Warum ist die Response Rate – also die Antwortsrate – im Active Sourcing so wichtig? Ganz einfach und banal: Weil Ihr Sourcing Erfolg mehr davon abhängt, ob der potentielle Kandidat reagiert, als davon, ob Sie ihn überhaupt gefunden haben. Denn sicher sind Sie erst, ob es sich wirklich um ein echtes Talent handelt, und sie wirklich auf dem richtigen Weg sind, wenn diese Person Ihnen auf die eine oder andere persönliche Weise bestätigt, was sie recherchiert haben (was Sie als guter Sourcer bzw. Sourcerin hoffentlich vorher getan haben).

Gesäusel by Steve Wonder ‚I just called to say I love you‘ ist out

Wenn Sie eine insgesamt niedrige Response Rate haben, ist es wahrscheinlich, dass sich ein Lapsus eingeschlichen hat. Aber mit Fehlern machen Sie nicht nur sich selbst das Leben schwer, sondern auch allen anderen Sourcing und Recruiting Kollegen. Denn je mehr Missgriffe in der Ansprache sich potenzieren, umso weniger Social Media User und mögliche Kandidaten werden insgesamt antworten. Es ist also im allgemeinen Interesse, mit potentiellen Kandidaten positiv Kontakt aufzunehmen und zu kommunizieren. Und hier liegt die Betonung auf Kommunikation und Interaktion: Was echte, interessierte Fragen und die Reaktion, also Antworten voraussetzt. Einfach nur ein bißchen ‚Herumplänkeln‘ ist genauso wenig hilfreich wie die Kontaktfrequenz zu steigern und im Gießkannenprinzip stereotype Nachrichten zu verstreuen. (Guter Post dazu im Blog der Grünen3: Recruiting mit Xing ist tot?)

Ihre Response Rate ist Ihr Resonanz-Spiegel

Sie kennen ja den Spruch: Was man in den Wald hinein ruft, bekommt man auch wieder zurück – und dies gilt auch bei der Kontaktaufnahme  im Active Sourcing. Wenn Sie keine Antwort erhalten, macht es wenig Sinn, die Schuldigen woanders als in Ihrer Ansprache zu suchen. Denn dann machen Sie definitiv etwas selbst falsch, was aber vielleicht nur eine Kleinigkeit ist, die Sie übersehen haben. Heute möchte ich deshalb nicht über die Fehler schreiben, sondern wie Sie besser werden können und Missverständnisse vermeiden. Denn auch hier gilt das Resonanz-Prinzip – nur dass Sie vielleicht die falschen Schwerpunkte setzen, und Chancen verpassen, die große Wirkung haben.

Und deshalb nachfolgend vier Details, die Ihnen hoffentlich helfen, höhere Response Rates für Ihre Mails und Nachrichten zu erhalten:

1. Der Absender

Kennen Sie das, das Telefon klingelt und sie greifen nach dem Hörer und kurz bevor sie abheben, sehen sie die 0800-Nummer, die sie jetzt gerade wirklich nicht gebrauchen können? Diese Reaktion auf Ihre Nachricht auf Xing oder LinkedIn, aber auch bei Emails, sollten Sie Ihren Kandidaten ersparen. Denn Ihre Adressaten sehen den Absender nicht nur bei Mails – auch Ihre Xing-Nachricht und LinkedIn-InMail wird mit Namen weitergeleitet. Wobei der Name an sich und die Email-Adresse desjenigen, der hier schreibt, eine große Rolle spielt.

Der erste Tipp ist zu unbedingt zu personalisieren und mit persönlichem Namen und nicht nur mit dem Unternehmensnamen oder ’noreply‘ oder „XYZ GmbH“ Kontakt aufzunehmen. Menschen vertrauen Menschen und möchten mit Menschen arbeiten – Sie erhalten so einen ersten positiven Impuls. Dennoch ist es für sie besonders wichtig, dass diese Mailadresse gleichzeitig Seriosität widerspiegelt. Emails von privaten Accounts wie von S.Mueller1983@web.de oder FraeuleinWonder@freenet.de wirken wenig seriös.

Und achten Sie auch auf den Abspann im Email oder der Nachricht, dass dieser nicht zu distanziert, zu förmlich, aber auch nicht zu flapsig wirkt. Ein guter Mittelweg, der auch die Firmenphilosophie wiederspiegelt und seriös, aber nicht steif ist.

