sie nun abstimmen, welcher Termin ihnen passt und welcher nicht durch Setzen eines Häkchens.

Mobile Doodlen mit der Doodle App 

Sie können Doodle auch mit Ihrem Smartphone nützen. Doodle hat eine App, die sowohl via Android als auch für iOS das Zeitmanagement und Vereinbaren von Terminen von unterwegs ermöglicht. Erst im Frühjahr dieses Jahres hat Doodle beide Apps relaunched. Es wurde zusätzlich sogar eine mobile Chat-Funktion eingerichtet, die den eingeladenen Personen und dem Terminersteller einen direkten Austausch ermöglicht. Auch hier ist durch die Anmeldung die Einbindung direkt in Ihren mobilen Kalender von Vorteile. Denn so nützen Sie bereits den permanenten Datenabgleich mit Ihrem kostenlosen Doodle-Account.

Zusammenfassung

Sie kennen das Credo aller Profi-Sourcer: Anfang falsch, alles falsch. Das gilt nicht nur für Suchketten, sondern für das ganze Sourcing Projekt. Wenn Ihnen Informationen entgehen, fehlen Ihnen vielleicht wichtige Keywords – und dann finden Sie wahrscheinlich nicht die richtigen Kandidaten. Sich selbst hervorragend in dieser Anfangsphase zu organisieren ist schon nicht einfach, denn es gibt nur wenige reine Sourcer. Die meisten haben auch Recruiting oder sogar noch weitere HR-Funktionen auszufüllen.

Um so wichtiger ist es in dieser Anfangsphase effektiv mit anderen zu arbeiten. Doodle unterstützt beim Zeitmanagement: Organisieren von Terminen mit mehreren Personen. Der administrative Prozess des Terminplanens wird somit um ein Vielfaches gekürzt. Wir Sourcer sind immer angehalten nach Tools zu suchen, die unsere Arbeit erleichtern und vielmehr professionalisiert. Doodle ist aus unserer Sicht ein Tool, das diese Anforderung erfüllt.

HAPPY RECRUITING & SOURCING!