Das Tool Evernote ist besonders für das einfach Speichern von Informationen via Notizen, Links, Text oder Bildern bekannt. Evernote nennt sich selbst: “Ihr virtuelles Gedächtnis”. So ein von allen Geräten synchronisierte persönlichen Informations-Bibliothek, ist natürlich sehr praktisch für alle, die viele unterschiedliche Themen bearbeiten und Dinge nach dem Speichern auch wiederfinden möchten – also nicht nur für Sourcer. Aber Evernote bietet den praktischen Alltag des Active Sourcings darüber hinaus wichtige Unterstützung und macht so den Sourcing Prozess effizienter.

Wie unterstützt Evernote Sourcer?

Alle Sourcer müssen viele Informationen managen – vom Knowhow über verschiedene Plattformen, Suchmethoden, Strings, Blogartikel hin zu Kandidateninformationen aller Art. Gleichzeitig sind die Aufgaben des Sourcers – wie auch die des Recruiters, durch Multitasking geprägt. Und wer hier nicht mit To-do-Listen und praktischen Planungen arbeitet, kann schnell die Übersicht verlieren. Dieses praktische Tool hilft, organisiert und fokussiert zu bleiben, in dem man in Evernote mit einem Klick alle Arten von Informationen “clippen” also speichern kann. Durch kluge Strukturfunktionen sowie eine schnelle und ausgezeichnete Suchmaske findet man (bei guter Verschlagwortung), sofort alle Notizen wieder. Und das von allen Geräten.

Wie funktioniert das Tool Evernote?

Sie finden das deutsch-sprachige Evernote hier bzw. Evernote ist unter der Domaine http://evernote.com zu erreichen. Sie können in Evernote Ihrem Browser verwenden, aber man kann es auch auf Ihrem Mac oder PC installieren. Natürlich gibt es auch eine App für iOS / Android, so dass Sie Ihr Knowhow immer in Ihrer direkten Nähe haben, denn Evernote synchronisiert sich automatisch. Die Desktopversion funktioniert im Premiumaccount sogar offline.

Sie können Sie Ihre Notizen in Notizbüchern und diese wiederum in Stapeln organisieren. Praktischer Weise brauchen Sie keine Tags, denn das Suchsystem ist auf eine Keywordsuche spezialisiert. Und findet so alle Dokumente, Notizen, Bilder und Vermerke.

Es gibt 3 Account-Versionen (hier mehr), einen kostenlosen Account, einen Plus Account sowie einen Premium Account, der die vollen Möglichkeiten zur Verfügung stellt. Darüberhinaus gibt es die Möglichkeit Evernote in einer Business Version gemeinsam als Team zu nützen.

Dies sind die praktischen 7 Funktionen von Evernote für das Active Sourcing:

1. Wissensmanagement durch Archivierung

Die wahre Stärke liegt in seiner Grundfunktion: Unmengen an Informationen speichern – und wiederfinden bzw. Sie bei der Nutzung Ihrer persönlichen Bibliothek zu unterstützen. Sie können fast alles speichern:

• Webseiten, Texte und Bilder clippen
• E-Mails an Evernote (automatisch) weiterleiten und dort organisieren
• Visitenkarten und andere Dokumente scannen und digitalisieren

Wenn Sie möchten können Sie es auch nur für Notizen nützen und das Einfügen von Sonderdateien ausschalten. Die Archivierung funktionier einfach:  Ziehen Sie ein Dokument direkt von Ihrem Computer oder Notebook in Evernote – und es wird gespeichert. Mit der Importoption in Evernote können Sie einfach auswählen und im Grunde könnten Sie das System sogar als ATS (Bewerbermanagementsystem) nützen und Hunderte (oder Tausende?) Bewerbungen importieren.

2. Hilfestellung beim Suchen – und Finden

Die Suche ist die wichtigste Aufgabe eines Sourcers. Mit der leistungsstarken Suchfunktion können Sie in allen Dokumenten zu suchen. Auch in handgeschriebenem Text oder Bildern. Wenn Sie also Evernote als ATS benützen, dann haben Sie dafür eine gewaltig gute Suchfunktion. Hier was Sie so alles mit Evernote unterstützen können:

• Bilder nach Text durchsuchen
• Offline auf Notizbücher zugreifen
• E-Mails an Evernote weiterleiten
• Text in PDFs suchen
• Text in Office-Dokumenten suchen
• PDF-Dateien kommentieren
• Notizverlauf durchsehen
• Notizen und Inhalte mit thematischem Bezug anzeigen

3. Kontaktmanagement – sogar mit Scanning-Funktion

Alles was eingescannt wurde, kann dieses Tool speichern und hilft beim Wiederfinden, ob am Desktop oder vom Mobiltelefon. Auf meinem Smartphone habe ich eine freien Scanapp – und leite nach dem Scannen die Dokumente weiter. Dieses optimiert dieses Dokument automatisch und “vertextet” es – so kann man es immer wieder finden. Auf diese Weise spart man sich den Aufwand, handschriftliche Notizen in diesem Tool zu erstellen. Natürlich scannt das System auch Visitenkarten, Broschüren und Lebensläufe, die sogar automatisch auf LinkedIn Kontakte verknüpft werden können. (Bitte beachten Sie hier immer den Datenschutz, denn speichern dürfen Sie Personendaten nur mit der Erlaubnis der betroffenen Person.)

