Microsoft Copilot verändert die HR-Welt grundlegend. In einer Branche, die von Effizienz und Kommunikation lebt, eröffnet der Einsatz solcher KI-Tools völlig neue Möglichkeiten. Recruiter und HR-Teams gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt – den persönlichen Kontakt. Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die neu im Umgang mit Copilot sind und die vielseitigen Funktionen dieses Tools besser verstehen wollen. Von ersten Schritten bis hin zu praktischen Einsatzideen findest du hier alles, was du brauchst, um Microsoft Copilot erfolgreich in deinen Alltag zu integrieren.

Microsoft Copilot: Was ist das eigentlich?

Microsoft Copilot ist nicht „noch so ein KI-Tool“. Es ist aktuell aufgrund seiner Art und seines breiten Könnens mit keinem anderen KI-Tool vergleichbar, auch nicht mit ChatGPT.  Wichtig ist zu wissen: Es ist in seinen Standardfunktionen für den Business Alltag gemacht worden, also auch für die tägliche Arbeit in HR, Recruiting und Sourcing – und nicht für  komplizierte, technischen Dinge , die man in HR nicht braucht und die nur für IT-Profis interessant sind (obwohl es die auch kann).

Es ist ein Every-Day-Standard KI-Tool-System in Baukastenform, dass du dir anpassen kannst, wie du es brauchst.

Und da haben wir schon den Hauptunterschied: Microsoft Copilot ist eine Suite KI-gestützter Assistenz-Tools, die tief in die Microsoft 365-Programme integriert ist, also in Anwendungen wie Word, Excel oder Teams. Es ist also ein Tool-System und kein eigenständiges Tool (genannt “Standing-Alone-Tool”) wie ChatGPT oder Claude.

Und noch eine Besonderheit: Der Microsoft Copilot kann beides: Es kann genau wie ChatGPT, “allgemeine Chats” führen, also Fragen beantworten und sich unterhalten (sogar verbal) . Aber seine wesentlichen Aufgaben liegen in der Arbeitserleichterung innerhalb der 14 Arbeitstools der Microsoft-365-Toolbox.

Das heißt, er taucht dort auf, wo man gerade arbeitet, und kann Aufgaben unterstützen, die mit Textverarbeitung, Datenauswertung oder Kommunikation zu tun haben. Im Kern ist Microsoft Copilot so optimiert, dass es natürliche Sprache versteht und dadurch Routinearbeiten in den Anwendungen selbst erleichtert oder sogar automatisiert – ohne dass man sich mit komplexen Befehlen oder externen Tools auseinandersetzen muss.

Wie unterscheidet sich Microsoft Copilot von anderen KI-Tools?

Die Struktur des Microsoft Copilot sind anders als bei herkömmlichen KI-Tools: Es ist speziell als abgeschlossenes System konzipiert, das sicher auf Unternehmensdaten zugreifen kann und gilt aktuell deshalb als das sicherte KI-System. Gleichzeitig ist es, wie schon erwähnt, im Gegensatz zu eigenständigen KI-Anwendungen wie ChatGPT direkt in die Microsoft 365-Umgebung eingebettet.

So kannst du in allen Anwendungen der 365-Suite – ob Word, Outlook oder Excel – reibungslos die Tools nutzen und direkt auf Unternehmensdaten zugreifen.

Microsoft hat eine große Zahl entsprechender zusätzlicher Maßnahmen getroffen, wie z.B. im Security-Bereich (die KI wird nicht mit Unternehmensdaten trainiert) oder im Bereich Ethik (Die KI arbeitet im hohen Maß Bias bereinigt).

Diese zusätzlichen Maßnahmen machen Copilot zu einem einzigartigen Tool. Es erkennt Kontexte zwischen verschiedenen Anwendungen und erlaubt eine durchgängige Nutzung von Daten in einer geschützten Umgebung – ohne dass man das Tool wechseln muss oder indem die Tools in einfacher Weise synchronisiert werden können. So bleibt alles, was in den Anwendungen verarbeitet wird, im sicheren Rahmen des Microsoft-Systems  und jede Doppelarbeit wie hin- und her kopieren, speichern oder sichern entfallen.  Eine Fähigkeit, die neben Copilot nur ein einiges KI-Tool-System (Gemini for Google Workspace) in ähnlicher Form bietet.

Welche Versionen des Microsoft Copilot gibt es?