Unser Ratschlag: Nehmen Sie immer Kontakt als Person auf, auch von Ihrem persönlichen Email Account und achten Sie darauf, dass die Nachricht insgesamt auch bis zum Abspann nicht wie ein Formbrief wirkt.

2. Der Spam-Betreff

Die Experten Meinungen im Email-Marketing gehen auseinander: Die einen schreiben über 70 % der Open-Rates sind alleine von der Betreffzeile abhängig, andere sagen die Betreffzeile ist zu 60 % die Ursache. Aber in jedem Fall lernen wir im Nachrichtenschreiben: Ihre Betreffzeile ist die halbe Distanz zu Ihrem Recruiting Erfolg und damit der Response Rate. Denn wenn Ihr anvisiertes Talent Ihre Nachricht gar nicht liest, werden Sie nie erfahren, ob der Inhalt für ihn vielleicht interessant gewesen wäre.

Deshalb hier drei Ratschläge aus dem Email-Marketing zusammengefasst

1.) „Red Flag“ Worte vermeiden: wie zum Beispiel Stellenangebot, Job Offer, Neuer Job oder Herausforderung. Diese Worte sind überstrapaziert, unpersönlich und gähnend langweilige Buzzwords (es gibt übrigens auch Firewalls in manchen Unternehmen, die diese Mails mit diesen Worten unterdrücken und nicht weiterleiten und der eine oder andere Xing / LinkedIn Account ist mit der Office Adresse verbunden …)
2.) Kurze Betreffs sind besser. Laut einer Studie von ShowMeLeads erzeugen sechs bis 10 Worte eine 21% Öffnungsrate, während die mit 11 bis 15 in der Regel nur eine Öffnungsrate von 14% erreichen. Kürzere Betreffzeilen werden auch besser in den mobilen Browsern angezeigt: Denn vergessen Sie nicht, dass viele Ihre Xing oder LinkedIn Nachrichten so eingestellt haben, dass ein Mail ausgelöst wird und diese sehr wahrscheinlich am Smartphone lesen.
3.) Personifizieren Sie ihre Ansprache bereits in der Betreffzeile Ihrer Nachricht, indem Sie den Namen Ihres Kontakts nennen und ihn/sie direkt ansprechen (aber bitte nicht mit ‚Sehr geehrter‘). Es entsteht der Eindruck, dass Sie wirklich genau und direkt mit ihm/ihr und nur mit ihm/ihr sprechen möchten. Menschen neigen dazu, dies in der Folge auf den Rest der Nachricht zu übertragen und sind positiv eingestellt, wenn sie Ihre Nachricht zu lesen.

Unser Ratschlag: Gute Ideen für Betreffs findet man im Email-Marketing – wenn man dies charmant und angenehm mit persönlichen Informationen kombiniert, winkt der Erfolg. Allerdings muss man dazu nach diesen persönlichen Details auch suchen/sourcen. Zum Beispiel: Wenn Sie herausgefunden haben, dass Ihr Talent wirklich leidenschaftlicher Kaffeetrinker ist, warum laden Sie ihn dann nicht zu einer Tasse ein, anstatt mit der Tür ins Haus zu fallen und direkt das Jobangebot in die Headline zu schreiben.

3. Ihr Recruiter Branding

Sie werden von Ihrem persönlichen Profil in Social Media repräsentiert, es ist ein Teil Ihres ‚Digitalen Ichs‘, genannt der ‚Digitale Zwilling‘. Aus Kandidatensicht sind Sie so, wie er sie dort wahrnimmt und nicht so wie Sie denken, dass der Kandidat Sie wahrnimmt. Es existiert nicht selten ein riesiger Unterschied zwischen Fremdbild und Selbstbild. Wenn Sie wollen, dass Ihr Kandidat mit Ihnen mit offenen Karten spielt, dann dürfen Sie nicht mit zweierlei Maß messen und müssen auch hin und wieder die Reaktion auf Ihre Ansprache auf den Prüfstand stellen. Ohne Kommunikation mit Ihren Kandidaten geht das nicht.