4. Kommunikationserleichterung durch Chat und Email-Management

In der Premium-Version bekommen Sie eine persönliche Evernote-Email-Adresse. Sie können nun spezielle Email an diese Email-Adresse in Evernote weiterleiten und so speichern. Es gibt aber auch Automatisierungsmöglichkeiten, so dass direkt ein eingegangenes Email weitergeleitet wird. Alles wird dann dort automatisch gespeichert.

Sie können einzelne Stapel oder einzelne Notizen an Personen freigeben. Sie haben einen Chat, mit dem Sie sich dann direkt in der Gruppe der Freigegebenen Personen unterhalten können. Das funktioniert ähnlich wie bei einer Kombination zwischen Skype und Dropbox, wobei meine Erfahrung dahin geht, dass die Chateinträge der Dropbox nicht so zuverlässig Email-Informationen auslösen wie von Evernote.

5. Team-Sourcing: Evernote für die Zusammenarbeit und den Austausch

Dieses Teilen von Ordner oder sogar nur die Freigabe einzelner Dokumente ist das Kernstück können Sie als Kernstück des Team Sourcings nützen. Wenn Sie zum Bespiel eine Information in Ihrer Sourcing Bibliothek verändert haben, können Sie so bequem das ganze Team informieren. Und dabei entsteht auch eine Bearbeitungs-Historie, die hilft, die Entwicklung z.B. einzelner Projekte sehr gut nachzuvollziehen. Für Dienstleister ergibt sich hier auch die Möglichkeit, Stundenabrechnungen oder Einsatzpläne zu koordinieren. Sie können sogar eine Präsentation direkt von Ihrem Evernote starten. Für einige kann dies heißen: Auf Wiedersehen Powerpoint und Excel !

Das sind Ihre Möglichkeiten, das Tool kollaborativ im Business einzusetzen:

• mit anderen an einem einzigen Arbeitsplatz zusammen zu arbeiten
• Team-Projekte an einem Ort und arbeite mit anderen zusammen speichern und bearbeiten (sogar zeitgleich)
• Inhalte zu teilen und Feedback zu geben – und das alles in einer App bzw. über alle Gerätetypen.

6. Zeitmanagement und Erinnerungen

Der Sourcing-Alltag ist von Mulitasking gekennzeichnet. Ohne verschiedene Planungen, To-do-Listen, Übersichten, ja sogar Shortlist der Kandidaten geht im Sourcing nichts. Wer mehrere Excellisten mit Kandidaten hat, muss immer jede Excelliste einzeln öffnen und nach Informationen suchen. Das kann durch Evernote problemlos ersetzt werden bzw. Evernote kann alle Arten von Listen erstellen. Sie werden automatisch gespeichert, permanent synchronisiert und auch Jahre danach gefunden. Auch wenn dies in der Cloud ist, bitten wir hier an den Datenschutz zu denken, der unsere Evernotemöglichkeiten von der rechtlichen Seite deutlich einschränkt.

Mit diesem Tool können Sie einfache Erinnerungen einstellen, die Sie bei bestimmten Updates (z.B. bei Automatisierungen) informiert. Auf diese Weise werden Sie nie eine Aktion vergessen.

7. Synchronisierung an allen Geräten

Wie oft haben Sie eine Telefonnummer nicht in direkt in Ihr Telefon übernommen oder suchen sich mit der XING-App einen Wolf nach der Telefonnummer Ihres Kontakt? Oder wollen mal schnell mit dem Mobilgerät eine Kandidatenliste unterwegs aufrufen. Mit diesem Tool haben sie diese an allen Geräten immer automatisch dabei. Perfekt für mehrheitlich virtuelle Arbeiter wie Sourcer!

Zusammenfassung

Arbeiterleichterungen rund um das Suchen und im Fall von Evernote sogar “Wieder”-Finden zu archivieren ist im gerade für Sourcer besonders wichtig. Ob es um Informationsupdates geht, oder um Kandidatenlisten oder die Zusammenarbeit im Team – Evernote ist eine große Hilfe. In meinem Sourcing-Alltag ist diesem hilfreichen Tool unverzichtbar geworden, besonders auch weil ich alle Informationen durch die Desktop-App auch Offline erreichen kann. Ein weiteres Argument ist: Man kann sehr viel automatisieren – und findet es dennoch wieder!

HAPPY RECRUITING & SOURCING!