Es gibt den Microsoft Copilot gibt es in 3 Grund-Versionen, die je nach Bedarf und Nutzung unterschiedliche Möglichkeiten bieten:

1. Die einfachste Variante ist der kostenlose Chat oder auch Alltags-Copilot, die man direkt über Bing bzw. über den Edge Browser oder über die Adresse https://copilot.microsoft.com nutzen kann. Die kostenlose Variante bietet neben dem Chat verschiedene Möglichkeiten, die die bezahlte Version nicht bietet, wie z.B. die Bildererstellung. Es werden für diesen Copilot ständig neue Updates ausgerollt, die zuerst in den USA beginnen und danach weltweit zur Verfügung stehen. Aktuell ist das eine Sprachfunktion, die bisher in den USA freigeschaltet ist und es Nutzern erlaubt, direkt mit dem Copilot zu sprechen. (Hier mehr)

2. Die Microsoft Copilot Pro ist bereits in 4 der Microsoft 365 Tools integriert (Excel, Word, Outlook und PowerPoint) und  bietet dazu die allgemeine Chat-Funktion. (Hier mehr für die Anmeldung mit 4 Wochen kostenlosem Test – Status 10-24)

3. Die Microsoft 365-Version ist speziell für Unternehmen entwickelt und bietet eine sichere Chatfunktion mit Webzugriff und die besprochene vollständige Integration in alle Office-Programme – mit geschütztem Zugriff auf Unternehmensdaten.

Drei Versionsmodelle in Überblick:

Microsoft 365 Copilot beinhaltet die Nutzung des Copilots in 

1. Word (in Copilot Pro enthalten)
2. PowerPoint (in Copilot Pro enthalten)
3. Outlook (in Copilot Pro enthalten)
4. Excel (in Copilot Pro enthalten)
5. OneNote (in Copilot Pro enthalten)
6. SharePoint
7. OneDrive (in Copilot Pro Family oder Unternehmen enthalten)
8. Teams
   
9. Stream
   
10. Whiteboard
11. Forms
    
12. Loop (Synchron arbeiten, ohne Apps zu wechseln)
13. Viva (Vormals Yammer – Mitarbeiter-Kommunikation)
14. Planner (Grundversion in 365 enthalten – Upgrade Versionen mit Aufpreis)
    und
15. Microsoft 365 (Business) Chat (weitere Informationen finden Sie unten).
16. Vorrangiger Zugang zu den neuesten Modellen (wie OpenAIs GPT-4.o)
17. Microsoft Designer: 100 Boosts pro Tag (kostenlos im Alltags-Copilot)
18. Microsoft Copilot Studio: Eigene Copiloten für Microsoft 365 Copilot erstellen
19. Microsoft Copilot Lab: Die eigene Prompt Library inklusive Use Cases

Einzelheiten zu den Funktionen von Microsoft 365 Copilot findest du bei Microsoft selbst.

Microsoft Copilot: Die 10 wichtigsten Funktionen im Überblick

Microsoft Copilot bietet eine Reihe vielseitiger Funktionen, die verschiedene Anwendungen der Microsoft 365-Suite unterstützen. Hier sind die 10 zentralen Funktionen im Überblick:

1. Texterstellung – Generiert Texte in Word, basierend auf kurzen Eingaben.
2. Zusammenfassungen – Fasst längere Dokumente automatisch zusammen.
3. Datenanalyse – Analysiert Excel-Daten und erstellt Berichte.
4. Präsentationserstellung – Erstellt PowerPoint-Folien auf Basis von Stichpunkten.
5. Kalenderintegration – Plant und organisiert Meetings in Outlook.
6. E-Mail-Antworten – Formuliert Antworten für eingehende E-Mails.
7. Recherche – Führt Recherchen in Word und Excel durch.
8. Erinnerungen – Setzt Erinnerungen in Teams.
9. Übersetzungen – Übersetzt Texte in verschiedenen Sprachen.
10. Transskripts – Meetings wie z.B. Interviews transkribieren und zusammenfassen.

Diese Funktionen sind eng in die jeweiligen Anwendungen eingebettet und passen sich an die spezifischen Anforderungen an.