Harmlos wirkende Nachrichtendetails steigern die Response RateBesonders Ihr Foto ist der essentielle Teil Ihrer Visitenkarte und dieses entscheidet häufig nicht bewußt, sondern unterbewußt, ob derjenige weiterliest und/oder dann sogar klickt und antwortet. Wie Sie am Beispiel Links des Nachrichteneingangs in Linkedin sehen: Das Bild wird im Nachrichteneingang direkt angezeigt und ist das, was die Entscheidung maßgeblich beeinflusst. Es wirkt negativ, wenn Sie kein Bild haben, aber auch ein schlechtes oder zu glattes Foto hat nicht die Wirkung, die Sie sich wünschen: Ein Klicken und Weiterlesen.

Unser Ratschlag: Pflegen Sie Ihre digitale Visitenkarte, denn sie ist die Basis Ihres Recruiting Erfolgs – ohne positives Recruiter Branding bzw. Personal Branding machen Sie sich Ihre Sourcing Aufgabe sinnlos schwer.

4. Der Zeitpunkt 

Wie bei allen (Personal-)Marketingmaßnahmen ist der Zeitpunkt und der Kontext der Schlüssel zum Erfolg. Zum richtigen Zeitpunkt die richtige Nachricht – und sie haben Ihren Nachrichtenadressaten schon überzeugt. Zum Beispiel Kissmetrics in einer Studie festgestellt, dass E-Mails im Zusammenhang mit Dingen rund um die Arbeit in der Regel am besten direkt nach der Mittagspause geschrieben werden, da Mitarbeiter dann ‚mal schnell Mails prüfen‘. Allerdings ist dies in der Urlaubszeit außer Kraft gesetzt, da haben die sowohl die verbleibenden wie auch die Urlauber tagsüber keine Zeit (und der Mittag wird nicht genützt), da macht es Sinn gegen Abend zu schreiben. Das sind nur Faustregeln – ähnlich wie die ideale Zeit, eine Posting in Social Media durchzuführen. Das beste ist: Sie schreiben auf, wann Sie Mails verschicken und prüfen die Openrate im Vergleich zu unterschiedlichen Zeiten.

Auf der Talent Connect Sydney hat  James Raybould (Linkedin USA) in seiner Keynote die rund 550 Teilnehmer gebeten, die Hand zu heben, wer die Wochentage und Tageszeiten mit den höchsten InMail Response Rates  monitort und überprüft. Nur 2 Anwesende haben sich gemeldet. Übrigens: Wir haben hier bei uns ebenso wie für Jobpostings und Social Media Postings festgestellt: Der optimale Tag und die Zeit, um Nachrichten zu senden ist Donnerstag zwischen 9 und 10 Uhr oder Sonntag 18.00 Uhr abends bis 20 Uhr (Durchschnittswerte)

Unser Ratschlag: Zielgruppen und Zeiten könnten sich sehr unterscheiden, finden Sie Ihre eigenen Regeln und beginnen Sie mit einem Controlling und Monitoring System, das Ihnen hilft, sich systematisch zu verbessern.

Fazit

Ihre Nachrichten sind Bestandteil Ihrer Bemühungen, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen, zu neudeutsch: Ihrer Talent Acquisition. Deshalb sollten Sie die Art und Weise zu Kontaktieren und sich mit Talenten auszutauschen auch als Teil Ihres strategischen Personalmarketings einplanen. Talent Acquisition geht heute nicht mehr erfolgreich, wenn die ’social‘, also interaktiven Komponenten nicht gleichzeitig mit einem gesunden Maß an professioneller Methodik und Tool Einsatz kombiniert werden. Die Zeiten, in denen man mal schnell so einen Text für ein Schreiben oder eine Anzeige entworfen hat und einer Medienagentur zur Gestaltung gab, sind vorbei. Da niemand außer Ihnen als Profi-Recruiter ein Talent für Ihr Unternehmen wirklich so schnell und so gut erkennen kann, ist das Ihre Aufgabe. Und das echte Erkennen kommt erst durch die persönliche Interaktion – auf Augenhöhe und mit Respekt – und das geht nur persönlich.

Erfolgreiche Kommunikation mit Kandidaten beginnt heute bei der Kontaktaufnahme und zeigt sich bereits in Ihrer Response Rate. Damit ist Ihr Active Sourcing Erfolg maßgeblich davon abhängig, ob Sie Ihre Talente nicht nur überreden, sondern auch gewinnen und überzeugen können. 

HAPPY SOURCING!

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