Die 7 Copilot Vorteile für HR, Recruiting und Sourcing

Microsoft Copilot bietet spezifische Vorteile, die HR, Recruiting und Sourcing besonders zugutekommen. Hier sind die sieben wichtigsten auf einen Blick:

1. Datensicherheit und Compliance – Copilot arbeitet innerhalb eines abgeschlossenen Systems und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und DSGVO. Unternehmensdaten bleiben sicher.
2. Alles an einem Ort – Copilot ist direkt in die Microsoft 365-Programme integriert, sodass du nicht zwischen verschiedenen Tools oder Tabs wechseln musst. Die Arbeit bleibt in einer Umgebung gebündelt.
3. Weniger Bias – Dank standardisierter Analysen und automatisierter Prozesse hilft Copilot dabei, unbewusste Vorurteile zu minimieren, was im Recruitingprozess zu mehr Fairness führen kann.
4. Kompatibel mit Unternehmensrichtlinien – Copilot lässt sich an die Compliance-Anforderungen des Unternehmens anpassen, sodass die Nutzung den internen Regeln entspricht.
5. Kollaborative Nutzung – Durch die Integration in die Microsoft-Suite ist Copilot bestens für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams geeignet. Daten und Inhalte lassen sich leichter teilen und gemeinsam bearbeiten.
6. Effiziente Datennutzung – Copilot kann sicher auf Unternehmensdaten zugreifen und sie für die jeweilige Anwendung nutzen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen.
7. Skalierbarkeit – Die Funktionen lassen sich je nach Unternehmensgröße und Anforderungen flexibel anpassen, was besonders für wachsende Teams nützlich ist.

Diese Vorteile bieten HR und Recruiting die Möglichkeit, strukturierter, sicherer und datengestützter zu arbeiten.

5 Copilot Herausforderungen 

Auch wenn Microsoft Copilot viele Aufgaben erleichtert, gibt es einige Herausforderungen und mögliche Nachteile, besonders in HR und Recruiting:

• Begrenzte Flexibilität außerhalb der Microsoft-Welt: Copilot arbeitet optimal nur innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Externe Anwendungen oder Nicht-Microsoft-Daten lassen sich schwer oder gar nicht integrieren, was zu Einschränkungen führen kann.
• Abhängigkeit von IT-Infrastruktur: Unternehmen brauchen eine solide Microsoft-Infrastruktur und aktuelle Versionen der 365-Tools, damit Copilot reibungslos läuft. Ältere oder nicht aktualisierte Versionen können die Leistung beeinträchtigen.
• Lernkurve für Benutzer: Auch wenn Copilot intuitiv ist, braucht es eine gewisse Einarbeitung, vor allem für Nutzer, die wenig Erfahrung mit KI-Tools haben. Dies kann zu anfänglichem Mehraufwand führen und auch nicht automatisch zu Produktivitätssteigerungen – vor allem wenn bisher noch wenig stringente Prozesse existieren, besteht die Gefahr, wenn man diese automatisiert, dass man Fehler skaliert.
• Eingeschränkter Zugriff für kleinere Unternehmen in der Pro-Version: Die umfassendste Version von Copilot, die 365-Integration bietet gerade die Vorteile der Automatisierungen und auch Vereinfachung in den verschiedenen Apps. Es ist möglich, dass kleinere Unternehmen mit weniger Bedarf für Automatisierungen die volle Integration der umfangreichen Funktionen seltener nutzen können.
• Abhängigkeit von Microsoft-Updates: Da Copilot ein junges System ist und deshalb aktuell regelmäßig aktualisiert und weiterentwickelt wird, können Neuerungen oder Änderungen die bisherigen Abläufe unterbrechen. Mitarbeiter müssen sich und ihre Prozesse also immer wieder anpassen und lernen.

7 Use Cases für HR, Recruiting und Sourcing

Es gibt eine lange Möglichkeit der Copilot Use Cases – im Grunde kannst du jede App unterschiedlich nutzen – hier eine Liste der sieben zentralen Use Cases

1. Individualisierte und automatisierte Bewerberkommunikation – Unterstützt die Kommunikation mit Bewerbern.
2. Stellenanzeigen-Erstellung – Generiert Vorschläge für ansprechende und präzise Jobanzeigen.
3. Interview-Fragen vorbereiten – Schlägt Fragen vor, passend zu den Anforderungen der Stelle.
4. E-Mail-Kommunikation – Formuliert Antworten und Follow-ups für Bewerber.
5. Zusammenfassungen von Profilen – Bietet schnelle Übersichten zu Kandidatenprofilen.
6. Kalenderverwaltung – Plant Interviews und Meetings im Einklang mit dem Outlook-Kalender.
7. Datenanalyse und -auswertung – Unterstützt bei der Auswertung von HR-Daten zur Entscheidungsfindung.

Die Liste der Use Cases ist lang (wir werden mehr Blogartikel in der nächsten Zeit dazu veröffentlichen  – bitte trage dich in unseren Newsletter ein, dann wirst du dazu informiert) , da der Copilot viele Routineaufgaben in der HR-Arbeit erleichtert oder sogar übernehmen kann. Er bieten eine solide Basis für effiziente Arbeitsabläufe  – hier ein paar mehr Use Cases von KI in HR, Recruiting und Sourcing.

Welche „Copiloten“ gibt es?

Microsoft bietet verschiedene  Gruppen von „Copiloten“ für unterschiedliche Anwendungsbereiche, die jeweils gezielt auf die spezifischen Bedürfnisse und Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen zugeschnitten sind.

Hier ein Überblick:

• Copilot Modern Work (Microsoft 365) – Integriert in Microsoft 365, unterstützt dieser Copilot bei Aufgaben in Word, Excel, Teams und anderen Programmen, angepasst an den Arbeitsalltag in Unternehmen.
• Copilot Digital & Innovation – GitHub Copilot – Speziell für Entwickler konzipiert, hilft dieser Copilot beim Schreiben von Code, bei der technischen Dokumentation und der Fehlerbehebung. Auch in der Prototyp-Entwicklung ist er ein nützliches Tool.
• Copilot Business Applications  – Copilot für Service – Entwickelt für den Kundenservice, unterstützt dieser Copilot Service-Teams bei der schnellen Bearbeitung von Anfragen und beim Management von Support-Tickets. Er erkennt Trends und trägt zur Verbesserung der Kundenbetreuung bei.
• Copilot  für Data & KI – Copilot in Power BI – Erleichtert die Datenanalyse und das Visualisieren komplexer Datenmengen in Microsoft Power BI.
• Copilot for Security – Unterstützt im Bereich der Cybersicherheit, indem er Bedrohungen identifiziert und Sicherheitsprotokolle verbessert.

Diese Vielfalt an „Copiloten“ zeigt, wie Microsoft auf die spezifischen Anforderungen verschiedener Teams und Branchen eingeht.

Zukunftsausblick und Auswirkungen des Copilot auf Unternehmen

Der Einsatz von Microsoft Copilot könnte die Arbeitswelt nachhaltig verändern. Bedenken, dass Mitarbeitende durch KI ersetzt werden könnten, sind dabei zwar verständlich, aber oft unbegründet.

Copilot ist nicht darauf ausgelegt, Menschen zu ersetzen, sondern ihre Arbeit zu ergänzen.

Er ist auf bestehende Daten und Strukturen angewiesen und kann nur so effektiv sein, wie die zugrunde liegende Organisation es zulässt. Beispielsweise wird Copilot eine Kundenpräsentation nur finden, wenn sie sinnvoll abgelegt und zugänglich ist.
Für Unternehmen bedeutet der Einsatz von Copilot, dass sie bestimmte Voraussetzungen schaffen müssen. Dazu gehören:

• Change-Prozesse & Adoption: Mitarbeitende sollten durch Schulungen auf Copilot vorbereitet werden, um den Übergang zu erleichtern und Akzeptanz zu fördern.
• Ethische Richtlinien: Der Einsatz von Copilot sollte klar geregelt und im Einklang mit den ethischen Standards und Werten des Unternehmens stehen.
• Berechtigungen & Datenschutz: Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität. Zugriffsrechte und Datenschutzrichtlinien müssen entsprechend angepasst werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Mit diesen Grundlagen kann Microsoft Copilot langfristig eine unterstützende Rolle im Arbeitsalltag spielen und zur Effizienz beitragen.

Fazit

Microsoft Copilot bringt frischen Wind in die Arbeitswelt und könnte die Effizienz in Unternehmen deutlich steigern. Als eingebetteter KI-Assistent in Microsoft 365 ist er besonders gut auf die Bedürfnisse moderner Arbeitsprozesse abgestimmt, ohne dabei menschliche Mitarbeitende zu ersetzen. Mit den richtigen Strukturen und einer klaren Einführung bietet er eine hilfreiche Ergänzung, die Routineaufgaben erleichtert. Unternehmen, die ihn verantwortungsvoll einsetzen, können so ihre Arbeitsweise modernisieren und gleichzeitig Datenschutz und ethische Standards wahren.

Die Zukunft steht ganz im Zeichen der künstlichen Intelligenz – und Microsoft hat eine klare Vision, die das Unternehmen mit Copilot weiterentwickelt und kontinuierlich neue Funktionen und Integrationen ergänzt. Mein Vorschlag: Du lernst den Umgang mit KI am schnellsten durchs Selbermachen, Lernen und Bessermachen: Probiere Microsoft Copilot direkt aus!